淺析檔案管理工作的特點(diǎn)與效益

楊慶蓮

摘要：檔案管理工作是將各類檔案進(jìn)行收集、整理，并充分運(yùn)用信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)分析模式進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)利用為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供決策、參考信息和數(shù)據(jù)的工作，在檔案管理工作中應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的特點(diǎn)，檔案管理工作的地位以及效益，本文對(duì)于檔案管理工作的特點(diǎn)、地位和效益進(jìn)行逐一分析，在此基礎(chǔ)上提出對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；特點(diǎn)；效益

一、檔案管理工作的特點(diǎn)

檔案管理工作是將各類檔案進(jìn)行收集、整理，并充分運(yùn)用信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)分析模式進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)利用為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供決策、參考信息和數(shù)據(jù)的工作，在檔案管理工作中應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的特點(diǎn)。從檔案本身的屬性看，檔案管理工作具有服務(wù)性、文化性、管理性、政治性和科學(xué)性的特點(diǎn)。一是檔案管理工作的服務(wù)性，檔案管理工作的首要內(nèi)容就是提供信息和數(shù)據(jù)查詢服務(wù)，通過對(duì)歷史數(shù)據(jù)和信息的收集、整理、收藏、分析等工作方式，為相關(guān)部門和個(gè)人提供信息查詢服務(wù)，信息分析服務(wù)，信息研究報(bào)告服務(wù)等，實(shí)現(xiàn)檔案工作的服務(wù)功能。在這個(gè)過程中，如何服務(wù)好檔案需求者的訴求是檔案管理工作應(yīng)當(dāng)研究的重點(diǎn)。二是檔案管理工作的文化性，檔案管理的文化性主要是檔案是社會(huì)文化的組成部分，檔案保管具有歷史文化遺產(chǎn)保存作用，其次檔案具有傳播社會(huì)文化知識(shí)和信息的作用，第三檔案具有社會(huì)文化教育的作用，第四檔案具有發(fā)展科學(xué)文化的 作用，從這些作用看，檔案管理工作具有一定的文化性。三是檔案管理工作的管理性，檔案的管理性主要表現(xiàn)在檔案工作需要科學(xué)的管理理論作為支撐，需要具有可操作性的實(shí)踐管理模式進(jìn)行服務(wù)，是社會(huì)管理中的一部分也是信息資源管理的重要組成部分。四是檔案管理工作的政治性，檔案管理工作涉及的內(nèi)容眾多，其服務(wù)方向是檔案工作的政治性集中表現(xiàn)，同時(shí)檔案工作的開放度也是檔案管理工作的政治表現(xiàn)，再有檔案的機(jī)要性也體現(xiàn)了檔案管理工作的政治性。五是檔案管理工作的科學(xué)性，檔案管理的科學(xué)性主要表現(xiàn)在檔案工作是一項(xiàng)為科學(xué)研究和科學(xué)管理提供必要條件的工作，檔案管理工作包含了很多規(guī)律和科學(xué)內(nèi)容，檔案管理工作要運(yùn)用大量現(xiàn)代管理科學(xué)的內(nèi)容和信息技術(shù)作為支撐。

二、檔案管理工作的地位

檔案管理工作是將各類檔案進(jìn)行收集、整理，并充分運(yùn)用信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)分析模式進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)利用為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供決策、參考信息和數(shù)據(jù)的工作，在檔案管理工作中應(yīng)充分重視檔案管理工作的地位。檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是黨和國家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。從這一論述可以看出，檔案管理工作的地位，一是檔案是黨和國家經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的原始記錄，是國家發(fā)展的見證。二是檔案是重要的信息資源，是實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的重要資源條件。三是檔案是重要的生產(chǎn)要素、無形資產(chǎn)和社會(huì)財(cái)富，是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要資源條件。

三、檔案管理工作的效益

檔案管理工作是將各類檔案進(jìn)行收集、整理，并充分運(yùn)用信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)分析模式進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)利用為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供決策、參考信息和數(shù)據(jù)的工作，在檔案管理工作中應(yīng)明確檔案管理工作的效益。檔案管理工作的效益主要表現(xiàn)在，一是社會(huì)性，檔案管理工作是服務(wù)社會(huì)專門性工作，于黨政機(jī)關(guān)企事業(yè)單位而言，能夠?yàn)橄嚓P(guān)部門提供制定區(qū)域、行業(yè)發(fā)展規(guī)劃所需要的數(shù)據(jù)和信息決策支持，通過歷史數(shù)據(jù)的比較分析和研究能夠?yàn)橹贫ㄏ鄳?yīng)發(fā)展規(guī)劃和發(fā)展政策提供所需的歷史數(shù)據(jù)和信息，于個(gè)人而言，通過檔案的查詢能夠 完整、清晰的了解一個(gè)人的政治、工作、生活態(tài)度及內(nèi)容等方面，為個(gè)人發(fā)展提供了社會(huì)綜合評(píng)價(jià)，從這個(gè)角度看檔案管理工作能夠?yàn)辄h政機(jī)關(guān)企事業(yè)單位及個(gè)人的發(fā)展提供決策支持。二是隱蔽性，檔案管理工作的隱蔽性主要表現(xiàn)在對(duì)檔案的投入，社會(huì)對(duì)于檔案工作的投入可以量化的進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)，但是檔案信息資源對(duì)于經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的貢獻(xiàn)難以用量化指標(biāo)進(jìn)行評(píng)價(jià)，因此檔案管理工作具有一定的隱蔽性。三是滯后性。檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性極強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)相當(dāng)復(fù)雜的工作，從檔案的收集、整理、分析、使用到形成社會(huì)所需要的檔案信息產(chǎn)品，其過程具有一定的周期性，這就導(dǎo)致了信息產(chǎn)品服務(wù)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的滯后性。

四、對(duì)策建議

檔案管理工作是將各類檔案進(jìn)行收集、整理，并充分運(yùn)用信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)分析模式進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)利用為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供決策、參考信息和數(shù)據(jù)的工作，在檔案管理工作中應(yīng)充分認(rèn)識(shí)和把握檔案管理工作的特點(diǎn)，檔案管理工作的地位以及效益。在工作實(shí)踐中，一是要重視檔案管理工作，將檔案管理工作作為與行政管理、業(yè)務(wù)管理同等重要的工作。二是要充分運(yùn)用信息技術(shù)保存和管理好檔案資料。三是運(yùn)用信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)分析等先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。四是由行政主管部門對(duì)于檔案管理工作中的標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行統(tǒng)一、完善，避免出現(xiàn)檔案信息資源孤島。五是注重檔案信息資源的保密與公開，按照法律法規(guī)的規(guī)定，盡可能的實(shí)現(xiàn)檔案信息資源公開，同時(shí)對(duì)于涉密檔案信息資源嚴(yán)格按照保密法的規(guī)定進(jìn)行管理，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)與信息服務(wù)于經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的檔案管理目標(biāo)與要求。q