我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及改善措施

馬學文

摘要：對于當前的形勢來說，我國社會的進步和經(jīng)濟的建設(shè)的速度越來越快，在人們的社會生活當中也產(chǎn)生了越來越大亮點信息，這樣一來直接會產(chǎn)生大量信息，這其實對于檔案管理工作來說是一種挑戰(zhàn)。對于這個問題來說，社會上的各個單位，例如政府機關(guān)和企事業(yè)單位都應該對檔案管理工作給予足夠的重視，正確發(fā)揮出檔案管理應有的作用和價值，掌握先進的檔案管理理念和技術(shù)。本文首先針對事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀進行分析和總結(jié)，之后結(jié)合實際情況總結(jié)了一些可行的對策，希望可以給相關(guān)工作的開展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀；改善

現(xiàn)在我國政治經(jīng)濟的發(fā)展速度很快，越來越多的科學技術(shù)被應用到人們的日常工作當中，同時也給人們的生活帶來了很大的改變，提高了質(zhì)量。在這種背景之下，不僅人們對于信息總量的需求越來越大，同時人們的活動行為也會產(chǎn)生越來越多的信息。為了能夠讓這種要求得到滿足，事業(yè)單位尤其應該處理好這些工作的關(guān)系。對于現(xiàn)在的事業(yè)單位來說，檔案管理工作本身變得越來越復雜，應該從各方面進行協(xié)調(diào)和配合，同時也應該重視加強其專業(yè)性。本文針對如何提高事業(yè)單位檔案管理水平進行了分析和論述。

一、當前階段事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）工作人員素質(zhì)問題

雖然在外人眼里檔案管理工作本身是非常容易并且沒有專業(yè)性的，但檔案管理工作實際開展起來仍然有一定的難度，需要一定的專業(yè)能力。為了能夠更高效率地將檔案管理工作做好，必然需要檔案管理人員具有較高的職業(yè)素養(yǎng)，有較好專業(yè)知識作為支撐。但是現(xiàn)在很多人在主觀上輕視這項工作，覺得這項工作可有可無，難度較低，僅僅是比較細心、具有較好的服務態(tài)度即可勝任。其實這種現(xiàn)象的存在是非常普遍的，并且可以直接給檔案管理工作的開展帶來不利影響，首先對于工作人員來說就已經(jīng)難以具備較高的職業(yè)能力，必要的專業(yè)技能也沒有掌握好，隨之而來的問題就是工作效率低下，給相關(guān)工作的開展帶來很大的不便。甚至如果檔案人員本身工作不夠細致，檔案數(shù)據(jù)泄露也會導致大量的損失，所以這樣看來，工作人員的素質(zhì)問題不僅很容易導致工作效率低下，更嚴重的問題就是管理工作中存在嚴重隱患，需要加以處理。

（二）檔案管理設(shè)備陳舊

現(xiàn)在社會已經(jīng)取得了長足的發(fā)展和進步，但是在很多的檔案管理部門仍然有著比較落后的管理模式以及比較陳舊的設(shè)備，使得其檔案管理的工作不能夠很好地開展，不能夠適應時代發(fā)展的要求。書本記載以及賬目的積留仍然是一些部門檔案管理的方法，所以有著比較低的效率，更加沒有辦法將現(xiàn)在社會發(fā)展中出現(xiàn)的重大信息量有效、快捷的記錄進檔案庫中。除此之外，事業(yè)單位的領(lǐng)導對于檔案管理的工作不夠重視，更不會將其管理的設(shè)備進行更換，所以就在一定的程度上將檔案查閱以及數(shù)據(jù)記錄的效率進行了限制。

雖然檔案管理信息化能夠帶來諸多的好處，但是部分事業(yè)單位的管理者并沒有能夠認識到這些，對于檔案管理工作信息化并不夠重視，或者是已經(jīng)認識到這些好處卻因為諸多的擔心而不敢進行勇敢的嘗試，使得檔案管理只能夠停留在傳統(tǒng)的模式之下，這樣做會對檔案管理的進步與改進產(chǎn)生嚴重的阻礙。

二、新形勢下事業(yè)單位檔案管理特點

（一）檔案利用頻率較高

事業(yè)單位內(nèi)檔案的利用頻率較高，每一年的人事統(tǒng)計、單位內(nèi)的資料統(tǒng)計、年度表彰工作，在每一年都要做；且事業(yè)單位內(nèi)每隔一定時間還會有各種固定的活動，在舉辦一項活動或者是從事一件有規(guī)律的工作時，事先都需要查閱一下檔案上所記載的上一次的開展情況，以便于了解并吸取以前的各種經(jīng)驗教訓。因此，現(xiàn)存檔案在事業(yè)單位中利用率較高，在最繁忙時所需檔案甚至一天查閱多次。

（二）檔案的損耗較大

因事業(yè)單位檔案資料利用率較高，使得檔案在查閱的過程中會不斷的受到物理、化學或者是微生物的影響，使得檔案的磨損與退化較快，特別是當檔案受到了較為強烈的濕與熱的刺激之時，會加速檔案的損耗，更加嚴重的時會因為人為的各種原因而導致檔案的損壞或者遺失，這對于那種永久或者是長期檔案來講，造成這樣的損害就難以進行有效的補救。

（三）檔案管理的工作量較大

事業(yè)單位檔案管理工作的專業(yè)性相對較強，并不是每一個人都可以正確的對現(xiàn)存的各種檔案資料進行利用。作為事業(yè)單位中的檔案管理人員，必須要為單位內(nèi)的每一次檔案借閱提供技術(shù)服務，從一開始的幫助查找確定借閱內(nèi)容以及登記，到最后的催促相關(guān)人員對檔案進行及時的歸還，這其中有很多的細致工作需要檔案管理人員去完成，而這些工作是每一位事業(yè)單位檔案工作人員的職責所在。需要注意的是，作為事業(yè)單位中的檔案工作人員，應該在日常的檔案管理中注意本單位的工作規(guī)律與特點，有意識且具有針對性的去開展檔案管理工作。

三、事業(yè)單位檔案管理的改善狀態(tài)

（一）檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)以及專業(yè)知識的提升

為了使事業(yè)單位檔案管理的工作人員的職業(yè)素質(zhì)以及專業(yè)的知識得以提升，就需要將檔案管理的機制進行完善，使得檔案管理的工作可以科學化以及系統(tǒng)化；還需要提升檔案管理的工作人員對于自身工作性質(zhì)的認知程度，將自身工作的內(nèi)容進行了解；還需要培訓檔案管理工作人員，提升其業(yè)務水平；并且要將檔案管理工作的宣傳力度加大，讓更多的人正確的了解和認識檔案管理的工作；最后還需要檔案管理工作人員，對自己的工作持認可的態(tài)度，讓其在管理檔案的時候可以有十足的干勁。

（二）檔案管理制度的完善，法制意識的樹立

在檔案管理工作之中，就應該樹立其法制意識，使得工作人員了解《檔案法》，在事業(yè)單位檔案的管理中可以有法可依，并且通過《檔案法》對其進行約束，規(guī)范檔案管理人員的工作行為；同時，事業(yè)單位對于檔案的管理，還應該完善檔案管理的制度，并且應該適應現(xiàn)在社會發(fā)展的要求，采用網(wǎng)絡的方式進行管理，使得檔案管理人員可以整體掌握檔案工作，并且將檔案管理工作中的不足之處進行督促并且加以改正；領(lǐng)導更加應該積極地發(fā)揮其自身的作用，將檔案管理的工作作為重要的工作計劃進行管理，使得整個檔案管理的工作都可以按規(guī)律辦事。

（三）資金投入增加，辦公環(huán)境改善

關(guān)于事業(yè)單位檔案管理的工作人員，他們不僅需要將檔案的信息進行整理，還需要將其信息進行門類的劃分和存儲，所以為了將他們的工作度降低以及將信息更加便捷地存取，以及保密性的增強，就需要將現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備應用進來。但是各地區(qū)處于不平衡的發(fā)展狀態(tài)之中，其為提升自身的檔案管理技術(shù)，可以向政府申請經(jīng)費，從而將檔案管理的技術(shù)運用并且將辦公環(huán)境改善，從而在很大的程度上增強其檔案管理工作的速度以及強度。

四、結(jié)語

經(jīng)過前文總結(jié)我們不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段的事業(yè)單位的檔案管理工作本身仍然存在著一些問題，這也直接限制了其發(fā)展。總結(jié)起來，各方面的因素也是較為復雜的，例如上級部門重視不足、工作人員素質(zhì)不足、設(shè)備較為陳舊落后等等。其實這就需要我們采取有效手段來將這些問題加以處理，這樣才能做好檔案管理工作，給其他管理工作的開展提供有力支持。本文首先針對當前階段存在的問題進行了分析，之后總結(jié)了一些可行的對策。

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