電子信息技術(shù)在電力企業(yè)檔案管理中的實(shí)踐

張瓊

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，新的時代已經(jīng)到來，企業(yè)的檔案管理方式也發(fā)生了變化，一改過去傳統(tǒng)的人工進(jìn)行檔案錄入、分類和管理，發(fā)展為通過現(xiàn)代化輔助手段來進(jìn)行新的檔案管理，解放了大量的人力，大大提高了工作效率，通過信息化管理，檔案管理的整體水平得到了質(zhì)的提升。本文對電力企業(yè)的檔案管理和模式進(jìn)行了探討，對當(dāng)前社會轉(zhuǎn)型以及數(shù)字化發(fā)展的背景下如何利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的升級改造提供了一些建議，以期提高電力企業(yè)檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；電子信息技術(shù)

在時代發(fā)展的同時，企業(yè)的檔案管理工作的內(nèi)容不斷豐富。隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，檔案將人類知識和信息進(jìn)行高度的濃縮，將其精華儲存起來，這也是檔案得以延續(xù)的內(nèi)在生命力。信息是知識經(jīng)濟(jì)的重要反映，對信息的儲存也不局限于紙質(zhì)媒介。近些年來，檔案的管理模式也在不斷變化，在電力企業(yè)檔案管理工作中也出現(xiàn)了新的模式。但是還有很多企業(yè)并沒有認(rèn)識到電力企業(yè)檔案管理的重要性，輕視管理，在檔案管理工作中效率比較低，檔案的種類也比較混亂，分類也不清楚，所以需要建立更加科學(xué)、合理的檔案分類體系。檔案管理的信息化依靠計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，幫助企業(yè)有效的對檔案資料進(jìn)行整理、匯編以及存儲分享，是目前電力企業(yè)管理工作中非常有效的一種形式。

一、檔案管理工作的重要性

對于企業(yè)來說，檔案管理工作發(fā)揮著重要的作用，目前很多企業(yè)對檔案的相關(guān)法律法規(guī)還不夠了解，普遍存在輕視管理的現(xiàn)象[1]。通過對電力企業(yè)的檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，可以提高工作效率，節(jié)省檔案管理成本，還能夠增強(qiáng)電力企業(yè)檔案的安全性，減少因?yàn)闉?zāi)害事故導(dǎo)致的財(cái)產(chǎn)損失或者是人員傷亡情況。通過對電力企業(yè)進(jìn)行檔案管理，可以充分了解電力企業(yè)中容易出現(xiàn)問題的地方，有利于分析其中原因，幫助制定出適合電力企業(yè)管理的方法。

二、電力企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

（一）不夠重視電力企業(yè)檔案管理工作

目前還有很多企業(yè)對電力企業(yè)檔案管理的重視度不夠，缺乏相關(guān)檔案知識，沒有做好檔案管理工作[2]。表現(xiàn)比較明顯的就是輕視檔案管理工作，常常導(dǎo)致重要的電力企業(yè)的檔案丟失或者破壞，電力企業(yè)檔案的完整性得不到保證。

（二）檔案準(zhǔn)確度不高，不夠真實(shí)

很多企業(yè)在進(jìn)行檔案整理的之后，經(jīng)過了很長的時間跨度，而且又因?yàn)闄n案涉及的電力企業(yè)數(shù)量多，種類豐富，相關(guān)的部門和人員也很多，相關(guān)檔案管理人員的工作能力也不高，再加上很多企業(yè)在工作過程中沒有按照程序進(jìn)行檔案的收集和整理工作，使得很多企業(yè)所收集和整理的檔案資料不夠真實(shí)，也不夠準(zhǔn)確，使得電力企業(yè)檔案的價值大大降低[3]。

（三）對檔案管理的監(jiān)督力度不足

檔案管理總是涉及很多的部門，相關(guān)工作人員較多，有些電力企業(yè)涉及的檔案非常的多，所以進(jìn)行檔案管理時，存在很多的困難。另外，有一些檔案管理部門，因?yàn)楣ぷ魅藛T較少，但是業(yè)務(wù)量又十分巨大，工作的時間和精力都是有限的，這就導(dǎo)致對于電力企業(yè)檔案管理的監(jiān)督工作執(zhí)行力度不夠，進(jìn)一步導(dǎo)致一些企業(yè)在進(jìn)行檔案收集和整理時，工作人員的檔案管理意識不足，相關(guān)知識和能力也不充足，使得企業(yè)的電力企業(yè)檔案的管理質(zhì)量得不到保證。

三、電子信息技術(shù)在電力企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用策略

（一）以電子文件管理為重點(diǎn)

將電子信息技術(shù)引入電力企業(yè)的檔案管理中，可以滿足全面信息化發(fā)展的需要，管理人員在檔案管理中也面臨更多樣化的信息內(nèi)容，所以需要有針對性的關(guān)注一部分內(nèi)容。通過建設(shè)信息化管理體系，工作人員接觸的紙質(zhì)檔案變成了電子文件，工作人員應(yīng)該重視電子文件的管理內(nèi)容，在設(shè)計(jì)檔案管理工作時，首先要準(zhǔn)確的認(rèn)知各類信息的收集和整理方法，可以熟練的操作軟件來進(jìn)行工作。

（二）建文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)

要想使電子信息技術(shù)在電力企業(yè)的檔案管理中充分發(fā)揮作用，就需要構(gòu)建完善的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。電力企業(yè)首先要認(rèn)真分析自身的現(xiàn)實(shí)需求以及具體的技術(shù)能力水平，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況，制定合理、規(guī)范的管理方案，在此基礎(chǔ)上，充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建一個完整的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系。另外，在執(zhí)行過程中，首先要整理原有的檔案管理資料，以求適應(yīng)數(shù)字化媒介的使用特征。構(gòu)建的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)不能只求滿足當(dāng)前的應(yīng)用需求，一定要擴(kuò)展內(nèi)容，要具有前瞻性，可以適應(yīng)未來發(fā)展的需求。

（三）加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高檔案管理能力

首先，檔案管理的部門要起到帶頭作用，每年都要舉辦一些關(guān)于信息化檔案管理的專項(xiàng)培訓(xùn)，對企業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的檔案管理水平，提升工作人員的信息化能力和專業(yè)素質(zhì)。其次要加強(qiáng)各企業(yè)檔案管理部門的溝通，優(yōu)秀的檔案管理部門也要經(jīng)常派專人到其他企業(yè)進(jìn)行現(xiàn)場的指導(dǎo)和培訓(xùn)。最后可以讓企業(yè)的檔案管理人員到一些檔案先進(jìn)單位去參觀學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，從而提升自身的業(yè)務(wù)水平。

四、結(jié)束語

目前，我國還有很多企業(yè)并沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，重視程度明顯不足，而且管理理念也比較落后。要想切實(shí)提高企業(yè)的檔案管理水平，必須要一改傳統(tǒng)觀念，結(jié)合時代發(fā)展要求，充分利用電子信息技術(shù)，建立并完善相關(guān)的管理制度，并且要注意提高相關(guān)工作人員的個人素質(zhì)以及專業(yè)水平，提高電力企業(yè)檔案管理工作的整體效率和質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊敬華.探討電子信息技術(shù)在電力企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用[J].青年與社會，2013（28）：132-132.

[2]郭雯.淺談電力企業(yè)檔案管理中電子信息技術(shù)的應(yīng)用[J].企業(yè)文化（下旬刊），2014（12）：88-88.

[3]黃曉星.淺談電子信息技術(shù)在電力企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用[J].大科技，2016（18）：23-23，24.

（作者單位：武漢市漢南區(qū)供電公司）