淺談高校教學管理中教學秘書工作的重要性

荊少萍

在高校教學管理中，教學秘書是系領(lǐng)導實施、組織教學計劃的助手，是教師與學生之間的橋梁和紐帶。由于教學工作是高校的核心工作之一，所以保障教學秩序的正常運轉(zhuǎn)、有序進行是高校管理工作的中心內(nèi)容。教學管理有力地支撐和保證著課內(nèi)外教學的有序進行，成為高校管理工作的中心內(nèi)容，在貫徹國家教育方針、穩(wěn)定教學秩序、提高教學效率、保證教學質(zhì)量、培養(yǎng)全面發(fā)展的合格人才等方面起著重要的作用。教學秘書是教務管理工作中不可缺少的角色，是教學管理的中堅力量。

一、教學秘書崗位的重要性

教學秘書是高校各系具體負責教學計劃和教學任務安排、成績管理、教材管理、考試管理、畢業(yè)論文（畢業(yè)設(shè)計）管理和日常教務工作的管理人員，是教學管理的直接參與者，是學院教務工作與系教學活動之間、教師和學生之間的信息傳遞者，具有上令下達、下情上奏的溝通作用。

二、教學秘書的具體職責

1、是每個學期中期安排下一學期的教學工作，編寫開課計劃表、開課通知等，并及時將相關(guān)表格上交教務處統(tǒng)一安排，協(xié)助教務處安排上課時間和教室，向任課教室發(fā)放新學期課程表，開學后的前兩周，了解和掌握新課表的循環(huán)情況，出現(xiàn)問題及時與教務處取得聯(lián)系，以便及時解決。

2、選修課管理工作。每學期結(jié)束前組織下學期準備開設(shè)選修課的教師，及時向?qū)W生介紹選修課的主要內(nèi)容和課程要求，匯總各門課的預選修學生人數(shù)，確定可以開出的課程，并做好相關(guān)的開課準備工作，在開學后兩周內(nèi)，做好學生選修課課程最終的選、退工作。目前，我校執(zhí)行的都是網(wǎng)上選課，教學秘書應讓學生們充分認識到網(wǎng)上選課的重要性，學校教務處通知學生網(wǎng)上選課時間段后，教學秘書要及時通知學生并通知輔導員，督促輔導員檢查學生網(wǎng)上選課的情況，盡可能減少學生選錯課、漏選課。

3、教材管理。在學期結(jié)束前做好下學期教材訂購工作，協(xié)助各教研室、各任課教師落實教學用書及講義事項，將歷年使用過的教材歸檔。及時了解最新教材建設(shè)動態(tài)，推薦教師優(yōu)先選用獲獎教材、優(yōu)秀教材及近三年出版教材和國家教委推薦使用的教材，同時協(xié)助本單位有能力的教師做好自編教材、自編講義等教材建設(shè)工作。

4、學生成績和學籍管理。每學期期末，教學秘書按照本學期開設(shè)的歸本系管理的所有課程和任課教師、班級，制定學生成績冊，及時的把學生成績錄入電腦，保存至教務系統(tǒng)，方便學生查看自己的成績。并將考試卷子存檔。

5、其他教務工作，包括考試安排、學生學籍、日常的教學安排及調(diào)整、畢業(yè)生畢業(yè)論文及相關(guān)工作，都是教學秘書的工作范圍。

三、教學秘書應具備的基本素質(zhì)

1、良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。教學秘書從事具體的教學事物，工作量大，事物繁瑣，時間要求嚴格，稍有疏忽就會造成教學事故，這就要求教學秘書熱愛本職工作，有較強的事業(yè)心和責任感，用于吃苦，樂于為學生和教師服務。

2、較強的組織與協(xié)調(diào)能力，對教學秘書而言，這種素質(zhì)顯得尤為重要。因為教學活動是一個不斷變化的動態(tài)過程，周期長，牽涉面廣，教學秘書要敏于觀察，勤于思考，善于謀劃，協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，調(diào)動各方面的教學積極性，提高教學效果。

3、較好的業(yè)務素質(zhì)與文化素質(zhì)。良好的業(yè)務和文化素質(zhì)是教學秘書履行職責的基本要求，業(yè)務與文化素質(zhì)應當包括：掌握現(xiàn)代管理科學知識和高等教育教學管理理論，熟悉學校的各種教學管理規(guī)章制度和本學院專業(yè)的教學計劃與課程設(shè)置，了解本學院大概的專業(yè)知識，具備一定的語言文字表達能力和計算機應用操作技能以及科學調(diào)研與應變能力。

4、健全的體魄和健全的心里。這是教學秘書工作的基本保證，只有具備這一條件，教學秘書才能保持旺盛的精力及樂觀的態(tài)度，把時間和精力投入到繁瑣的教學管理中去。

四、如何做好系教學秘書工作

1、提高自己的綜合素質(zhì)，加強思想道德教育，提高教學秘書的服務意識。良好的政治思想素質(zhì)和職業(yè)道德是做好教務工作的基本保障。新時期高校教學秘書應當具有高度的政治覺悟和高尚的道德情操，面對繁雜的事務性工作，還必須有高度的責任感和強烈的事業(yè)心。在教務管理工作中，要認真貫徹落實黨的教育方針和相關(guān)政策，愛崗敬業(yè)、無私奉獻、勤勤懇懇、任勞任怨，全心全意為黨的教育事業(yè)服務。其次，必須提高科學管理水平，做好教學工作，需要多方面的文化科學知識，尤其是教育行政管理和教學管理的專門知識，只有具備了這方面的知識才能建立緊跟時代脈搏的教育思想和教育觀念。

2、宏觀把握教學管理的整體性。教學秘書的工作是協(xié)助系領(lǐng)導按照教學大綱編制教學計劃，編制課程表及其他教學管理工作。要很好地完成這項工作，使之成為整個教學管理機制中不可取代的重要環(huán)節(jié)，充分發(fā)揮它的功能，就必須從宏觀上把握教學管理的體制性。首先，要吃透上級精神，深刻領(lǐng)會上級領(lǐng)導對高等教育所制定的各項方針、政策、培養(yǎng)目標和課程設(shè)置的原則，做到立足本職，胸懷全局。其次，要注意系與系、教研室以及各年級教學班之間的相互關(guān)系。再次，在前兩者基礎(chǔ)上，摸清各方面的情況，建立自己的工作方位和工作重點，當好教學運行管理中的調(diào)度人。

3、不斷總結(jié)摸索教學管理中的規(guī)律性。教學秘書的主要職責和任務是按照教學計劃編制每學期的開課計劃并組織實施，同時還要監(jiān)督、檢查日常教學中執(zhí)行的情況。工作雖然繁雜，卻有規(guī)律可循。例如組織上學期期末考試不及格學生不考、整理試卷、征訂教材等，都有固定的時間節(jié)點和固定的步驟，掌握規(guī)律就可以有序進行。

4、要有前瞻性。教學管理工作從工作性質(zhì)上看，是一項時間性很強的工作，具體干起來，又是那樣繁雜、瑣碎、急迫。所以干工作必須要頭腦清晰，各項工作做到準確無誤，任何細枝末節(jié)都不能疏忽，對每一個階段的教學工作要做到心中有數(shù)，發(fā)揮自己的主觀能能動性，分清工作的的輕重緩急，合理安排時間，工作早動手，才不至于陷入被動，匆忙決策。工作有條不紊的進行，才能達到最大效率。另外就是要保持積極的工作態(tài)度，高昂的情緒，認真不懈的最好每一件事，不打不準備之仗，把工作都做在教學開始之前，規(guī)避可能出現(xiàn)的問題，并做好應對措施，保證教學工作的正常進行。常年高標準、嚴要求是教學秘書工作順利進行的重要保證。

5、樹立真心實意為教學服務的思想。樹立為教學一線服務的思想是基于教學管理根本任務的要求。教學秘書必須加強對教師和學生的主體地位的認識。教學管理工作項目繁多，比較雜亂，大多需要教師和學生同教學管理人員協(xié)作完成，這就要求教學秘書從自身做起，牢固樹立起服務于教學的思想，并轉(zhuǎn)化為實際行動。經(jīng)常了解學生們的需求，解決學生們的困難，征求學生們的意見與建議，完善工作安排。并且通過高效的工作不斷完善自身修養(yǎng)，提高工作能力。

6、建立健全教學檔案和教學信息庫。在日常的教學管理工作中經(jīng)常注意收集有關(guān)的資料及數(shù)據(jù)，并及時進行整理、統(tǒng)計、歸檔。教學秘書必須建立起多種信息檔案，例如：1、教學方面。各學期所開設(shè)的課程的門數(shù)，每個學期的教學計劃，每位老師的授課情況，校內(nèi)互聘老師的情況以及外聘老師的情況等。2、學生學籍檔案方面。學生花名冊、成績冊、學生退學、休學、轉(zhuǎn)學、大學生征兵入伍情況。優(yōu)秀干部選拔、三好學生、評定獎學金等情況。3、教學業(yè)務檔案。大學生創(chuàng)業(yè)項目、教學改革、優(yōu)秀課程、教學項目研究及成果等情況。各項數(shù)據(jù)的手機，都要求教學秘書樹立全新的意識和觀念，不斷的改進工作方法，與時俱進，發(fā)揮工作的主動性、積極性和創(chuàng)造性，才能更好的承擔起教學秘書的工作職責，更好的為教學管理服務。

總之，要提高高校的教學管理水平，教學秘書隊伍的工作應當?shù)玫郊訌姾驼J可，學校各級領(lǐng)導應正確認識教學秘書工作的性質(zhì)、地位、職能、任務，結(jié)合學校實際建設(shè)好這只隊伍，發(fā)揮其在穩(wěn)定教學秩序、深化教學改革、提高教學質(zhì)量、服務師生、全面推進學校發(fā)展中的積極作用。

（作者單位：運城學院經(jīng)濟管理系）