檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化

齊偉紅

一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析

我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面存在不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢？總體來講，目前，我國的綜合檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜、案卷數(shù)量繁多、時間跨度長，且由于多年來一直是封閉式管理，檔案管理僅以保管為目的、以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同、整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案管理基礎(chǔ)工作普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范，沒有目錄號，一卷多冊現(xiàn)象較多；二是案卷標(biāo)題不規(guī)范或有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標(biāo)頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)；五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如有按時間組的、按職能部門管轄權(quán)限組的、按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷?？傊?，綜合檔案館建館時間越長、館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。從以上情況來看，目前，我國綜合檔案館還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件，需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知，要想提高檔案管理的水平，就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)，都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合檔案館，由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件，所以，首先要剔除這些無用的文件，才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2.重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則，是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中，還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷，重新加工填寫，以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管，而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

3.統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率。計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，要根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類，再制定出一些具體細(xì)則。另外，在分類的過程中，還應(yīng)加強(qiáng)校審力度，以便及時校正分類人員的錯誤，并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到前后標(biāo)引一致，同一類文件標(biāo)引一致，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

4.規(guī)范題名，保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)，因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是：在填寫題名項(xiàng)過程中，要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計(jì)算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程，尤其是對于那些建館時間較長的綜合檔案館來講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大，而且復(fù)雜。如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中，只要掌握了以下重點(diǎn)，便基本可以取得著錄工作“多”“快”“好”兼而有之的效果。

1.分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。檔案管理的一個重要目的，就是要使檔案為社會所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的，是為了提高檔案的利用率。綜合檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況，對所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案，進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

2.分級次著錄，省時省力。在著錄過程中，可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一，或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄；對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容，且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄；對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理，不但能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財(cái)力，又提高了效率。

3.分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”“案件”等，則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

4.用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率?！爸黝}詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，同時，存在著查找煩瑣、效率較低的弊端，怎樣取其利避其弊，可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯“關(guān)鍵詞”進(jìn)行標(biāo)識，待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。