水利工程檔案管理的信息化建設(shè)

張艷莉

【摘要】隨著社會(huì)的發(fā)展以及人們的生活水平提高，如今這個(gè)社會(huì)，已經(jīng)是一個(gè)信息化的時(shí)代。在這樣的時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)信息就是一種取之不盡、用之不竭的資源，而且網(wǎng)絡(luò)在科技、生活當(dāng)中也得到了廣泛的應(yīng)用，不僅對(duì)社會(huì)的發(fā)展起著非常大的促進(jìn)作用，也給人們的生活帶來(lái)很大的便利。本文論述了水利工程檔案管理的信息化建設(shè)，以及如何應(yīng)用信息化的方式，更好地對(duì)水利工程的檔案進(jìn)行管理。

【關(guān)鍵詞】水利工程；檔案管理；信息化建設(shè)

水利工程的檔案管理工作影響著整個(gè)水利事業(yè)，水利工程的檔案涉及到各方面的材料以及整個(gè)水利工程的進(jìn)展，有比較大的參考價(jià)值以及研究?jī)r(jià)值，而這種能夠?qū)⑺こ探ㄔO(shè)的詳細(xì)情況進(jìn)行反映的文檔材料，其管理的工作也比較重要。

一、信息化水利工程檔案管理的重要意義

隨著科技的進(jìn)步、網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，水利工程的電子資料同紙質(zhì)資料一樣，漸漸地成為了保存水利檔案的不可替代的部分，而且電子資料在水利檔案管理中的地位越來(lái)越重要，電子資料檔案和紙質(zhì)資料檔案可以優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，缺一不可。信息化管理水利工程檔案有很多的好處，包括儲(chǔ)存的信息量豐富、便于查詢、占用比較小的體積等好處。所以，在對(duì)水利工程對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，可以應(yīng)用信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這樣檔案保存和收集的實(shí)效性和齊全性可以得到提高。在一定程度上，還能將檔案信息的利用率提高，特別在抗旱防汛中能夠起到非常重要的作用。實(shí)施信息化管理建設(shè)水利檔案，能夠使得檔案和文書(shū)實(shí)現(xiàn)一體化管理，通過(guò)數(shù)字化一次性輸入查詢，可以有效地將搜索時(shí)間縮短，這對(duì)檔案的工作人員管理檔案起著非常大的幫助作用，從而讓檔案的利用率得到提高。完善信息化管理檔案，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，便于查詢檔案的內(nèi)容。

二、信息化檔案管理存在的問(wèn)題

當(dāng)前，在推動(dòng)信息化管理水利檔案的進(jìn)程中還存在一些問(wèn)題，特別是在我國(guó)水管部門(mén)和新疆等偏遠(yuǎn)地區(qū)，主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：第一，建設(shè)信息化水利工程檔案沒(méi)有形成統(tǒng)一的規(guī)范。比如不規(guī)范的案卷目錄內(nèi)容、不規(guī)范的檔案編號(hào)、少了目錄號(hào)。第二點(diǎn)就是沒(méi)能夠充分地將信息化系統(tǒng)的設(shè)備功能利用起來(lái)。第三就是沒(méi)有集中分布水利工程的檔案信息，致使各部門(mén)不能實(shí)現(xiàn)共享。第四，從事檔案管理的工作人員沒(méi)有足夠的工作能力能夠適應(yīng)現(xiàn)代信息化檔案管理的工作，即使信息化不斷地在發(fā)展，但是有些數(shù)據(jù)庫(kù)只能用來(lái)檢索目錄，而且由于檔案管理工作人員沒(méi)有進(jìn)行過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，所以信息化管理收集資料、將信息檔案歸納整理和網(wǎng)上答疑的業(yè)務(wù)能力還不具備。

三、實(shí)現(xiàn)信息化管理的對(duì)策

（一）強(qiáng)化現(xiàn)代信息化管理檔案的意識(shí)

從始至終，廣大群眾對(duì)水利工程的管理形成的都是比較淺顯的認(rèn)識(shí)，這也直接的阻礙檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程，也使得檔案工作與時(shí)代共同發(fā)展的腳步受到了一定程度的影響。而要想改變這種狀況，就得轉(zhuǎn)變這個(gè)行業(yè)一直被動(dòng)的觀念，在管理水利工程的檔案管理工作時(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)行改革，摒棄傳統(tǒng)的管理觀念。并在管理檔案工作時(shí)，適時(shí)地將先進(jìn)的管理檔案的技術(shù)引進(jìn)，使得信息化管理的意識(shí)得到加強(qiáng)。還有要同相關(guān)管理工作的系統(tǒng)軟件結(jié)合在一起，設(shè)立一個(gè)主管負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)信息化網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的規(guī)劃進(jìn)行討論，確立下來(lái)發(fā)展規(guī)劃的幾個(gè)階段。為解決信息化管理檔案過(guò)程中遇到的困難和不足，要將集體的智慧充分發(fā)揮出來(lái)，讓水利工程檔案管理發(fā)揮出應(yīng)有的作用，為后續(xù)工作的開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）強(qiáng)化水利工程資料的整理和收集的工作

水利工程檔案的各種特點(diǎn)致使水利工程的資料難以采集、難以歸檔，所以要想實(shí)現(xiàn)信息化管理檔案首先要做的就是強(qiáng)化新疆等區(qū)域水利工程材料的整理和收集的工作。在對(duì)檔案進(jìn)行采集的過(guò)程中，針對(duì)不同的水利工程項(xiàng)目，可以利用分階段采集以及追蹤采集等兩種方式。追蹤采集的方式適用于周期不長(zhǎng)的水利工程，可以快速的將項(xiàng)目進(jìn)行整理，有很強(qiáng)的目的性，快速的采集速度，這樣就不會(huì)因?yàn)闀r(shí)間的拖延而致使文件資料的遺缺。而分階段采集的方式適用于周期比較長(zhǎng)的項(xiàng)目的文件材料，所以在進(jìn)行采集的過(guò)程中，要對(duì)采集的內(nèi)容和時(shí)間段進(jìn)行明確規(guī)定，防止水利工程的初始資料丟失的情況發(fā)生，確保水利工程的完整性和連貫性。此外，在完成檔案采集工作后，還要強(qiáng)化檔案的整理，整理完畢之后，主管部門(mén)要對(duì)檔案管理人員整理歸檔錄影錄像和電子文檔的工作進(jìn)行全面的指導(dǎo)。為方便日后能迅速查詢，要編制好檔案號(hào)（分類(lèi)號(hào)、工程代號(hào)、案宗號(hào)）。

（三）強(qiáng)化建設(shè)檔案的信息庫(kù)，確保檔案材料的安全性

信息化的檔案系統(tǒng)，仍舊處在發(fā)展的初級(jí)階段，而要想完全實(shí)現(xiàn)信息化管理檔案，還要將檔案的信息庫(kù)進(jìn)行完善，使得信息化水利檔案的設(shè)備系統(tǒng)的配置得到強(qiáng)化，比如復(fù)印機(jī)、檔案防磁柜、掃描錄音設(shè)備、電腦還有其他信息化檔案管理需要的設(shè)備和系統(tǒng)。要改進(jìn)和升級(jí)綜合的信息庫(kù)，各部門(mén)要建立起水利工程信息的目錄庫(kù)，通過(guò)連接電子網(wǎng)絡(luò)形成開(kāi)放的局域網(wǎng)，這樣會(huì)使得水利工程管理工作的效率大大地提高。

（四）針對(duì)性的對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)

要實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，人才也是關(guān)鍵的因素。在任何行業(yè)，人才都占據(jù)了重要的地位，所以要建設(shè)信息化檔案，最重要的就是要對(duì)人才進(jìn)行培養(yǎng)。使得信息化發(fā)展的主要力量就是建設(shè)一支計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍。管理人員的業(yè)務(wù)能夠?qū)φ麄€(gè)信息化管理檔案的水平有很大的影響，所以要針對(duì)信息化水利檔案的特點(diǎn)和發(fā)展現(xiàn)狀，加大招納信息化水利檔案管理的人才的力度，建設(shè)一支高的業(yè)務(wù)水平、凝聚力強(qiáng)的水利工程檔案管理隊(duì)伍，推動(dòng)信息化管理檔案的發(fā)展進(jìn)程。另外，水利的部門(mén)還可以針對(duì)性的對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使得員工的技能得到提高，充分調(diào)動(dòng)起管理工作的積極性。

四、結(jié)束語(yǔ)

雖然，在實(shí)現(xiàn)信息化管理檔案的過(guò)程中還存在一些問(wèn)題，但是從整體上來(lái)看， 還是有比較樂(lè)觀的前景。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，必然會(huì)促進(jìn)信息化管理水利工程檔案的進(jìn)程。在新的形勢(shì)下，水利部門(mén)要摒棄傳統(tǒng)的管理模式，才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

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