關(guān)于檔案歸檔存在的問題及措施

馬學(xué)武

摘要：檔案是資料的匯總，在我國的各行各業(yè)中幾乎都有檔案的管理崗位，檔案的類型可以有很多種，例如人事檔案、工程檔案、醫(yī)療檔案等等。這些都是檔案管理的內(nèi)容，而在實(shí)際生活中，檔案管理也對企業(yè)以及個(gè)人都是十分重要的。檔案管理工作要求工作人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)且專業(yè)，但是依照我國目前國情而言，我國的檔案管理問題仍然有很多，主要表現(xiàn)在檔案歸檔工作中，工作量大、沒有標(biāo)準(zhǔn)以及利用率等都是歸檔環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的主要問題，都需要有關(guān)管理人員加以重視并解決。為此，本文做如下分析。

關(guān)鍵詞：檔案歸檔；管理；措施

檔案管理關(guān)乎著企業(yè)的發(fā)展建設(shè)以及人們的切實(shí)利益，在人們的法律、住房等問題上還能提供有效證明，是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展所需的基本資料，因此，檔案管理工作就很重要，尤其是在檔案的歸檔環(huán)節(jié)中，更要加強(qiáng)制度化以及專業(yè)化。但是目前我國的檔案歸檔工作仍然還是會(huì)有很多問題，尤其以制度、管理體系問題最為突出，這就需要有關(guān)管理人員在重視檔案管理的同時(shí)還要積極的采取一些措施，建立一個(gè)專業(yè)化的檔案歸檔系統(tǒng)，并且能夠進(jìn)行機(jī)制上的創(chuàng)新，在檔案的管理人才方面也要進(jìn)行綜合考量，這樣才有利于檔案歸檔工作的具體落實(shí)。

一、檔案歸檔管理中的問題

歸檔管理是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，具有工作復(fù)雜、任務(wù)重等特點(diǎn)，但從實(shí)際情況來看，檔案管理存在很多問題，影響檔案歸檔管理的工作質(zhì)量，造成檔案管理工作陷入雜亂無章的境況。

（一）工作任務(wù)重，管理復(fù)雜性強(qiáng)

檔案歸檔管理工作任務(wù)重，檔案種類多、復(fù)雜性強(qiáng)的現(xiàn)狀，導(dǎo)致管理工作往往“捉襟見肘”，工作全面而有效落實(shí)。首先，工作量大，加班加點(diǎn)的工作現(xiàn)狀，削弱了檔案管理人員的工作積極性，面對繁重的工作任務(wù)，往往出現(xiàn)工作滯后等問題；其次，檔案種類多，且復(fù)雜性強(qiáng)，往往要求“專人、專項(xiàng)”管理；再次，歸檔管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，檔案歸檔中檔案“丟失”重建等問題的出現(xiàn)，極大的影響檔案管理整體工作。

（二）工作責(zé)任意識(shí)淡薄，專業(yè)素質(zhì)有待提高

在實(shí)際的工作中，檔案管理是門學(xué)問也是值得思索的地方。近幾年在檔案歸檔管理上出現(xiàn)了不少問題，其中之一就是有關(guān)檔案工作人員的問題。這些工作人員普遍存在對于檔案工作的責(zé)任感缺乏，沒有相應(yīng)的職業(yè)素養(yǎng)。在實(shí)際工作中，往往不能仔細(xì)認(rèn)真的進(jìn)行資料的審閱和歸檔，導(dǎo)致資料有所損失等問題，這就使得檔案資料的歸檔延遲或者資料失真等情況出現(xiàn)。另外，檔案沒有及時(shí)的進(jìn)行歸檔也會(huì)出現(xiàn)其他的問題，工作人員如果因?yàn)閼卸?，專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)就不及時(shí)進(jìn)行歸檔工作，導(dǎo)致資料長時(shí)間積壓，不僅極大程度上會(huì)使得資料丟失，對于檔案資料的利用也是問題，再次翻閱還要浪費(fèi)時(shí)間，這就導(dǎo)致管理上出現(xiàn)了嚴(yán)重的問題，而這一切都是管理人員的疏忽造成的。主要原因就是管理人員在檔案歸檔工作中沒有責(zé)任感和耐心，并且對檔案資源的，利用率不重視，以及企業(yè)內(nèi)部缺乏有關(guān)這方面的考核制度，缺少外部因素的制約，使得工作人員出現(xiàn)懶散的狀態(tài)，不能很好的進(jìn)行工作。

（三）檔案利用率低，歸檔管理“粗糙”

檔案歸檔效率低，歸檔速度慢等問題，是降低檔案服務(wù)質(zhì)量的重要方面。首先，檔案歸檔“粗糙”，造成檔案失真、內(nèi)容缺失等問題的發(fā)生；其次，檔案利用率低。檔案歸檔為工作而工作，而缺乏檔案的有效利用。由于缺乏歸檔管理與利用之間的有效銜接，以至于一些珍貴檔案資料年久失修，或是流失；再次，檔案歸檔管理工作缺乏重視，從檔案歸檔到檔案利用，缺乏切實(shí)有效的工作投入，工作都是為了完成任務(wù)，而不是為了提高檔案利用率，弱化了檔案的價(jià)值。

二、提高檔案歸檔管理建設(shè)的應(yīng)對措施

檔案歸檔管理的科學(xué)化建設(shè)，是提高歸檔管理工作質(zhì)量與效率的重要基礎(chǔ)。歸檔管理中存在的不足與問題，要求歸檔管理工作一是要建立完善的績效考核機(jī)制；二是要細(xì)化歸檔管理，提高歸檔管理效率；三是落實(shí)人才隊(duì)伍建設(shè)。因此，具體而言，提高檔案歸檔管理建設(shè)，應(yīng)切實(shí)做好以下幾點(diǎn)工作：

（一）完善績效考核機(jī)制，提高檔案利用率

檔案歸檔管理的特殊性，要求建立完善的績效考核機(jī)制，提高工作人員的積極性。首先，建立“績效”+“獎(jiǎng)懲”的考核獎(jiǎng)機(jī)制，對工作人員進(jìn)行考核。明確工作崗位職責(zé)，在職責(zé)明確、分工清楚的工作狀態(tài)下，確保歸檔管理工作有效落實(shí)；其次，提高檔案利用率。一方面，要提高檔案歸檔管理效率，提高歸檔速度，確保內(nèi)容的完整性；另一方面，要提高歸檔的精細(xì)化，確保內(nèi)容的真實(shí)性。

（二）細(xì)化歸檔管理，提高歸檔管理效率

歸檔管理的及時(shí)性，是確保檔案歸檔管理的重要基礎(chǔ)。在檔案歸檔管理中，一是要對“粗糙”的歸檔口徑進(jìn)行改善，細(xì)化歸檔管理。從提高歸檔效率，到提高檔案服務(wù)，堅(jiān)持工作及時(shí)到位，確保檔案內(nèi)容的完整性，歸檔的及時(shí)性；二是強(qiáng)化檔案歸檔后的管理工作，一些珍貴檔案資料要注重維修管理，提高檔案的實(shí)際價(jià)值；三是重視檔案歸檔管理的資金投入，從設(shè)備購置，到人員配置，都應(yīng)最大程度滿足，提高檔案歸檔管理效率，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息化建設(shè)。

（三）推進(jìn)人才隊(duì)伍建設(shè)，管理工作專業(yè)化

檔案歸檔管理的專業(yè)化建設(shè)，依托于專業(yè)化的人才隊(duì)伍建設(shè)。目前，管理工作存在專業(yè)人才缺乏、工作效率低、創(chuàng)新性發(fā)展緩慢等問題。為此，首先，立足工作需求，科學(xué)調(diào)整人員編制，最大程度地保障檔案歸檔管理工作的有效落實(shí)；其次，加強(qiáng)對工作人員的教育培訓(xùn)，通過專I知識(shí)培訓(xùn)，提高工作人員的專業(yè)能力；再次，立足工作需求，培養(yǎng)檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)，保持嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的工作態(tài)度，耐心、細(xì)心、用心的敬業(yè)精神，確保檔案及時(shí)、完整歸檔，提高歸檔質(zhì)量。

（四）建立電子歸檔文件制度

開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像原紙質(zhì)文件的歸檔人員，經(jīng)過多年實(shí)踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，以各單位計(jì)算機(jī)與信息管理同為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。

專業(yè)檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、圖文掃描、光盤存儲(chǔ)等先進(jìn)技術(shù)手段對各個(gè)單位產(chǎn)生的電子文件信息進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，并保管、存儲(chǔ)符合電子文件形成部門要求的電子檔案，電子文件形成部門以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的電子文件檔案信息，以標(biāo)準(zhǔn)化的格式通過網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門，由檔案部門進(jìn)行分類、整理、編目，分別存儲(chǔ)在檔案部門主服務(wù)器相應(yīng)的存儲(chǔ)空間里，在必要時(shí)檔案信息還可以脫機(jī)存儲(chǔ)到其它更安全的介質(zhì)上，并做多個(gè)備份，避免自然因素?fù)p壞和非法訪問。檔案部門為信息存儲(chǔ)單位提供信息查詢功能，并進(jìn)行用戶確認(rèn)，使得檔案資料能夠保證真實(shí)，不影響資料的查閱。

三、結(jié)語

隨著社會(huì)的發(fā)展，各個(gè)企業(yè)管理環(huán)節(jié)中都必不可少的會(huì)有檔案管理的工作，檔案管理也的確是很重要的工作。它是一個(gè)企業(yè)或是一個(gè)國家發(fā)展的關(guān)鍵，看起來毫不起眼，但是具有極深的影響和復(fù)雜性。因此，檔案管理工作就顯得至關(guān)重要，在檔案管理過程中，以歸檔環(huán)節(jié)的為例，不足之處還有很多，這就要求企業(yè)和國家有關(guān)方面建立起基本的制度和機(jī)制，形成一個(gè)優(yōu)化的管理體系，能夠使得資源進(jìn)行重組，進(jìn)而優(yōu)化結(jié)構(gòu)，保證檔案資料能夠具有真實(shí)性等，進(jìn)而提高檔案資源的利用率，從而提高我國的檔案歸檔工作的實(shí)效率，以促進(jìn)企業(yè)和國家的發(fā)展。

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