加強(qiáng)人力資源與社會(huì)保障個(gè)人檔案管理的思考

葉紅

摘要：本文首先對(duì)人力資源和社會(huì)保障個(gè)人檔案管理的意義進(jìn)行闡述，并就檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，進(jìn)一步提出加強(qiáng)人力資源和社會(huì)保障局個(gè)人檔案管理的有效措施。

關(guān)鍵詞：人力資源與社會(huì)保障；個(gè)人檔案管理

一、人力資源和社會(huì)保障個(gè)人檔案管理的意義

人力資源和社會(huì)保障個(gè)人檔案管理的有效實(shí)施具有兩個(gè)方面的積極意義。從宏觀上來講，人力資源和社會(huì)保障個(gè)人檔案管理工作是我國(guó)治理工作、分配工作及統(tǒng)計(jì)本地區(qū)人員就業(yè)情況的基礎(chǔ)性工作，是我國(guó)各個(gè)事業(yè)有效開展的保障工作。其有助于企事業(yè)單位對(duì)應(yīng)聘者深入了解，提高經(jīng)濟(jì)社會(huì)人力資源的整體運(yùn)行效率，加快社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

從微觀上來講，人力資源和社會(huì)保障個(gè)人檔案管理工作記錄了公民的教育和成長(zhǎng)歷程，記錄員工的晉升和降職，學(xué)生的就業(yè)情況及學(xué)生在校的表現(xiàn)情況，此管理工作有助于保障公民的合法權(quán)益和生活保障，特別是對(duì)喪志勞動(dòng)力及有殘障的人士有了生活的基本保障，從而減輕了社會(huì)分配不均衡的問題，在一定程度上減輕了部分社會(huì)問題，加強(qiáng)了公民的生活物質(zhì)保障，達(dá)到緩解社會(huì)矛盾的效果，促進(jìn)社會(huì)向和諧、穩(wěn)定的方向全面發(fā)展，真正的做到迎合科學(xué)發(fā)展觀的核心—“以人為本”。

二、人力資源和社會(huì)保障局個(gè)人檔案管理現(xiàn)狀

（一）計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)逐漸進(jìn)入我們的生活和工作范圍中及社會(huì)發(fā)展等領(lǐng)域，并產(chǎn)生巨大作用，促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。就目前而言，企事業(yè)單位、學(xué)校圖書館、中型企業(yè)等，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理、檔案管理等方面，大大提高了員工辦事效率。甚至個(gè)體經(jīng)營(yíng)者也在經(jīng)營(yíng)的過程中采取計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到個(gè)人檔案的管理工作中。

但在將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到人力資源和社會(huì)保障局個(gè)人檔案管理工作中，由于對(duì)現(xiàn)代信息化的應(yīng)用不夠完善和熟練及管理系統(tǒng)信息相對(duì)獨(dú)立，無法實(shí)現(xiàn)信息之間的共享，導(dǎo)致難以及時(shí)的核實(shí)信息，很容易出現(xiàn)擾亂社會(huì)秩序的情況發(fā)生。不利于社會(huì)保障工作的有效執(zhí)行，并降低辦公效率，造成大量工作無法及時(shí)完成，讓很多的信息得不到及時(shí)的反饋，大大的阻礙人力資源和社會(huì)保障局個(gè)人檔案管理水平的提高。

（二）工作人員的業(yè)務(wù)水平及業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提升

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性能要求很高的工作，尤其是在基層工作過后，會(huì)更加體會(huì)到檔案管理的工作量多而繁瑣。從事檔案管理工作的人員要對(duì)先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行了解并熟練掌握，還要擁有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，并且自身具有很強(qiáng)的責(zé)任感、較高的職業(yè)素養(yǎng)及認(rèn)真的工作態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃季S。與此同時(shí)，要加強(qiáng)從事檔案管理工作人員的思想道德建設(shè)，讓從事檔案管理工作的人員意識(shí)并了解到檔案管理對(duì)社會(huì)保障的重要性和必要性。從事檔案管理工作的人員要熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)，并熟練掌握數(shù)字化、信息化的先進(jìn)技術(shù)，讓從事檔案管理工作的人員具備較高的業(yè)務(wù)水平及業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（三）統(tǒng)一管理性不強(qiáng)

對(duì)大城市來說，人力資源與社會(huì)保障局已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一，但在基層人力資源與社會(huì)保障局之間還是分離狀態(tài)，所以部門與部門之間分支相對(duì)較多，各部門之間的職責(zé)又各不相同。那么，個(gè)人檔案管理工作的有效進(jìn)行會(huì)面臨很大的問題，由于各部門之間的職責(zé)不同，個(gè)人檔案集中統(tǒng)一管理會(huì)面臨著實(shí)質(zhì)性的問題，嚴(yán)重的話會(huì)使部門與部門之間的嚴(yán)重脫節(jié)，出現(xiàn)各自為政的現(xiàn)象，部門自行管理個(gè)人檔案，這樣的現(xiàn)象定會(huì)導(dǎo)致檔案管理的科學(xué)性及統(tǒng)一性降低，從而制約人力資源與社會(huì)保障局對(duì)個(gè)人檔案管理的工作效率和時(shí)效性。

三、加強(qiáng)人力資源和社會(huì)保障局個(gè)人檔案管理的有效措施

（一）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

培養(yǎng)從事檔案管理工作人員的檔案管理信息化意識(shí)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)滲透于各個(gè)領(lǐng)域，這就要求檔案管理進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，更是要求人力資源和社會(huì)保障局在檔案管理時(shí)進(jìn)行信息化建設(shè)。必須要注重思想的培養(yǎng)，在思想上提高加快檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，從思想上對(duì)檔案信息化建設(shè)有一個(gè)初步的了解和認(rèn)識(shí)，并用這種積極向上的思想和態(tài)度進(jìn)行檔案管理工作，讓檔案管理信息化建設(shè)工作緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。

提高檔案管理現(xiàn)代化水平，對(duì)于加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)也是至關(guān)重要的。通過網(wǎng)絡(luò)，讓檔案查閱者可以跨越空間的約束，對(duì)檔案進(jìn)行查閱，將封閉的檔案服務(wù)轉(zhuǎn)換為開放的檔案服務(wù)，更好的方便檔案的查閱，讓檔案管理信息化建設(shè)工作得到進(jìn)一步的發(fā)展。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)

培養(yǎng)較強(qiáng)的開發(fā)意識(shí)是通過社會(huì)的實(shí)踐活動(dòng)及社會(huì)實(shí)踐而產(chǎn)生的知識(shí)和方法。這就對(duì)檔案工作人員提出了合理掌握發(fā)展目標(biāo)的要求及預(yù)測(cè)潛在檔案的需求等。與此同時(shí)還應(yīng)做到“眼觀六路，耳聽八方”，除了對(duì)自己嚴(yán)格要求外，還要多聽廣播或網(wǎng)絡(luò)視頻等方式接受信息，培養(yǎng)自己的開發(fā)意識(shí)。

計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)，可以讓檔案管理緊跟社會(huì)發(fā)展的腳步，可提高檔案管理人員的辦事效率，提高檔案的利用率，更好的保存援建信息的完整，并讓檔案查閱者更方便的進(jìn)行檔案查閱，提高檔案的利用率。在單位定時(shí)的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技巧的培訓(xùn)，使其掌握基本的計(jì)算機(jī)操作技巧；運(yùn)用掃描儀和數(shù)字儀等先進(jìn)儀器進(jìn)行檔案的輸入工作。

（三）進(jìn)一步完善個(gè)人檔案管理工作的運(yùn)行機(jī)制

完善檔案管理工作的規(guī)章制度。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作的深入，管理檔案設(shè)備的不斷更新和優(yōu)化，檔案管理的方法也需要?jiǎng)?chuàng)新。這就要求檔案管理人員工作要有緊迫感，不斷的學(xué)習(xí)知識(shí)提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)法制教育。單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)的完善檔案管理工作的規(guī)章制度，從實(shí)際出發(fā)制定實(shí)施有效的管理辦法和規(guī)章制度。

四、結(jié)語

人力資源和社會(huì)保障監(jiān)察檔案管理是與民生息息相關(guān)的重要工作，加上我國(guó)人口基數(shù)大，其檔案管理工作的開展則更具難度。強(qiáng)化人力資源與社會(huì)保障個(gè)人檔案管理措施，提升其信息技術(shù)的應(yīng)用質(zhì)量，優(yōu)化平臺(tái)建設(shè)，才能從根本上做好人力資源管理，才能為百姓提供更為優(yōu)良的社會(huì)保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]李在江.探討人力資源和社會(huì)保障局個(gè)人檔案管理的措施[J].西部皮革，2016，02：153.

（作者單位：膠州市人力資源和社會(huì)保障局）