試論新時期如何做好電力企業(yè)檔案管理工作

付鳳榮　邢文靜

摘要：企業(yè)檔案在社會事業(yè)中展現(xiàn)出了越來越重要的作用，受到了更多關(guān)注。新時期隨著電力企業(yè)不斷發(fā)展，檔案管理工作的重要性也進一步凸顯?；陔娏ζ髽I(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，首先分析了新時期電力企業(yè)檔案管理重要性以及其管理工作所存在的具體問題，并針對性提出了幾點新時期電力企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化對策。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè) 檔案管理 新時期 優(yōu)化

檔案管理是電力企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)中的重要工作內(nèi)容，其對于企業(yè)發(fā)展有著不容忽視的重要作用。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，電力行業(yè)也迎來了改革與發(fā)展的關(guān)鍵階段。市場經(jīng)濟的發(fā)展為電力事業(yè)帶來新的機遇與挑戰(zhàn)。隨著電力企業(yè)不斷發(fā)展，其檔案形式與內(nèi)容日趨豐富，電力企業(yè)檔案管理工作也展現(xiàn)出了新的特征與變化。新時期如何做好電力企業(yè)檔案管理工作，值得我們深入思考。

一、新時期電力企業(yè)檔案管理重要性

電力企業(yè)檔案式企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)活動的原始記錄與憑證，其范圍廣、內(nèi)容多，是電力企業(yè)發(fā)展的真實歷史記錄，更是企業(yè)無法估量的財富，對企業(yè)的長遠發(fā)展有著舉重輕重的作用。對于企業(yè)而言，這些檔案能否完好管理保存，直接影響著檔案壽命與利用效率。電力行業(yè)是資金與技術(shù)密集型的行業(yè)，新時期隨著電力行業(yè)的飛速發(fā)展，電力企業(yè)面臨越來越激烈的市場競爭，電力經(jīng)營與生產(chǎn)模式更為多元化，帶來了更多的知識信息與科技資源，這也促進了企業(yè)科技檔案管理的專業(yè)性發(fā)展提出了更高要求，電力企業(yè)科技檔案占比最多，其內(nèi)容技術(shù)性與專業(yè)性較強，涉及諸多技術(shù)專業(yè)環(huán)節(jié)；同時電力企業(yè)與市場消費者的關(guān)系也更為密切，這更為需要借助檔案管理中的技術(shù)管理手段，使電力企業(yè)經(jīng)營與生產(chǎn)信息相融合，從而更好地適應(yīng)市場需求。此外，新形勢下隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電力企業(yè)檔案管理工作也展現(xiàn)出了一些新的特征與變化，檔案管理信息化也成為了必然趨勢。這也給新時期電力企業(yè)檔案管理工作提出了新的要求?？偠灾滦蝿菹?，電力企業(yè)檔案管理工作進一步凸顯其在為企業(yè)提供知識保障以及信息支持的重要性，

二、電力企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀分析

就現(xiàn)狀來看，現(xiàn)階段電力企業(yè)檔案管理工作與電力企業(yè)管理現(xiàn)代化水平以及電力發(fā)展需求尚存在一定的差距。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，新時期電力企業(yè)檔案管理工作面臨更多新課題，但目前關(guān)于新課題的研究與指導(dǎo)顯得較為滯后，電力企業(yè)需投入更多精力于此項研究當(dāng)中，具體內(nèi)容需包括：電力企業(yè)檔案法律地位與產(chǎn)權(quán)特征、企業(yè)檔案資源建設(shè)中發(fā)揮的作用、檔案信息化建設(shè)應(yīng)用以及產(chǎn)權(quán)變更檔案流向等問題，都需要電力企業(yè)以及相關(guān)部門加強研究與探討。其次，專業(yè)管理缺乏電力產(chǎn)業(yè)技術(shù)更新促進電力企業(yè)管理模式不斷發(fā)展，這業(yè)給電力企業(yè)檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，一些傳統(tǒng)的檔案管理模式也已經(jīng)無法適應(yīng)企業(yè)管理需求。但就現(xiàn)狀來看，一些電力企業(yè)檔案管理工作人員仍然非檔案管理專業(yè)人才，對檔案管理認識不足，對新時期檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)也不重視，仍然存在重生產(chǎn)、輕管理的問題，認為檔案管理同企業(yè)經(jīng)營聯(lián)系不大，缺乏嚴謹檔案信息采集與歸類，檔案信息類型較為單一，無法跟上市場經(jīng)濟主體的多元發(fā)展趨勢。管理工作實踐中由于檔案意識不足，使得資料文件歸檔不及時、損毀、流失等現(xiàn)象時有發(fā)生，檔案信息規(guī)范性與完整性也難以保證。同時，檔案管理工作人員中也缺乏精通檔案業(yè)務(wù)以及信息技術(shù)的復(fù)合型人才，無法適應(yīng)當(dāng)前信息化建設(shè)的發(fā)展需求。此外，信息化程度不足。企業(yè)檔案管理水平直接好壞直接影響著企業(yè)參與市場競爭的持續(xù)性與主導(dǎo)性。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展與深入應(yīng)用的時代，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理已逐漸展現(xiàn)出數(shù)字化特征。而我國電力企業(yè)檔案信息化發(fā)展由于起步總體較晚，信息化建設(shè)也較為落后，由于重視程度不足以及業(yè)務(wù)發(fā)展落后等因素影響，部分電力企業(yè)未將檔案信息化納入企業(yè)信息化發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，檔案信息化建設(shè)投入力度不足，軟硬件設(shè)備更新緩慢，無法跟上企業(yè)發(fā)展步伐。部分企業(yè)雖然配置了較完善的數(shù)字化軟硬件設(shè)備，但具體利用率較低，數(shù)據(jù)錄入量極為有限，對數(shù)據(jù)的開發(fā)與利用也顯得不足，檔案信息資源也無法實現(xiàn)全面共享。再加上專業(yè)人才的缺乏，使得信息化管理尚有諸多問題亟待解決。

三、新時期電力企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化對策

1.優(yōu)化管理機構(gòu)與制度體系

我國陸續(xù)出臺《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《工業(yè)企業(yè)檔案管理分類實行規(guī)則》等相關(guān)法律法規(guī)，電力企業(yè)應(yīng)嚴格按照這些法律法規(guī)與相關(guān)文件，結(jié)合自身發(fā)展情況構(gòu)建起企業(yè)檔案管理制度；優(yōu)化現(xiàn)行制度標準，全面結(jié)合企業(yè)自身內(nèi)部機構(gòu)職能以及體制變化，更新符合電力發(fā)展需求的管理規(guī)章，建立健全科學(xué)合理的檔案管理流程，制定針對性搶的管理應(yīng)急預(yù)案。例如出臺新的檔案歸檔范圍與保管期限表等。同時需加強對檔案信息的多元劃分，例如可細致區(qū)分為知識信息類、科技信息類、工程信息類等，提升檔案管理秩序性與針對性；重視檔案信息采集的實用性與嚴謹性，基于外部社會信息環(huán)境變化出發(fā)，使企業(yè)檔案信息更新緊跟企業(yè)發(fā)展。此外需構(gòu)建起完善的檔案服務(wù)利用制度，實現(xiàn)檔案信息資源利用的社會效益以及經(jīng)濟價值，電力企業(yè)可加強與同行業(yè)的寫作交流，開放科技信息服務(wù)地方電力產(chǎn)業(yè)生產(chǎn)建設(shè)，提升檔案利用率，促進檔案管理服務(wù)效能的發(fā)揮。

2.促進檔案管理專業(yè)化

新時期檔案管理工作給檔案人才提出了更高的要求。電力企業(yè)應(yīng)采取多重措施實現(xiàn)企業(yè)檔案人才結(jié)構(gòu)的合理化，提升檔案管理隊伍綜合素質(zhì)。首先需設(shè)立嚴格的檔案管理人才聘任制度，提高要求，確保管理人才專業(yè)性，具體應(yīng)加強對應(yīng)聘人員統(tǒng)籌規(guī)劃與管理能力的考核；日常工作中也需要積極開展培訓(xùn)課程，及時更新工作理念與技能，擬定專項發(fā)展計劃，促進員工的現(xiàn)代化管理。其次需重視對信息技術(shù)型人才的發(fā)掘，滿足數(shù)字化檔案建設(shè)管理需求，提升檔案管理信息技術(shù)含量。同時需進一步明確電力企業(yè)檔案機構(gòu)人員編制，明確職責(zé)劃分，構(gòu)建起嚴格的責(zé)任追究與獎懲制度，將檔案管理工作納入個人績效考核。

3.推動檔案管理信息化

新形勢下，電力企業(yè)需以信息化與科技創(chuàng)新作為理論基礎(chǔ)，加快電力企業(yè)檔案的數(shù)字化管理，利用信息數(shù)字化管理，能夠讓管理人員從繁瑣的工作中抽離出來，避免檔案損壞、丟失等問題，對于提升企業(yè)管理效益有著重要的意義。首先應(yīng)通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，引入先進管理理念與經(jīng)驗，結(jié)合企業(yè)具體發(fā)展將信息化建設(shè)納入長期規(guī)劃，充分應(yīng)用現(xiàn)代化信息設(shè)備，進而積極構(gòu)建起電力企業(yè)檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)，全力開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息紙質(zhì)向電子模式的轉(zhuǎn)化，打造檔案目錄數(shù)據(jù)庫；同時需結(jié)合信息技術(shù)，更新檔案管理手段，例如掃描技術(shù)、編碼技術(shù)、OCR技術(shù)、多媒體技術(shù)等的應(yīng)用，促進檔案信息化管理規(guī)范化，提升管理效率；積極引入復(fù)合型、高素質(zhì)信息化人才，強化對檔案資源開發(fā)利用的深入研究。此外需加強防控工作，提升網(wǎng)絡(luò)檔案信息的安全性。具體應(yīng)當(dāng)實施內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)的物理隔離，提升網(wǎng)絡(luò)傳輸安全性；計算機需安裝防火墻與防病毒軟件；加強對電子庫房的管理工作，定期檢驗與鑒定。

總而言之，檔案管理工作是企業(yè)管理的一個重要部分。面對競爭日益激烈的市場，電力企業(yè)需進一步明確檔案工作對自身發(fā)展的重要性，加強對檔案的整理、收集、開發(fā)以及保護等各項工作，全面構(gòu)建起基礎(chǔ)設(shè)施完備、服務(wù)功能齊全、信息化程度高的現(xiàn)代檔案管理體系，從而促進電力企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。endprint