建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收的意義探討

肖夢(mèng)蝶

摘要：建設(shè)工程檔案作為城建檔案的重要組成部分，是建設(shè)項(xiàng)目管理、維護(hù)、改建等工程的重要依據(jù)，建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收則是保證工程檔案準(zhǔn)確性和完整性的重要環(huán)節(jié)。本文以湛江市鑒江水利工程為例，分析建設(shè)工程檔案所包含的資料，針對(duì)建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收的意義展開重點(diǎn)探討。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；檔案預(yù)驗(yàn)收；意義

驗(yàn)收環(huán)節(jié)作為水利建設(shè)工程的核心節(jié)點(diǎn)程序，從宏觀上看，通過(guò)驗(yàn)收這一環(huán)節(jié)即可為工程的建設(shè)畫上句號(hào)。驗(yàn)收游客分為預(yù)驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收兩個(gè)階段，而預(yù)驗(yàn)收作為竣工驗(yàn)收的前置性條件，屬政府驗(yàn)收范疇。我國(guó)《水利工程建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收管理規(guī)定》中明確了檔案預(yù)驗(yàn)收的必要性，在廣東省地區(qū)也制定了相關(guān)的地方性法規(guī)加以約束，有著極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、建設(shè)工程檔案所包含的資料

（一）工程的準(zhǔn)備文件

水利建設(shè)單位在辦理建設(shè)項(xiàng)目的過(guò)程里所產(chǎn)生的所有資料和信息，包含立項(xiàng)文件、征地和拆遷文件、建設(shè)用地；設(shè)計(jì)、勘察與測(cè)繪文件；合同文件、招投標(biāo)以及審批性文件資料等。

（二）監(jiān)理文件

監(jiān)理單位在工程建立的過(guò)程里所形成的一系列資料，包括工程監(jiān)管報(bào)告、進(jìn)度控制情況、工程質(zhì)量報(bào)告和投資控制信息等。

（三）施工文件

項(xiàng)目的施工技術(shù)管理、水利混凝土施工、U型槽施工等。

（四）竣工圖紙

水利工程在驗(yàn)收后，能夠真實(shí)反應(yīng)項(xiàng)目建成效果的圖紙，包括整體工程、各分項(xiàng)工程、泵站工程、堤防工程、水閘等，以及一些專業(yè)技術(shù)性的，能夠反映出項(xiàng)目地基情況、設(shè)備安裝情況的、項(xiàng)目運(yùn)行情況的文件資料，以作為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、改建、擴(kuò)建和維護(hù)的依據(jù)，是檔案的核心[1]。

（五）竣工文件

水利單位在項(xiàng)目竣工辦理的過(guò)程中所形成的所有材料，包括各分項(xiàng)的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢查記錄和四大報(bào)告等。

（六）電子與聲像檔案

所移交的檔案按文件范圍應(yīng)當(dāng)與規(guī)范的范圍一致，聲像檔案則包括建設(shè)活動(dòng)、施工情況等具備保存意義的資料。

二、建設(shè)工程答案預(yù)驗(yàn)收的意義

（一）是保證檔案完整性和準(zhǔn)確性的關(guān)鍵

在以往的工程建設(shè)中，施工方往往并不重視檔案的收集與管理，并未設(shè)置專人進(jìn)行檔案管理，在工程竣工完成后，文件資料嚴(yán)重混亂、缺失，嚴(yán)重影響了移交工作。而檔案的預(yù)驗(yàn)收制度的設(shè)立，則促使單位重視檔案的收集，從而更加順利的實(shí)現(xiàn)工程驗(yàn)收[2]。在以往的水利項(xiàng)目管理中，并未重視到預(yù)驗(yàn)收檔案的重要性，導(dǎo)致工程頻現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，實(shí)際上，項(xiàng)目檔案的預(yù)驗(yàn)收制度并非為了設(shè)置管卡，而是為提升項(xiàng)目的檔案服務(wù)水平，預(yù)先性對(duì)項(xiàng)目檔案做出檢查，將幫助施工方發(fā)現(xiàn)其存在的問(wèn)題，基于此做出調(diào)整策略，以便更好的做好項(xiàng)目資料的規(guī)范性管理與移交，為項(xiàng)目順利竣工驗(yàn)收做好物質(zhì)準(zhǔn)備。

（二）強(qiáng)化了質(zhì)量監(jiān)管力度

在水利工程建設(shè)中施行檔案預(yù)驗(yàn)收制度，能夠強(qiáng)化政府相關(guān)部門對(duì)工程質(zhì)量監(jiān)管的力度，從立項(xiàng)、驗(yàn)收再到工程運(yùn)行，始終處于質(zhì)量監(jiān)管控制之下，而這一舉措，為監(jiān)管工作提供了極大方便，有效保證了我國(guó)政府部門的監(jiān)管力度。檔案管理的可操作性更加的明確，施工方必須要根據(jù)法規(guī)的規(guī)定，做好檔案移交，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的法制化。

（三）保證了檔案的質(zhì)量

在以往的工程建設(shè)中，都是在項(xiàng)目交付完成后才進(jìn)行檔案的移交與審理，往往會(huì)導(dǎo)致資料混亂、不齊全，在歸檔時(shí)易發(fā)生矛盾和扯皮的情況[3]。而預(yù)驗(yàn)收制度的形成，檔案管理部門需預(yù)先性做好檔案接收，并登記相關(guān)手續(xù)，大大方便了檔案管理部門的指導(dǎo)與檢查工作，材料齊全、清晰，也節(jié)省了后期的整理時(shí)間。通過(guò)檔案保證書的有效約束，能夠使得檔案內(nèi)容更加的精準(zhǔn)化。

（四）確保了移交制度的落實(shí)

在進(jìn)行工程備案及驗(yàn)收時(shí)，工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真查驗(yàn)檔案驗(yàn)收認(rèn)可書，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，并將其納入到工程驗(yàn)收管理程序中，完善綜合驗(yàn)收管理機(jī)制，提高建設(shè)工程檔案的管理質(zhì)量，進(jìn)而確保預(yù)驗(yàn)收、移交制度等基礎(chǔ)制度的有效落實(shí)。另外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)工程竣工驗(yàn)收的備案制度建設(shè)。工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和管理人員根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的要求，以及政府部門的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，按照公平、公正、公開的原則來(lái)完成工程竣工驗(yàn)收這一過(guò)程[4]。建設(shè)單位應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，在享受其作為市場(chǎng)主體的權(quán)利時(shí)，也應(yīng)當(dāng)承擔(dān)起相應(yīng)的社會(huì)責(zé)任和義務(wù)，這樣才能保證穩(wěn)定且持續(xù)的發(fā)展。

（五）加強(qiáng)了檔案管理部門同工程建設(shè)單位的良好溝通

水利工程的檔案預(yù)驗(yàn)收制度，使得管理部門同施工方配合更加密切，又保證了分工的明確性，大大增強(qiáng)了檔案管理的實(shí)效性與主動(dòng)性。廣東水利廳與檔案管理部門已經(jīng)明確：凡是工程應(yīng)當(dāng)向備案機(jī)關(guān)提供的復(fù)印資料，只需檔案館確認(rèn)存放地并加蓋公章，無(wú)需向備案機(jī)關(guān)提供原件進(jìn)行核實(shí)。這一制度使得檔案管理程序更加簡(jiǎn)便，大大提升了工作的效率，使得檔案管理更加準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和及時(shí)性。

三、結(jié)束語(yǔ)

在工程驗(yàn)收前做好檔案的預(yù)驗(yàn)收有著極為重要的現(xiàn)實(shí)性意義，是對(duì)工程施工過(guò)程的真實(shí)性記錄，同時(shí)也是水利項(xiàng)目發(fā)展和變遷的重要憑證，在以往的施工管理中，檔案的收集和管理往往得不到應(yīng)有的重視，相關(guān)管理部門應(yīng)當(dāng)不斷優(yōu)化管理策略，將實(shí)際工作和規(guī)劃、建設(shè)良好結(jié)合起來(lái)，從而將檔案管理做到更好。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱艷燕.建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收的重要性[J].城建檔案，2015，01（06）：51-53.

[2]水利工程整體竣工驗(yàn)收樞紐工程檔案預(yù)驗(yàn)收通過(guò)[J].水電廠自動(dòng)化，2015，36（01）：901-902.

[3]張杰.實(shí)行建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收制度存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].城建檔案，2010，03（12）：125-127.

[4]張顏.施工及竣工預(yù)驗(yàn)收階段工程檔案歸檔的常見問(wèn)題[J].城建檔案，2014，03（09）：32-33.

（作者單位：湛江市鑒江水利樞紐管理處）