淺談OA辦公自動(dòng)化在我院工作中的應(yīng)用

阮晨

摘要：近年來(lái)，隨著信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)不能滿足醫(yī)院的日常辦公需求，有必要通過一個(gè)高效、統(tǒng)一的辦公平臺(tái)，采用科學(xué)的管理方法，開啟無(wú)紙化、規(guī)范化的管理模式，提供輔助決策手段，全面創(chuàng)建節(jié)約型醫(yī)院，實(shí)現(xiàn)高效率高質(zhì)量的辦公。

關(guān)鍵詞：OA辦公自動(dòng)化；醫(yī)院管理；應(yīng)用

現(xiàn)如今，快速的科學(xué)技術(shù)發(fā)展推動(dòng)著醫(yī)療服務(wù)要求的不斷提高，加上醫(yī)療體制改革的深入開展，衛(wèi)生信息化建設(shè)是衛(wèi)生行業(yè)在現(xiàn)代化背景下的必然選擇，網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶動(dòng)了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式從銷售型經(jīng)濟(jì)模式轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)性經(jīng)濟(jì)模式，行政辦公的方式也在發(fā)生著變革，國(guó)家衛(wèi)生部發(fā)布的《全國(guó)衛(wèi)生信息化發(fā)展規(guī)劃綱要（2003-2010年）》中就提出“建成中央、省、地市三級(jí)衛(wèi)生行政部門電子政務(wù)系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、信息交換和資源共享，提高辦事效率和管理水平，加強(qiáng)電子政務(wù)建設(shè)”的客觀要求，醫(yī)院辦公OA系統(tǒng)在醫(yī)院信息化管理中的重要作用日趨顯現(xiàn)。筆者所在的安徽省立醫(yī)院集團(tuán)是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健、康復(fù)、急救為一體的省級(jí)大型三級(jí)甲等綜合性醫(yī)院，醫(yī)院現(xiàn)由總院、南區(qū)（安徽省心腦血管醫(yī)院）、西區(qū)（安徽省腫瘤醫(yī)院）、感染病院（合肥市傳染病醫(yī)院）和微創(chuàng)醫(yī)學(xué)中心組成。在院領(lǐng)導(dǎo)和各部分的大力支持下，于2012年9月集團(tuán)引進(jìn)醫(yī)院OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，開啟無(wú)紙化、規(guī)范化的管理模式，全面提升醫(yī)院集團(tuán)的管理效率。

1簡(jiǎn)述oA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

OA辦公自動(dòng)化是一種將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代化辦公相結(jié)合的新型辦公模式，OA系統(tǒng)的英文全稱為：Office Automation Sys-tem，意為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。傳統(tǒng)的辦公方式需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力取處理那些繁雜、重復(fù)的工作，而且難免會(huì)有差錯(cuò)和延時(shí)。比如你手頭上有份文件，需要科室負(fù)責(zé)人及各層領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，有時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)出去開會(huì)不在醫(yī)院，或者在外地出差幾天，這份文件就會(huì)積壓很長(zhǎng)時(shí)間得不到處理，久了甚至?xí)G失這份文件，這樣不僅費(fèi)時(shí)，更會(huì)耽誤重要緊急的工作，而OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，會(huì)利用另一種辦公方式而解決這一頭疼的問題。我們不用為一份文件而左右奔波找人簽字，只需在電腦前輕輕一點(diǎn)，就能自動(dòng)發(fā)送到文件審批流程的相關(guān)人員那里，借助辦公OA平臺(tái)，提高辦事效率，節(jié)省資源，實(shí)現(xiàn)輕辦公。

2在醫(yī)院推行OA辦公系統(tǒng)的必要性

安徽省立醫(yī)院集團(tuán)內(nèi)部人員眾多，平時(shí)工作中涉及的人員、科室、業(yè)務(wù)、通知、事務(wù)等信息多而復(fù)雜，如何利用信息技術(shù)來(lái)全面改造醫(yī)院辦公方式，優(yōu)化資源配置，增強(qiáng)協(xié)同辦公能力，提高行政辦事效率，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，成為十分迫切的任務(wù)。安徽省立醫(yī)院前身為合肥基督醫(yī)院，始建于1898年，歷經(jīng)風(fēng)雨洗禮，是一家具有100多年歷史的三級(jí)甲等綜合性醫(yī)院，隨著近幾年集團(tuán)醫(yī)院的相繼建立，多個(gè)分院區(qū)也融入到省醫(yī)這個(gè)大集體中來(lái)，形成了龐大的職工人群和繁雜的業(yè)務(wù)體系，層次架構(gòu)復(fù)雜，包括醫(yī)療、護(hù)理、醫(yī)技、門診、行政及后勤保障等，幾千名職工，有些人還擁有跨院區(qū)、跨科室的多重身份，并且常有變動(dòng)，如果再沿用以往的傳統(tǒng)辦公方式，會(huì)存在許多弊端，比如：1）人工審批程序繁瑣，難免會(huì)有疏忽和遺漏，延誤工作；2）院內(nèi)制度不能得到及時(shí)的貫徹和執(zhí)行；3）工作流程的進(jìn)度不方便掌握；（4）多院區(qū)信息孤島、資源孤島；5）大批的物力費(fèi)用造成醫(yī)院管理成本的上升和浪費(fèi)。傳統(tǒng)的辦公方式顯然已經(jīng)不能滿足當(dāng)下迅猛發(fā)展的現(xiàn)代化管理模式，此時(shí)，辦公自動(dòng)化就顯得尤為重要，越來(lái)越多的實(shí)踐表明醫(yī)院管理必須充分利用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)手段，運(yùn)用現(xiàn)代的OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，推行無(wú)紙化的現(xiàn)代管理模式，創(chuàng)建節(jié)約型醫(yī)院，并有效利用OA辦公自動(dòng)化，將醫(yī)院的管理體制進(jìn)行復(fù)制延伸，整合各方資源，增強(qiáng)信息交互與共享，建立起一套統(tǒng)一、高效的協(xié)同辦公平臺(tái)是現(xiàn)代數(shù)字化醫(yī)院辦公系統(tǒng)的發(fā)展所趨。

3OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要功能模塊

我院OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)選用的是萬(wàn)戶網(wǎng)絡(luò)公司開發(fā)的軟件，工作界面簡(jiǎn)明清晰，具有良好的易用性和擴(kuò)展性，見圖1，主要包含以下幾個(gè)功能模塊。

3.1醫(yī)院首頁(yè)

首先，用戶登錄OA進(jìn)入系統(tǒng)后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)識(shí)別出其身份和所在的科室信息，自動(dòng)匹配出該權(quán)限下所看的個(gè)性化信息，用戶可以在首頁(yè)上瀏覽醫(yī)院文件、通知公告、工作通報(bào)等信息，界面友好，操作簡(jiǎn)單，使用方便。

3.2信息管理

不同的用戶根據(jù)系統(tǒng)分配的權(quán)限可以在這個(gè)版塊發(fā)布信息，目前，我院按照信息發(fā)布人群和內(nèi)容的不同設(shè)置幾個(gè)分類，有支部動(dòng)態(tài)、院內(nèi)通知、醫(yī)院新聞、黨紀(jì)法規(guī)等。用戶可以在信息管理中獲取醫(yī)院最新發(fā)布的通知公告、重大事項(xiàng)等信息，及時(shí)了解醫(yī)院動(dòng)態(tài)，從而確保醫(yī)院各項(xiàng)工作活動(dòng)的快速響應(yīng)。

3.3部門主頁(yè)

該板塊對(duì)每個(gè)科室和部門都設(shè)置了信息發(fā)布權(quán)限，各部門可以結(jié)合本部門的職能和工作實(shí)際，做好部門主頁(yè)的設(shè)置維護(hù)工作，促進(jìn)各部門與醫(yī)院信息間的緊密銜接，也對(duì)每個(gè)部門起到宣傳推廣的積極作用。

3.4公文管理

公文管理支持院內(nèi)及院外的收發(fā)文管理，涵蓋醫(yī)療、護(hù)理、醫(yī)技、行政及后勤多個(gè)層級(jí)的文件信息。發(fā)文管理適合醫(yī)院在發(fā)文過程中的規(guī)范化流程使用，用戶可以發(fā)符合醫(yī)院發(fā)文規(guī)范的發(fā)文流程模板，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)層層審批，最終由院辦簽發(fā)印發(fā)。收文管理可以實(shí)現(xiàn)外部收文的登記、擬辦、承辦、督辦及反饋。所有的發(fā)文和收文都可以供全院職工閱覽，使職工及時(shí)感知到醫(yī)院發(fā)展的動(dòng)態(tài)，是院務(wù)公開的集中體現(xiàn)。

3.5工作流程

為了更好的規(guī)范醫(yī)院管理，讓辦公變得高效且便捷，按照醫(yī)院各部門業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，該板塊支持多分類的工作流程申請(qǐng)，見圖2，大致分為：通用流程類、行政管理類、人事管理類、信息管理類、醫(yī)務(wù)管理類、護(hù)理管理類、門診管理類、藥事管理類等。醫(yī)院職工可以根據(jù)不同的業(yè)務(wù)需求申請(qǐng)相應(yīng)分類里的流程，使用時(shí)只需點(diǎn)開流程鏈接，填寫流程中的事項(xiàng)，點(diǎn)擊發(fā)送，便可直接分到流程的下一個(gè)節(jié)點(diǎn)，該節(jié)點(diǎn)的用戶再審批點(diǎn)擊發(fā)送，到下下個(gè)節(jié)點(diǎn)……每個(gè)工作流程都針對(duì)各個(gè)科室的職能特點(diǎn)，明確科室負(fù)責(zé)人、相關(guān)職能負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批，每個(gè)節(jié)點(diǎn)處都有相應(yīng)人員閱批，并且，流程發(fā)起人可以查看追蹤流程的進(jìn)展情況，大大提高了流程辦理的效率。endprint

3.6綜合辦公

綜合辦公模塊中開通了會(huì)議申請(qǐng)和車輛申請(qǐng)，用戶可以提前在網(wǎng)上預(yù)約會(huì)議室和車輛，方便院辦及車隊(duì)協(xié)調(diào)資源，避免了以往來(lái)回奔走詢問的麻煩，也解決了大量紙質(zhì)申請(qǐng)帶來(lái)的浪費(fèi)，給平時(shí)的辦公帶來(lái)了便捷。

3.7內(nèi)部郵件

用于醫(yī)院用戶之間郵件的往來(lái)，促進(jìn)了日常工作的交流和溝通。

3.8個(gè)人辦公

用戶可以在個(gè)人辦公模塊里查詢到本人的工資、獎(jiǎng)金和勞務(wù)費(fèi)等信息，是醫(yī)院對(duì)職工人性化管理的全然體現(xiàn)。

3.9論壇

論壇版塊設(shè)置了院務(wù)公開交流區(qū)、OA系統(tǒng)使用交流區(qū)、工作交流區(qū)、建言獻(xiàn)策交流區(qū)，員工可以在此討論并交流工作、生活中的各類問題，為員工提高了信息交流、思想溝通和問題討論的平臺(tái)，也推動(dòng)了醫(yī)院文化的重塑和建設(shè)。

4OA辦公自動(dòng)化在我院發(fā)揮的突出作用

4.1提高協(xié)同辦公能力，促進(jìn)多科室人員之間的協(xié)作和溝通，提高醫(yī)院整體凝聚力

在OA辦公平臺(tái)上，醫(yī)院集團(tuán)內(nèi)院區(qū)之間，科室成員之間溝通起來(lái)更為方便，比如內(nèi)部郵件、通知公告、OA論壇都為職工提供了很好的溝通交流渠道。員工將對(duì)醫(yī)院建設(shè)有價(jià)值的建議或是關(guān)心的問題通過OA平臺(tái)發(fā)布，領(lǐng)導(dǎo)便可獲悉，掌握到職工的思想動(dòng)態(tài)，讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和職工的關(guān)系變得更加密切；另外，OA辦公自動(dòng)化還為職工提供了一個(gè)很好的學(xué)術(shù)交流平臺(tái)，職工可以就自己在平時(shí)工作中取得的經(jīng)驗(yàn)和遇到的問題在平臺(tái)上進(jìn)行交流和討論，互相學(xué)習(xí)，吸取精華，共同提高，增強(qiáng)醫(yī)院的整體凝聚力。

4.2提高工作效率，節(jié)省醫(yī)院辦公成本

OA辦公自動(dòng)化的最顯著特點(diǎn)之一就是無(wú)紙化辦公，打破了以往耗時(shí)間低效率的辦公格局，醫(yī)院職工不用拿著各種文件和申請(qǐng)挨個(gè)科室挨個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的跑來(lái)跑去，等著簽字審批，有時(shí)遇到領(lǐng)導(dǎo)不在醫(yī)院，幾天出差在外的情況，文件又要積壓到后面辦理，長(zhǎng)此以往，不僅耗費(fèi)大量人力和紙張，而且容易造成文件的丟失和遺漏。OA辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)，節(jié)約了大量的紙張，為職工節(jié)省了大量的工作時(shí)間，借助網(wǎng)絡(luò)資源，辦公可以在網(wǎng)上進(jìn)行，支持移動(dòng)辦公，只要有臺(tái)電腦、iPad或是手機(jī)，領(lǐng)導(dǎo)就可以遠(yuǎn)程處理公文，批示意見，進(jìn)行日常辦公事務(wù)，不用受到空間和時(shí)間的限制，明顯提高了工作效率，縮短了辦理時(shí)間，也在一定程度上節(jié)省了醫(yī)院的辦公成本。

4.3優(yōu)化流程審批，培養(yǎng)規(guī)范意識(shí)，完善工作追蹤機(jī)制

OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將醫(yī)院傳統(tǒng)的紙質(zhì)申請(qǐng)電子化，由系統(tǒng)管理員根據(jù)不同科室的應(yīng)用需求做了個(gè)性化設(shè)置，制作了規(guī)范化的工作流程申請(qǐng)，對(duì)每個(gè)流程審批的節(jié)點(diǎn)做了嚴(yán)格設(shè)定。為了適應(yīng)工作需要，工作流程包含串行、并行以及串并結(jié)合的三種方式，串行就是流程按序往下走，從開始節(jié)點(diǎn)到最后節(jié)點(diǎn)結(jié)束。并行方式需要多個(gè)部門一起審批才能完成某一步驟節(jié)點(diǎn)，比如經(jīng)濟(jì)合同審簽流程，由某個(gè)人發(fā)起流程，到多科室會(huì)簽時(shí)，需要多個(gè)職能科室的負(fù)責(zé)人共同審簽，這些科室之間不存在先后順序，只要全部審批完畢，這個(gè)節(jié)點(diǎn)就算結(jié)束。有時(shí)流程還可以返回上一節(jié)點(diǎn)，進(jìn)行補(bǔ)充和再審，或者遇到特殊情況跳到指定節(jié)點(diǎn)審簽。為了讓用戶了解到流程進(jìn)度，系統(tǒng)還提供了流程追蹤機(jī)制，發(fā)起人可以在我的在辦文件里查閱到流程進(jìn)行到哪一個(gè)環(huán)節(jié)，等待著什么人審批，經(jīng)辦人也可在在辦文件里查詢到經(jīng)自己審批過但不是自己發(fā)起的流程進(jìn)行的如何。所有流程環(huán)節(jié)在網(wǎng)上留痕，方便用戶查閱和追蹤，有效建立起一個(gè)緊密、協(xié)調(diào)、可靠、規(guī)范的工作流程管理機(jī)制，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展。

4.4通過信息共享，消除資源孤島

集團(tuán)醫(yī)院的管理建設(shè)涉及醫(yī)療、科研、教學(xué)、行政等多個(gè)活動(dòng)，這就導(dǎo)致醫(yī)院每天大量的信息資源產(chǎn)生，作為信息密集型組織，醫(yī)院必須尋找一個(gè)有形的載體，保證各院區(qū)數(shù)據(jù)和信息的一致性，OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就能做到這些，各類通知公告、醫(yī)療報(bào)表、規(guī)范制度都可借助OA集中發(fā)布，從而保證了醫(yī)院信息傳達(dá)的有效性和暢通性，消除了分院區(qū)的資源孤島現(xiàn)象。

5結(jié)束語(yǔ)

OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是辦公方式的一次重大變革，在日趨精細(xì)的管理理念中起到了顯著效果。安徽省立醫(yī)院集團(tuán)自2012年底起啟用OA，花了半年多的時(shí)間推行，實(shí)施效果明顯，運(yùn)行良好，受到用戶的積極響應(yīng)和肯定。OA辦公自動(dòng)化在我院的應(yīng)用將工作人員從繁瑣低效率的工作模式中解放出來(lái)，高效的處理繁多的重要事務(wù)，真正提高了工作效率，促進(jìn)了成員間的相互交流，并且規(guī)范了辦公流程，加強(qiáng)了信息共享，使信息流通更加便捷和迅速。我院將繼續(xù)深入推行OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，不斷提高醫(yī)院管理水平，創(chuàng)建節(jié)約型醫(yī)院。endprint