信息化背景下檔案信息資源整合與共享急需解決的主要問(wèn)題探析

張晗

檔案信息資源共享首先是基于整合的共享，即有效整合館藏檔案信息，檔案信息資源整合是檔案信息資源共享的前提；其次，網(wǎng)絡(luò)是共享的工具，即運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞檔案信息，是檔案信息資源共享的最佳途徑，同時(shí)加強(qiáng)科學(xué)管理及統(tǒng)籌規(guī)劃是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的保障；最后，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)共享是檔案信息資源共享的最終目標(biāo)，要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享必須要有豐富的檔案信息資源以及對(duì)檔案信息資源的有效組織。解決好檔案信息資源整合與共享存在的題，是檔案工作者目前最主要的任務(wù)。

一、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)工作是檔案工作的一個(gè)重要方面，經(jīng)過(guò)了這些年的發(fā)展，相續(xù)制定了一大批相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，十五期間制定的標(biāo)準(zhǔn)有：《中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式》、《電子文件名詞術(shù)語(yǔ)》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子文件歸檔細(xì)則》、《電子郵件類(lèi)公文歸檔程序與規(guī)則》、《網(wǎng)站資源歸檔與管理規(guī)范》、《歸檔電子文件真實(shí)性鑒定規(guī)程》、《電子檔案管理辦法》、《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《檔案網(wǎng)站管理辦法》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《縮微影像數(shù)字化轉(zhuǎn)換技術(shù)規(guī)范》、《照片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《錄音檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《錄像檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《數(shù)字檔案館設(shè)計(jì)與建設(shè)規(guī)范》、《檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全測(cè)試規(guī)程》。十一五期間制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)有：《各級(jí)國(guó)家檔案館接收電子檔案管理辦法》、《檔案數(shù)字化工作規(guī)范》、《檔案信息交換與共享管理辦法》、《數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)范》。上述標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范又可以進(jìn)一步分為管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是指對(duì)信息資源管理維護(hù)方法、提供利用的模式、查詢(xún)權(quán)限的劃分等進(jìn)行管理的一系列規(guī)則。包括檔案信息安全管理與利用的總體管理規(guī)定，計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字檔案館工作人員、用戶(hù)及設(shè)備管理規(guī)范，以及數(shù)字檔案館信息資源合法性的確認(rèn)等。

具體來(lái)說(shuō)，我國(guó)關(guān)于檔案管理和信息安全管理規(guī)范有：《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《檔案館工作通則》、《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》、《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)保密管理規(guī)定》、《計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法》等。業(yè)務(wù)性規(guī)范有：《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》、《全宗卷規(guī)范》、《全宗指南編制規(guī)范》、《檔案館指南編制規(guī)范》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《檔案主題標(biāo)引規(guī)則》、《檔案分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則》、《檔號(hào)編制規(guī)則》、《檔案著錄規(guī)則》、《照片檔案管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》、國(guó)家及行業(yè)各種門(mén)類(lèi)檔案（文書(shū)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案、會(huì)計(jì)檔案、名人檔案等）管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范等。目前已有的技術(shù)性規(guī)范為：《信息與文獻(xiàn)：文件管理》、《靜態(tài)影像壓縮標(biāo)準(zhǔn)（JPEG）》、《動(dòng)態(tài)圖像編碼標(biāo)準(zhǔn)（MPEG）》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等。檔案數(shù)字化工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)總體上制定的不少，內(nèi)容涉及紙質(zhì)檔案數(shù)字化的格式、機(jī)讀目錄的格式、檔案管理系統(tǒng)的功能及數(shù)字檔案館的建設(shè)規(guī)范等。然而，檔案數(shù)字化工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)大多為推薦標(biāo)準(zhǔn)，各檔案部門(mén)既可以采用也可以不采用，尤其是級(jí)別低一些的檔案部門(mén)，限于人員知識(shí)的有限根本就不知道還有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)際工作中各行其是。檔案數(shù)字化工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量很多，但都沒(méi)有強(qiáng)制約束力，很多檔案部門(mén)都另辟捷徑采用自已的標(biāo)準(zhǔn)和要求，如此一來(lái)，在大統(tǒng)一的情況下小差異又很多，這些差異在全社會(huì)檔案信息資源建設(shè)過(guò)程又成為不可逾越的障礙，使檔案信息資源整合的難度大大上升，進(jìn)而影響到檔案信息資源的社會(huì)共享。因此，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，堅(jiān)持規(guī)范性原則，統(tǒng)一規(guī)范，具體工作上應(yīng)續(xù)編、修訂現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案信息化方面的標(biāo)準(zhǔn)體系并抓好標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施。

二、館藏?cái)?shù)字化，檔案信息資源庫(kù)建設(shè)

檔案數(shù)字化工作雖然很早就有一些嘗試，但前些年沒(méi)有廣泛開(kāi)展，全面、深入的檔案數(shù)字化工作近幾年才進(jìn)行。館藏?cái)?shù)量龐大、數(shù)字化工作任務(wù)繁重與配備的專(zhuān)業(yè)人員較少形成了很大的矛盾。省、市級(jí)檔案館目前基本上已經(jīng)完成案卷級(jí)或文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，全文庫(kù)的建設(shè)正在進(jìn)行，比起目錄級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，全文級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)需要花費(fèi)的人力和物力更加龐大，工作量也更加繁重。檔案信息資源建設(shè)的核心任務(wù)是建立檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息資源整合與共享的基礎(chǔ)，全文庫(kù)建設(shè)的好壞將直接關(guān)系到檔案信息整合的全面性與系統(tǒng)性，關(guān)系到檔案信息深度開(kāi)發(fā)與專(zhuān)業(yè)服務(wù)的質(zhì)量，并最終影響到檔案信息資源共享。截止目前我國(guó)還沒(méi)有建立起全國(guó)統(tǒng)一的檔案門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，也沒(méi)有構(gòu)建起大規(guī)模的國(guó)家檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，還無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)外一體化的檔案信息服務(wù)。另外，雖然我國(guó)各級(jí)各類(lèi)檔案館已經(jīng)普遍使用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，各類(lèi)檔案管理軟件也已開(kāi)發(fā)出來(lái)并投入到檔案館的日常工作中，數(shù)字檔案館建設(shè)的現(xiàn)象已經(jīng)存在，但在該領(lǐng)域我國(guó)的實(shí)踐還很少，只在深圳、青島等幾個(gè)地方進(jìn)行了試點(diǎn)性質(zhì)的嘗試。由于館藏檔案數(shù)字化的不足，人才資源的匱乏，配套法律法規(guī)的不完善等因素，不但制約了數(shù)字檔案館的發(fā)展進(jìn)程，也直接影響檔案信息資源的整合與共享。因此，依托電子政務(wù)建設(shè)，建立檔案信息化建設(shè)保障機(jī)構(gòu)，盡量獲得檔案信息化建設(shè)的財(cái)政支持，并將檔案資源建設(shè)納入當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)發(fā)展規(guī)劃，構(gòu)建一個(gè)基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理一體化、資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的檔案資源管理系統(tǒng)，保證檔案信息資源的共享。館藏?cái)?shù)字化，檔案信息資源庫(kù)建設(shè)是目前必須打好的基礎(chǔ)工作之一。

三、檔案信息安全保障

1、電子檔案的安全：信息安全和載體安全電子檔案的安全也分為載體安全與信息安全兩大方面，電子檔案的安全是近年檔案界研究的熱點(diǎn)問(wèn)題之一。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的安全是一個(gè)技術(shù)性很強(qiáng)的復(fù)雜問(wèn)題，電子檔案載體安全涉及載體的種類(lèi)，硬件升級(jí)后的識(shí)別與兼容性，以及自然災(zāi)害和人為破壞等；電子檔案信息安全涉及的層面有很多，有來(lái)自硬件的破壞、軟件及應(yīng)用程序中潛伏的病毒、操作系統(tǒng)中及管理系統(tǒng)中的操作權(quán)限及黑客攻擊等。電子檔案信息的安全保障是一個(gè)重要的問(wèn)題，是檔案信息資源整合與共享的安全衛(wèi)士，目前的計(jì)算機(jī)病毒泛濫，從技術(shù)層面做好防衛(wèi)工作是現(xiàn)實(shí)中必須解決好的又一重要問(wèn)題之一。此外，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方面的信息安全立法也是安全防護(hù)的一項(xiàng)措施。我國(guó)目前的計(jì)算機(jī)、信息、網(wǎng)絡(luò)信息安全法律法規(guī)有：中華人民共和國(guó)郵電部通告、中國(guó)公用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)管理辦法、計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)出入口信道管理辦法、中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例、公安部關(guān)于對(duì)與國(guó)際聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行備案工作的通知、中國(guó)公眾多媒體通信管理辦法、中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定、計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法。