地勘單位會(huì)議管理中存在的問題及改進(jìn)措施

李欣

摘要：高質(zhì)、高效的會(huì)議管理在企業(yè)內(nèi)部各領(lǐng)域發(fā)揮著不可替代的積極作用。地勘單位受工作特殊性影響，會(huì)議管理亟需改進(jìn)。本文主要通過克服客觀條件限制，加強(qiáng)與會(huì)人員的溝通力度，抓好會(huì)后落實(shí)等三方面措施來完善地勘單位的會(huì)議管理。

關(guān)鍵詞：地勘單位 會(huì)議管理 問題 改進(jìn)措施

會(huì)議是指與會(huì)者聚集在一起，通過交流和探討，就某件事或某些事集思廣益、達(dá)成共識(shí)，從而達(dá)到統(tǒng)一思想、統(tǒng)一行動(dòng)的目的。會(huì)議管理是為了保證會(huì)議正常運(yùn)行，而對(duì)會(huì)議的籌備、組織、保障等工作實(shí)施有效協(xié)調(diào)的一種管理活動(dòng)。

一、地勘單位會(huì)議管理的重要性

高質(zhì)、高效的會(huì)議管理能夠在公司傳達(dá)精神、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、作業(yè)指導(dǎo)、學(xué)術(shù)交流、意見征集等領(lǐng)域中發(fā)揮不可替代的積極作用，對(duì)于促進(jìn)地勘單位的各項(xiàng)工作的順利開展意義重大。

二、地勘單位會(huì)議管理存在的問題

目前，地勘單位在會(huì)議管理方面出現(xiàn)三大主要問題：一是，因大部分員工長(zhǎng)期在野外異地工作，或報(bào)告評(píng)審日期不定，臨時(shí)性會(huì)議安排較多等客觀條件限制的問題；二是，技術(shù)人員與行政管理人員之間工作內(nèi)容理解程度不夠，會(huì)上討論不充分等溝通不足的問題；三是，會(huì)后未形成會(huì)議紀(jì)要，會(huì)上形成的決策或決議落實(shí)不到位的問題。這三大主要問題，給地勘單位在會(huì)議管理方面帶來了會(huì)議組織不易，會(huì)議進(jìn)行不順暢，會(huì)議效果不佳等影響，影響企業(yè)會(huì)議效率，影響企業(yè)整體的工作開展。

三、地勘單位會(huì)議管理改進(jìn)措施

1.克服客觀條件限制

（1）明確會(huì)議目的。企業(yè)進(jìn)行會(huì)議，絕大部分是為了三件事：一是宣布事情；二是討論議案；三是獲取與會(huì)者的建議與意見。在此基礎(chǔ)上，地勘單位的重要會(huì)議還包括精神傳達(dá)會(huì)、經(jīng)營(yíng)任務(wù)分解會(huì)、報(bào)告評(píng)審會(huì)等。在會(huì)前，要根據(jù)會(huì)議的不同目的，明確會(huì)議主旨與議題。

（2）選擇會(huì)議形式。根據(jù)會(huì)議目的靈活選擇適合的會(huì)議形式。例如：宣布事項(xiàng)，傳達(dá)精神，野外工作人員請(qǐng)求作業(yè)指導(dǎo)，行業(yè)內(nèi)進(jìn)行學(xué)術(shù)交流等可采用視頻會(huì)議。運(yùn)用高科技和現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行高效會(huì)議管理是提高企業(yè)工作效率的一個(gè)非常有效的方法。討論類、征集意見類、經(jīng)營(yíng)任務(wù)分解會(huì)、報(bào)告評(píng)審會(huì)等需要參會(huì)人員現(xiàn)場(chǎng)討論的會(huì)議，可采用傳統(tǒng)會(huì)議形式。

（3）多頭同時(shí)開展會(huì)議工作。臨時(shí)性會(huì)議，會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)間倉促，不能按照標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議流程來準(zhǔn)備。臨時(shí)性會(huì)議的會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作及會(huì)議流程，應(yīng)多頭同時(shí)開展，靈活應(yīng)對(duì)。對(duì)會(huì)中的突發(fā)情況，要在不影響會(huì)議繼續(xù)開展的前提下，能夠自行處理的迅速、冷靜的處理；需要暫時(shí)休會(huì)或需要通過請(qǐng)示或協(xié)助后處理的，要及時(shí)匯報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。特別是，對(duì)于因野外工作特殊性導(dǎo)致關(guān)鍵人無法及時(shí)參會(huì)的情況，及時(shí)請(qǐng)示是否繼續(xù)召開會(huì)議。

2.加強(qiáng)與會(huì)者的溝通力度

（1）確定參會(huì)人員。對(duì)于需要野外工作人員參會(huì)的情況，需要根據(jù)工程進(jìn)展情況，野外工作地點(diǎn)交通情況及路程所需時(shí)間，確保在不影響工程進(jìn)度的情況下，提前商議安排會(huì)議關(guān)鍵人員參會(huì)。

（2）提前發(fā)放會(huì)議資料。將會(huì)議須知事項(xiàng)以及會(huì)議資料等，至少提前2日前發(fā)放于參會(huì)人員，保證參會(huì)人員在會(huì)前能夠進(jìn)行充分的思考與討論，確保會(huì)議有效進(jìn)行。會(huì)議資料包含技術(shù)資料時(shí)，負(fù)責(zé)組織會(huì)議的行政部門要與技術(shù)部門反復(fù)溝通，確保技術(shù)資料準(zhǔn)確無誤。

（3）充分進(jìn)行會(huì)議討論。會(huì)議的最大優(yōu)點(diǎn)就在于集思廣益，而這依賴于與會(huì)者的積極參與。會(huì)議是進(jìn)行討論的地方，與會(huì)者要克服“傷和氣、破壞團(tuán)結(jié)、不出頭”等不對(duì)的傳統(tǒng)思維，要針對(duì)會(huì)議議題，簡(jiǎn)潔清晰的表達(dá)觀點(diǎn)，提出有效建議，對(duì)不同的意見提出反對(duì)的理由，進(jìn)行探討分析；涉及需要技術(shù)部門與行政部門配合完成的工作時(shí)，更要進(jìn)行充分討論，深層次的溝通，保證與會(huì)人員在理解及日后工上不形成偏差，達(dá)成真正可行、統(tǒng)一認(rèn)可的思想認(rèn)識(shí)。

3.會(huì)后落實(shí)

在會(huì)議結(jié)束后2日內(nèi)，將會(huì)上形成的統(tǒng)一決議或決策等重要會(huì)議內(nèi)容，簡(jiǎn)潔精煉的概括，分層次歸納出來，采用固定格式形成會(huì)議紀(jì)要，并印發(fā)于所有與會(huì)者，對(duì)于會(huì)后要立即返回野外工作的與會(huì)人員要及時(shí)發(fā)送會(huì)議紀(jì)要電子版，提醒與會(huì)者按照會(huì)上形成的決議或決策執(zhí)行工作；便于相關(guān)部門監(jiān)督會(huì)議決議或決策等的落實(shí)情況。此外相關(guān)人員要及時(shí)跟蹤會(huì)議執(zhí)行情況，并對(duì)最終落實(shí)情況及時(shí)反饋。

四、結(jié)論

高質(zhì)、高效的會(huì)議管理在企業(yè)內(nèi)部各領(lǐng)域發(fā)揮著不可替代的積極作用。受地勘單位工作特殊性影響，要提高會(huì)議效率，提升企業(yè)效率，會(huì)議管理亟需改進(jìn)?？偟膩碚f，地勘單位應(yīng)結(jié)合單位工作實(shí)際，主要通過明確會(huì)議目的、選擇會(huì)議形式、多頭同時(shí)開展會(huì)議工作等來克服客觀條件限制；通過確定參會(huì)人員、提前發(fā)放參會(huì)資料、充分會(huì)上溝通來加強(qiáng)與會(huì)人員的溝通力度；通過規(guī)范會(huì)議紀(jì)要、跟蹤及反饋會(huì)議落實(shí)情況等抓好會(huì)后落實(shí)等三方面措施，本著實(shí)事求是，注重效率的理念，積極完善會(huì)議管理方法，全面提升單位會(huì)議效率，推動(dòng)單位各項(xiàng)工作順利開展。endprint