Excel實(shí)用中的小技巧

錢愛玉

摘要：我本是計(jì)算機(jī)科班出生，從事計(jì)算機(jī)教育工作，后來由于工作需要被調(diào)到財(cái)務(wù)室工作。因?yàn)樨?cái)務(wù)室又兼管些人事等表格，需要填報(bào)各種教育局、財(cái)政局報(bào)表如：教職工登記表、工資年報(bào)、統(tǒng)計(jì)年報(bào)、職工崗位手冊、資產(chǎn)登記等。我在實(shí)際使用這些Excel文件時(shí)獲得一些小經(jīng)驗(yàn)和小技巧。現(xiàn)分享給大家，希望給大家?guī)硇椭?/p>

關(guān)鍵詞：Excel;實(shí)用技巧;

中圖分類號(hào)：TP391.13 ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? 文章編號(hào)：1672-9129（2017）16-0009-01

Abstract： I was born in computer science class， engaged in computer education work， later due to work needs to be transferred to the finance office. Because the Finance Office also manages some personnel and other forms， it is necessary to fill in various forms of the Education Bureau and the Finance Bureau， such as： the staff registration form， salary annual report， statistical annual report， employee position manual， and asset registration. I got a little experience and tips when I actually used these Excel files. Now to share with you， hope to bring you some help.

Key words：Excel;Practical skills

1 10月問題

人事表格中有很多地方需要填寫出生年月。在Excel中，我們把1973年10月輸入電腦中就會(huì)輸入1973.10，但當(dāng)我們再看時(shí)往往會(huì)顯示成1973.1，那么10月就成了1月了。我的經(jīng)驗(yàn)是把這一列拉寬點(diǎn)，但由于表格一般安排比較滿，那么把這一列設(shè)成兩位小數(shù)是最好的方法。先選中該單元格（也可以同時(shí)選擇多個(gè)單元格），然后右鍵–>選擇“設(shè)置單元格格式”，在彈出的“單元格格式”窗口中選擇“數(shù)字”，然后在“數(shù)值”中選擇“小數(shù)位位數(shù)”為2即可。

2 小數(shù)位四舍五入的問題

在Excel實(shí)際使用中，有時(shí)根據(jù)需要要把字打大點(diǎn)，但這樣會(huì)出現(xiàn)一個(gè)問題，小數(shù)位數(shù)字會(huì)自動(dòng)四舍五入。在財(cái)務(wù)報(bào)表中，可能會(huì)導(dǎo)致打印出來的數(shù)字人工計(jì)算出來的合計(jì)數(shù)與電腦中顯示出來的合計(jì)數(shù)不同，盡管只有一點(diǎn)點(diǎn)誤差，但這幾毛錢的誤差在財(cái)務(wù)上也是不允許的，財(cái)務(wù)上要絕對的相等，一分錢的誤差也不行。所以我的經(jīng)驗(yàn)是把合計(jì)那一列，通常是最后一列拉寬一點(diǎn)，不要讓合計(jì)數(shù)有顯示上的四舍五入，或者直接設(shè)置好這一列的小數(shù)位數(shù)為兩位。

3 身份證后幾位亂碼問題

在填各種表格時(shí) ， 用Excel中直接輸入身份證號(hào)的時(shí)候不會(huì)正確的顯示身份證號(hào)碼，顯示的而是一串沒用的亂碼，比如：4.22115E+17，我這里教大家兩種解決辦法。

方法一、設(shè)置單元格格式以文本方式

（1）先選中需要輸入身份證號(hào)的單元格（也可以同時(shí)選擇多個(gè)單元格），然后右鍵–>選擇“設(shè)置單元格格式”

（2）在彈出的“單元格格式”窗口中選擇“數(shù)字”，然后在“分類”中選擇“文本”確定即可。設(shè)置完成后，再在剛才設(shè)置好的單元格中輸入身份證號(hào)，就可以了

方法二、單元格中輸入單引號(hào)。在需要輸入身份證號(hào)的單元格中輸入" ' "單引號(hào)，然后再輸入身份證號(hào)碼，即可正確的輸入。這里方法二更簡單一些。

4 自動(dòng)換行問題

有時(shí)根據(jù)需要要一行顯示兩小行或多行，為了能更好顯示效果，需要自動(dòng)換行。我的經(jīng)驗(yàn)是把全列設(shè)成字符型，再選中需要的單元格（也可以同時(shí)選擇多個(gè)單元格），然后右鍵–>選擇“設(shè)置單元格格式”，在彈出的“單元格格式”窗口中選擇“對齊”，然后在“文本控制”中的“自動(dòng)換行”前點(diǎn)選對勾。

5 每頁顯示表頭

在實(shí)際人事等信息里，常有很多行表格信息，在電子版里我們只能要一個(gè)表頭，而在實(shí)際打印上交的表格中，要求每一頁都有表頭，這樣才看得清楚明白。那么我們就要在“頁面布局”中選“打印標(biāo)題”，在彈出的“頁面設(shè)置”窗口中選“工作表”，再在打印區(qū)域中輸入標(biāo)題所在的行，如只第一行就輸入MYM1： MYM1，標(biāo)題行含第一行和第二行，就輸入MYM1： MYM2，依此類推。也可以把光標(biāo)停在打印區(qū)域中，用鼠標(biāo)選中標(biāo)題所在的所有行即可。

6 利用公試整體轉(zhuǎn)換

有時(shí)我們填一些表格時(shí)有一些舊有的數(shù)據(jù)，但格式卻不同，那么我們可以利用這些舊數(shù)據(jù)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。比如以前的表格中有這樣的時(shí)間信息1999.11，但現(xiàn)在要求輸入這樣的時(shí)間格式1999-11-01，那么我們可以利用公式對其進(jìn)行整體轉(zhuǎn)換。在Excel中假如1999.11在A1單元格，要輸入的1999-11-01在B1單元格，那們我們可以在B1設(shè)置這樣的公式： =LEFT（A1，4）&"-"&RIGHT（A1，2）&"-01"，然后在B1單元格中已經(jīng)出現(xiàn)了函數(shù)的結(jié)果后，我們將鼠標(biāo)放置到它的右下角，待光標(biāo)呈黑色實(shí)心十字形時(shí)向下拖動(dòng)，到合適的位置為止。不熟習(xí)的也可以這樣操作：在B1輸入格中選函數(shù)，在彈出的“插入函數(shù)”窗口中看“或選擇類別”的“常用函數(shù)”中有無LEFT函數(shù)、RIGHT函數(shù)，如果沒有選“全部”，所有函數(shù)會(huì)顯示出來，再選中LEFT函數(shù)，點(diǎn)“確定”，在彈出的“函數(shù)參數(shù)”窗口中，text中點(diǎn)選A1單元格，num_chars中輸入4，點(diǎn)“確定”，再繼續(xù)在B1輸入&"-"&，再點(diǎn)選函數(shù)，在彈出的“插入函數(shù)”窗口中看“或選擇類別”的“常用函數(shù)”中選中RIGHT函數(shù)，點(diǎn)“確定”，在彈出的“函數(shù)參數(shù)”窗口中，text中點(diǎn)選A1單元格，num_chars中輸入2，點(diǎn)“確定”，再繼續(xù)在B1輸入&"-01"，然后在B1單元格中已經(jīng)出現(xiàn)了函數(shù)的結(jié)果后，我們將鼠標(biāo)放置到它的右下角，待光標(biāo)呈黑色實(shí)心十字形時(shí)向下拖動(dòng)，到合適的位置為止。

這里&是文本連接符 ，比如：A1 是10，B1是20 ，那么C1=A1 & B1 = 1020

在Excel表格中，有個(gè)截取字符串函數(shù)，其中包括LEFT函數(shù)、RIGHT函數(shù)與MID函數(shù)，接下來就為大家剖析一下LEFT、RIGHT函數(shù)的使用方法。

函數(shù)名稱：LEFT

主要功能：從一個(gè)文本字符串的第一個(gè)字符開始，截取指定數(shù)目的字符。

使用格式：LEFT（text，num_chars）

參數(shù)說明：text代表要截字符的字符串;num_chars代表給定的截取數(shù)目。

參考文獻(xiàn)：

[1]在EXCEL中快速選定單元格區(qū)域[J]. 宋志明.電腦知識(shí)與技術(shù)（經(jīng)驗(yàn)技巧）. 2009（09）