人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性

韋艷

[摘 要] 隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)社會的不斷發(fā)展與進步，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為各領(lǐng)域提供了先進的技術(shù)支持，有效提高了工作、生產(chǎn)效率與經(jīng)濟效益。在人事檔案管理上，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)同樣具有積極的作用，人事檔案實行數(shù)字化，是當前社會發(fā)展對人事檔案管理的基本需求，更是人事檔案管理工作最大化體現(xiàn)其自身價值與可持續(xù)發(fā)展的必然選擇及趨勢。因此，為了進一步提高人事管理工作的效率，對人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性進行了闡述。

[關(guān) 鍵 詞] 人事檔案；數(shù)字化；重要意義

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）13-0095-01

我國人事檔案管理在不斷發(fā)展過程中，其作用能效與地位越來越高，受到相關(guān)企業(yè)以及組織機構(gòu)單位的高度重視。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展日益成熟的今天，效率是所有事物開展過程中所重視的一個問題，如何才能提高人事管理的綜合水平，實現(xiàn)人事管理可持續(xù)發(fā)展，是目前人事檔案管理人員要深思并急切解決的主要問題。而基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建人事檔案數(shù)字化工作模式，能促進人事檔案管理各項工作的發(fā)展，對人事管理工作具有重要意義，這也是提高人事檔案管理工作效率及綜合水準的有效途徑，因此，人事檔案數(shù)字化勢在必行，以便實現(xiàn)人事檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

一、人事檔案數(shù)字化可促進現(xiàn)代人事管理

人事檔案數(shù)字化對人事檔案管理現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)發(fā)展至關(guān)重要，是其發(fā)展的基礎(chǔ)保障條件。人事檔案數(shù)字化模式，是建立在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的前提下，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，充分科學合理地運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)自身的優(yōu)勢，將傳統(tǒng)手工紙質(zhì)檔案在掃描儀器的輔助下，將所有人事檔案信息成功上傳到電腦中，也可以將這些拍成照片儲存在內(nèi)存卡中，這種保存方式是安全長效的，不會丟失，隨用隨看，方便快捷。將這信息傳到電腦后，通過檔案信息平臺系統(tǒng)，能將這些重要的檔案信息資料統(tǒng)一匯聚到管理系統(tǒng)中，人事檔案信息管理系統(tǒng)的功能全面、能效巨大，不僅能準確便捷地存儲檔案信息，而且包含采集與查找的功能，極大程度地縮短了管理人員的工作時間，比如，在檔案搜集、整理、類別、對外借用等工作，都可以通過檔案信息平臺系統(tǒng)來實現(xiàn)，而且還能實時在線共享，促進了人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

二、人事檔案數(shù)字化可提升管理綜合水平

人事檔案數(shù)字化能有效提高人事檔案管理的整體水平、工作效率以及服務(wù)質(zhì)量，有助于提升管理的綜合水平。過去，檔案都是紙質(zhì)的呈現(xiàn)形式，想要查找相關(guān)檔案信息就要首先找到檔案信息的類別，然后在其中慢慢尋找，隨后再對檔案進行全面分析，這樣的工作流程不僅效率低，同時還會影響分析結(jié)果的科學準確性，并且在檔案的管理、存儲以及使用能效上都有許多不便。而人事檔案實行數(shù)字化模式，將所有檔案信息轉(zhuǎn)換成為電腦所識別的特殊代碼，在查找與使用上都提供了較大的便利條件，不僅能迅速找到所需檔案信息，同時在對關(guān)鍵字搜索時，會把與其有關(guān)的所有信息內(nèi)容呈現(xiàn)出來，精準而全面，可以將人事檔案信息的使用效率發(fā)揮到最大。此外，通過先進的檔案信息管理系統(tǒng)平臺，還具有人事信息申請以及檢索為一體的功能，擺脫了時空的約束及限制，體現(xiàn)了人事檔案管理的與時俱進，同時創(chuàng)新并提高了服務(wù)質(zhì)量，拓展了人事檔案在社會上的利用范疇。

三、人事檔案數(shù)字化可提供信息參考依據(jù)

人事檔案數(shù)字化有助于更好地被挖掘及使用相關(guān)重要信息，為企業(yè)及各機構(gòu)的領(lǐng)導提供有利的信息參考依據(jù)。無論是社會企業(yè)的發(fā)展還是具體的教育機構(gòu)，其重點都是人才的建設(shè)，這樣有利于企業(yè)及院校的現(xiàn)代化發(fā)展進程。因此，如何才能讓領(lǐng)導充分了解人才或員工的基本情況信息，從而使相關(guān)事項的決策更具現(xiàn)實意義，人事檔案管理人員要加強對這一問題的重視。人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化，領(lǐng)導能通過其構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺，隨時對自己所需的信息進行搜索，找到相關(guān)內(nèi)容，并能將個人信息標注得極為詳細，除了基本信息還包括個人成就等，高效、方便、全面。同時，還能對信息按照類別以及內(nèi)容等方面，進行快速準確整理，為其他工作提供有利參考數(shù)值，更有利于人才各方面能力的提升。

四、人事檔案數(shù)字化可加強安全信息建設(shè)

人事檔案數(shù)字化屬于安全信息建設(shè)中的重要組成部分，是確保人事檔案管理安全的前提條件。人事檔案管理由于工作流程繁瑣，工作內(nèi)容復雜多樣，在對檔案信息進行采集、整理、分類、保存以及使用時，會因為自己的忽視而造成相關(guān)工作的遺漏，埋下安全隱患，不利于人事檔案管理的發(fā)展，對檔案信息的安全更是產(chǎn)生了嚴重的威脅。因此，人事檔案管理通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺，能建立信息保護密碼鎖，并能將所有信息內(nèi)容或是一切數(shù)據(jù)進行無限備份，以免發(fā)生緊急情況造成系統(tǒng)黑屏或是被病毒入侵，造成數(shù)據(jù)丟失。通過設(shè)置密碼，想要進入平臺查找資料，就要輸入正確的密碼，充分提高并加強了人事檔案信息的安全性。

綜上所述，人事檔案數(shù)字化對人事檔案管理具有重要意義，不僅能促進人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，同時還能為管理決策提供相關(guān)的信息參考依據(jù)，提高檔案信息安全，從而全面提升人事檔案管理水平，實現(xiàn)其可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

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