淺談會計檔案的規(guī)范化管理

摘要：本文從現(xiàn)階段我國會計檔案管理工作中存在的問題進行分析，進而指出有效提高會計檔案管理規(guī)范化的有效措施。

關(guān)鍵詞：會計檔案；管理；問題；措施

一、現(xiàn)階段，我國會計檔案管理工作中存在的問題

（一）會計檔案歸檔不及時

我國《檔案法》等相關(guān)法律規(guī)定，本單位必須要對立卷歸檔的材料，必須按照相關(guān)規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或是檔案工作人員進行移交，集中管理，任何人不能將其據(jù)為己有或是拒絕歸檔。但是在實際操作過程中，很多單位或是企業(yè)都存在將會計檔案保存在本單位財務(wù)室，沒有進行及時移交的現(xiàn)象，有的單位甚至是由個人進行單獨保管的。這就造成部分財務(wù)人員將會計檔案作為私有財產(chǎn)的問題，給檔案集中管理工作造成很大的阻礙。

（二）會計檔案立卷缺乏嚴謹性

在檔案管理工作中，立卷的嚴謹性和規(guī)范性直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量和效果。通過檔案立卷將同一類型的文件材料，根據(jù)他們之間的聯(lián)系進行有機組合，這樣以便日后的查找。但是在實際操作過程中很多單位都存在檔案立卷不嚴謹?shù)默F(xiàn)象，例如記賬憑證中沒有按照日期的先后順序進行排列，或是案卷中金屬物沒有按照規(guī)定取出等。

（三）會計檔案未能按照規(guī)定進行銷毀

我國相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，會計檔案的保管期限分為永久性和定期兩類。工作人員對定期檔案進行保管時，一旦規(guī)定期滿時，要立即按照相關(guān)程序和規(guī)定對定期檔案進行徹底銷毀。但是在實際操作過程中，很多部門未能嚴格按照規(guī)定對定期檔案進行銷毀。例如在沒有申請報告，或是領(lǐng)導(dǎo)簽字的情況下，工作人員擅自進行檔案的銷毀。

（四）會計檔案管理缺乏規(guī)范性

雖然我國已經(jīng)建立完善的檔案管理法律法規(guī)，但是很多單位或是企業(yè)由于管理人員缺乏對檔案管理工作的重視，未能根據(jù)自身的實際情況，建立完善的檔案管理制度，或是制度流于形式。例如未能及時對立卷進行整理，很多單位只有在年終時才會對會計檔案進行有效的整理，將財會方面的文件隨意亂放，未能進行整理和歸檔。或是未能按照相關(guān)檔案歸檔程序進行操作，造成檔案丟失，或是不完整的現(xiàn)象。

二、有效提高檔案管理規(guī)范化的有效措施

（一）加強對檔案管理的重視，強化組織建設(shè)

為了更加有效的提高檔案管理工作的規(guī)范性，相關(guān)單位管理人員一定要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理意識，意識到會計檔案管理工作的重要性，根據(jù)自身單位的實際情況，將會計檔案管理工作列入重要議事日程之中，在實際操作過程中，要做到以下幾點：首先，單位管理人員要選派一名專業(yè)的分管領(lǐng)導(dǎo)，由所有科室負責(zé)人和檔案管理工作人員組成監(jiān)督小組，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺。明確小組各個成員的職責(zé)和工作內(nèi)容，分工細化，采取崗位責(zé)任制，將責(zé)任落實到人，以此提高工作人員的責(zé)任感。其次，要有專業(yè)的工作人員開展日常工作。單位要根據(jù)自身單位檔案工作的實際情況和需求，選派合理的檔案工作人員，由其負責(zé)檔案管理的日常工作，要求其做到會計檔案隨時產(chǎn)生，隨時立卷，及時裝訂，有效歸檔。最后，單位要建立完善的檔案管理制度，加強對工作人員的行為監(jiān)督與管理。同時要建立和完善必要的檢索工具，例如會計檔案歸檔登記簿等，做好相應(yīng)的記錄，方便檢查工作的開展。單位一定要加強對檔案管理工作的資金投入，引進先進的管理設(shè)備。

（二）加強宣傳，強化法制建設(shè)

相關(guān)單位一定要根據(jù)我國檔案管理的相關(guān)法律規(guī)定，加大檔案管理方面相關(guān)知識的宣傳力度，同時做到與時俱進，不斷學(xué)習(xí)和先進的檔案管理觀念，嚴格規(guī)范自身的行為，按照相關(guān)法律法規(guī)辦事。相關(guān)事業(yè)單位或企業(yè)一定要堅持集中統(tǒng)一管理的原則，避免出現(xiàn)不歸檔或是據(jù)為己有的行為出現(xiàn)。根據(jù)自身單位或是企業(yè)的實際情況，建立完善的檔案管理體系和監(jiān)督機制，加強對工作人員行為的監(jiān)督與管理，將責(zé)任制落實到實處。單位要通過多種有效的方式宣傳檔案相關(guān)的法律法規(guī)，管理人員尤其是領(lǐng)導(dǎo)人員一定要意識到檔案管理工作的重要性，嚴格規(guī)范自身的行為，按照相關(guān)程序和流程進行操作，保證檔案的完整性與精確性。定期對檔案管理人員進行專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有效提高其綜合素質(zhì)。單位要定期為檔案管理人員提供專業(yè)培訓(xùn)的平臺和機會。定期邀請專業(yè)人士到單位進行現(xiàn)場指導(dǎo)。同時各個部門一定要加強之間的溝通交流，相互配合，有效提高單位檔案管理工作的水平。

（三）加強管理，強化功能建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的創(chuàng)新與完善，更多先進的檔案管理技術(shù)和設(shè)備得到創(chuàng)新與應(yīng)用。因此相關(guān)單位一定要加強對檔案管理的資金投入力度，在強化會計檔案規(guī)范管理的基礎(chǔ)上，采取檔案相關(guān)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)的方式，建立完善的電子備查登記簿。同時提供備份數(shù)據(jù)的時間、保管方式等信息。管理人員要定期對磁性介質(zhì)信息進行檢查與修復(fù)，以保證檔案信息的完整性。

三、總結(jié)

綜上所述，隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，會計檔案的作用更加的突出。因此相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)人員一定要意識到檔案管理的重要性。根據(jù)自身單位的實際情況，建立完善的檔案管理制度，嚴格規(guī)范工作人員的行為，使其按照相關(guān)程序和流程進行檔案管理工作的 操作。同時要加強對會計檔案管理的資金投入，引進先進的技術(shù)和設(shè)備，有效提高自身單位檔案管理的水平。定期對檔案管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，樹立其強烈的責(zé)任感，通過多種有效的方式提高自身單位檔案管理能力和水平。

參考文獻：

[1]俞嵐.淺談會計檔案管理規(guī)范化[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2014.

[2]王秋華.淺談會計檔案管理工作規(guī)范化[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息， 2009（23）：194-194.

作者簡介：卿?。?969–），女，廣西桂林陽朔人，中專學(xué)歷，助理會計師，研究方向：財務(wù)會計。