干部人事檔案管理存在的問題和對策

徐淑美

摘要：干部人事檔案是記載干部個人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等重要文件的材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，也是用人單位了解與選拔人才的重要依據(jù)。隨著經(jīng)濟(jì)體制和人事制度改革的進(jìn)一步深化，干部人事檔案管理制度存在的問題日益突出，我們必須采取相應(yīng)的對策來進(jìn)一步解決這些問題。本文將對目前存在的比較突出的問題進(jìn)行相關(guān)的探究和分析，改進(jìn)干部人事檔案管理工作，規(guī)范干部人事檔案管理和使用，做好干部人事信息保密工作，推動檔案管理制度的進(jìn)一步完善。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；現(xiàn)實(shí)意義；問題；對策

中圖分類號：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-1580（2017）08-0184-03

人事檔案是計劃經(jīng)濟(jì)時代的產(chǎn)物，當(dāng)時的畢業(yè)生分配工作、工齡、社保及升遷等都需要建檔。社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制確立后，國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位依然沿用原來的老辦法。人事檔案管理制度是我國管理人口的重要手段，也是維持社會長治久安的重要基石。檔案制度經(jīng)過長期的發(fā)展，形成一個比較完整的體系。近年來，隨著人事制度的改革和信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理存在的問題進(jìn)一步顯現(xiàn)，迫使我們加快了改革人事檔案管理制度的步伐。

一、干部人事檔案管理制度的現(xiàn)實(shí)意義

（一）國家層面

對于整個國家的發(fā)展而言，人事檔案制度是實(shí)現(xiàn)人力資源科學(xué)管理的必然要求。人事檔案作為人才信息的縮影，對于人力資源的管理具有非常重要的服務(wù)功能。對于全國各地的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位來說，需要均衡配置人力資源。此時人事檔案可以發(fā)揮其信息服務(wù)功能，單位通過對干部的人事檔案進(jìn)行審閱和分析，使干部工作安排和人事調(diào)動更加合理、科學(xué)，促使每個人都能最大限度地發(fā)揮自身的優(yōu)勢。

（二）單位層面

對于單位來說，人事檔案管理的工作十分重要，不容忽視。首先，在人才的選拔上，單位可以根據(jù)人事檔案記錄的相關(guān)內(nèi)容和特點(diǎn)看出一個人的德、才、能、績等各方面的表現(xiàn)，并作為人才選拔的一個重要依據(jù)；其次，在人才的任用上，人事檔案也發(fā)揮著不容忽視的作用。根據(jù)檔案中的個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)和家庭背景等情況，單位可以為人才提供適合的工作崗位，人盡其才，充分發(fā)揮他們的價值和優(yōu)勢；最后，做好員工的檔案管理工作，能夠幫助所在單位不斷提升對干部內(nèi)部的管理水平和隊伍建設(shè)活力，有利于單位的整體進(jìn)步與發(fā)展。

（三）個人層面

對于干部職工個人而言，人事檔案發(fā)揮著重要的憑證作用。每個人的人事檔案都必須真實(shí)有效，具有其他人事材料所不可替代的法律效力。人事檔案記錄了一個人的人生軌跡，與干部職工本人的切身利益息息相關(guān)。比如人事檔案管理部門為干部職工申報職稱；進(jìn)行工資調(diào)整；提供婚姻狀況的證明；根據(jù)檔案確定退休年齡；代為繳納員工的養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)保險等；為流動人員提供身份認(rèn)定和社會保險的辦理；可以為員工提供辦理護(hù)照、港澳通行證的政審手續(xù)；出具與人事檔案有關(guān)的證明材料等。

二、干部人事檔案管理存在的問題

（一）管理意識淡薄

干部人事檔案管理工作的重要性毋庸置疑，但在具體的執(zhí)行過程中，仍然存在著對檔案的管理意識比較淡薄，重視程度較低等問題。首先，從單位每年為檔案管理部門投入的人力、物力、財力來看，專職檔案管理人員配備不齊，投入的資金很少，管理設(shè)施相對比較落后；其次，從檔案管理部門和管理人員的地位來看，他們已經(jīng)逐漸被邊緣化，成為單位中不被重視的部門之一；最后，對于干部本身而言，他們對于自身的人事檔案也不夠重視，忽視人事檔案的法律效力，甚至出現(xiàn)人事檔案造假等問題。

（二）管理模式封閉

目前我國大部分地區(qū)和單位還是沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，主要表現(xiàn)為封閉式管理，適用范圍狹小，查閱或查找人事檔案存在諸多不便。

第一，人事檔案調(diào)動或利用的程序過于繁瑣，干部人事檔案轉(zhuǎn)遞需要經(jīng)過層層領(lǐng)導(dǎo)審批，審批程序繁瑣而復(fù)雜，導(dǎo)致調(diào)動效率低下；第二，干部人事檔案利用率過低。除了職位變動、升遷或者政審?fù)猓苌贂玫饺耸聶n案，使得人事檔案在優(yōu)化單位人員配置、挖掘人才等方面未能發(fā)揮相應(yīng)的作用；第三，傳統(tǒng)的人事檔案管理限制了人才的合理流動，若原單位扣住人事檔案不放，人才就無法合理流動，甚至導(dǎo)致了棄檔現(xiàn)象；第四，各單位自行保管本單位的干部人事檔案，人才信息無法得到共享，阻礙了整個社會的人才的合理利用和有效配置。

（三）管理手段落后

干部檔案管理意識淡薄、管理模式封閉，直接導(dǎo)致了其管理手段的落后。我國的干部人事檔案管理基本靠人工管理，采用手工填寫信息的方式，工作量大，速度慢，效率低。在科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，人工管理呈現(xiàn)出了明顯的不適應(yīng)性和劣勢。目前國家正在大力提倡建立干部人事檔案電子信息管理系統(tǒng)，推行“無紙化檔案”。但在推行的過程中遇到了很多問題，如，單位的基礎(chǔ)設(shè)施不齊全，資金投入不到位；很多檔案管理人員的職業(yè)意識比較淡漠，工作態(tài)度散漫，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)錄入不及時或準(zhǔn)確性低，降低了信息管理系統(tǒng)的可信程度；有些單位在建立“無紙化檔案”后，降低了對檔案信息的保密意識，疏忽了信息安全問題，造成人事檔案在網(wǎng)上被泄露，造成十分嚴(yán)重的后果。

（四）管理制度不夠完善

干部人事檔案在其個人職位升遷和其他一系列社會活動中都起著十分重要的憑證作用，我們應(yīng)當(dāng)給予高度的重視。但是，在具體的干部人事檔案管理的過程中，由于制度不完善，管理不嚴(yán)格，落實(shí)不到位，造成很多嚴(yán)重的問題。如：有些信息的填寫格式不規(guī)范；有些個人信息前后不一致，卻沒有被審查出來；有些人事檔案信息由于沒有及時收集、歸檔，而造成內(nèi)容的遺失和不完整；還有的檔案材料雜亂無章，明顯沒有整理歸類。

（五）管理人員素質(zhì)有待提升

基本上，我國所有的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位都有自己的檔案管理部門，但是深入這些管理部門我們就會發(fā)現(xiàn)這些部門的工作人員大多是從其他相關(guān)部門調(diào)來的或者是兼任的，有一些甚至是退休的老干部又來檔案室工作，總之，他們大部分都不是專業(yè)的檔案管理人員，不僅缺乏相關(guān)的專業(yè)知識和專業(yè)技能，還缺乏對該工作的基本認(rèn)識。檔案管理人員是檔案管理工作的主體，他們的水平高低在很大程度上決定了管理水平的高低。因此，目前我國的干部人事檔案管理人員目前存在著以下三方面的突出問題。endprint

首先，大部分單位缺乏專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理工作的邊緣化和不受重視導(dǎo)致很多人都不愿意從事此方面的工作，因此檔案管理隊伍很難壯大；其次，檔案交接工作比較混亂，由于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)普遍較低，導(dǎo)致在信息錄入和處理的過程中出現(xiàn)很多問題；最后，干部人事檔案管理工作的任務(wù)相對較重，很多管理人員卻整天無所事事，缺乏責(zé)任心、工作的積極性和熱情。

三、改進(jìn)干部人事檔案管理工作的有效對策

（一）提高對檔案管理工作的重視

改進(jìn)檔案管理工作的關(guān)鍵就是提升檔案管理意識，引起有關(guān)單位各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視。一方面，在思想上，必須對檔案管理工作重視起來，比如在相關(guān)的工作安排、人事調(diào)動、工資調(diào)整等相關(guān)決策之前必須對其人事檔案信息進(jìn)行充分的了解和認(rèn)識，將干部人事檔案信息充分利用起來；另一方面，必須加大對檔案管理工作的資金投入力度，更新檔案管理工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施和電子設(shè)備，為檔案管理部門配備專業(yè)的、高素質(zhì)的、有責(zé)任感的工作人員，提高單位人事檔案管理的水平和效率。

（二）健全人事檔案管理制度

俗話說，沒有規(guī)矩，不成方圓。對于人事檔案管理工作來說，健全相關(guān)的制度和工作規(guī)范十分重要。針對干部人事檔案管理工作的特點(diǎn)，首先要規(guī)范人事檔案信息的內(nèi)容，干部的檔案信息必須收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政審、黨團(tuán)組織、獎懲、任免、工資等十大類方面的有關(guān)文件材料，防止信息的漏填或缺失；其次，嚴(yán)格規(guī)范人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求。如：1.對收集的歸檔材料，要進(jìn)行認(rèn)真鑒別，不符合歸檔要求的材料不得歸檔；2.歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應(yīng)完整、齊全、真實(shí)、文字清楚、對象明確，寫明承辦單位及時間。凡規(guī)定應(yīng)由組織審查蓋章的，須有組織蓋章，應(yīng)由本人簽名的，須有本人簽名；3.歸檔的材料統(tǒng)一使用A4規(guī)格的辦公紙，文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純蘭色墨水和復(fù)寫紙書寫。再次，提高檔案材料的質(zhì)量，確保信息的真實(shí)性，對于有明顯錯誤或前后信息不符的進(jìn)行核查和核實(shí)工作。最后，規(guī)范檔案整理工作，確保檔案編排有序、分類明確、目錄清晰。

（三）建立科學(xué)高效的人事檔案管理體制

封閉式的檔案管理模式已不再適應(yīng)時代發(fā)展的需要，我們需要建立統(tǒng)一的、流動式的管理模式。針對省、市、縣不同層級建立相應(yīng)的檔案管理中心，將本省、市、縣的干部人事信息集中管理?？茖W(xué)高效的管理在一定程度上節(jié)約了檔案管理成本，將所有的人力資源都統(tǒng)一集中在一個地方，有利于提高人事信息的利用效率，便于人才信息的共享，最大限度地保障人才在整個社會的流動和合理配置。

（四）加快人事檔案管理的信息化建設(shè)

信息化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前人事檔案管理的趨勢，為加快干部人事檔案管理的信息化建設(shè)，首先我們需要引進(jìn)專業(yè)化的、高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才，他們既要精通檔案管理專業(yè)，還要具備相關(guān)的計算機(jī)管理能力。其次，單位要建立完善的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)錄入的效率和動態(tài)信息的采集。此外，檔案管理部門還必須加強(qiáng)檔案信息的安全保密工作，引進(jìn)先進(jìn)的計算機(jī)信息保密技術(shù)，建立保密防護(hù)制度。

四、結(jié)語

隨著時代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，干部人事檔案管理制度存在著一系列的問題亟需解決，改革檔案管理制度已經(jīng)是大勢所趨。本文從管理意識、管理模式、管理制度、管理手段、管理人員等五大方面論述了當(dāng)前檔案管理存在的問題，并針對這些問題，相應(yīng)的提出了一系列積極有效的應(yīng)對策略。

[責(zé)任編輯：盛暑寒]endprint