扭轉(zhuǎn)經(jīng)費報銷簽字弊習(xí)必須綜合發(fā)力

郭育

摘要 簽字是寫上簽名者的名字，其作用是為了表示簽名者對文件、單據(jù)等憑證負(fù)責(zé)。但隨著社會關(guān)系的日趨復(fù)雜和市場經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，經(jīng)費報銷還存在簽字流程臃腫、簽字態(tài)度隨意、簽字效果不佳的弊習(xí)需要扭轉(zhuǎn)。本文從清晰界定責(zé)權(quán)、強化法治觀念、建立績效跟蹤三個方面，提出了對改變當(dāng)下不良簽字行為的三種方法。

關(guān)鍵詞 扭轉(zhuǎn) 簽字 弊習(xí)

隨著社會關(guān)系的日趨復(fù)雜和市場經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，簽字已是司空見慣的事。買車要簽字，購房要簽字，辦銀行卡要簽字，特別是在經(jīng)費報銷中，簽字更是必不可少的環(huán)節(jié)。經(jīng)費報銷簽字，作為單位財務(wù)管理的基礎(chǔ)構(gòu)成，同時又是內(nèi)控風(fēng)險的有效抓手，本應(yīng)得到高度重視和嚴(yán)謹(jǐn)執(zhí)行，但在當(dāng)前，仍普遍存在著一些陳舊弊習(xí)，亟需綜合發(fā)力予以制止和糾正。

一、扭轉(zhuǎn)簽字流程臃腫，必須清晰界定責(zé)權(quán)

為了加強單位內(nèi)部風(fēng)險控制能力，很多單位在經(jīng)費報銷時多采用聯(lián)簽制度。有的單位甚至無論經(jīng)費多少，都要求按照經(jīng)辦、財務(wù)、審計、部門經(jīng)理、分管經(jīng)理、總經(jīng)理的順序?qū)訉訄笈鷮徍?，才能走完整個報銷流程。多者有時一張報銷憑證上就要八九人共同簽字，報銷程序多、時間長、效率低嚴(yán)重制約著財力效能的發(fā)揮。從本質(zhì)上看，經(jīng)費報銷簽字，其目的在于控制經(jīng)費使用風(fēng)險，讓簽字者對所簽經(jīng)費用途、數(shù)量、權(quán)限的合理性進(jìn)行認(rèn)可。但像上述事例，審批流程臃腫、主體責(zé)任不明，就容易導(dǎo)致執(zhí)行流于形式，讓簽字更加繁瑣，形成沒有分工的共同負(fù)責(zé)，導(dǎo)致責(zé)任泛化和無人負(fù)責(zé)。

好的制度是成功的一半。存有漏洞的制度，勢必會喚起人們趨利的心理動機，尋找制度漏洞的可趁之機，導(dǎo)致混亂和低效。在經(jīng)費報銷流程設(shè)計中，要緊抓與經(jīng)費相關(guān)的三個直接責(zé)任人（即經(jīng)費使用的直接責(zé)任人、經(jīng)費審核的直接責(zé)任人、經(jīng)費管理的直接責(zé)任人），刪減累贅審批環(huán)節(jié)，提高經(jīng)費的使用效益。經(jīng)費使用的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)經(jīng)費的具體開支；經(jīng)費審核的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)審核經(jīng)費開支范圍和預(yù)算執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)；負(fù)責(zé)經(jīng)費管理的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)經(jīng)費效能作用發(fā)揮和財力目標(biāo)的實現(xiàn)。

二、扭轉(zhuǎn)簽字態(tài)度隨意，必須強化法治觀念

據(jù)報道，北京外國語大學(xué)教授肖某借用非課題組成員的28名學(xué)生的名義和身份證，簽字代領(lǐng)勞務(wù)費8.24萬元；北京郵電大學(xué)軟件學(xué)院執(zhí)行院長宋某借用他人身份證，領(lǐng)取國家重大專項經(jīng)費68萬元。這些事件的發(fā)生，除了暴露財務(wù)制度存在缺陷外，還說明了當(dāng)事人對經(jīng)費報銷簽字的蔑視和對財務(wù)法規(guī)的淡漠?！氨鶅鋈叻且蝗罩保瑢?jīng)費報銷簽字思想上的不重視、態(tài)度上的敷衍，最終就會轉(zhuǎn)化為簽字行為上的隨意和不認(rèn)真，長此以往就會形成一種不良的簽字文化。當(dāng)前，在經(jīng)費報銷代簽、替簽現(xiàn)象大量存在，就反映出一些企業(yè)或組織成員，廣泛認(rèn)同經(jīng)費報銷簽字消極、隨意、輕蔑的錯誤價值取向。

“沒有規(guī)矩、不成方圓。”改變當(dāng)下企業(yè)或組織錯誤的簽字文化，需要建立自身的法治機制。首先，任何權(quán)利的取得都依附于法律法規(guī)的授權(quán)，養(yǎng)成依法簽字、簽字依法的思想理念，是確保經(jīng)費報銷簽字的重中之重。發(fā)票簽字作為票據(jù)行為絕對的記載事項，如果發(fā)票簽字不合規(guī)，則票據(jù)無效。我國《票據(jù)法》第十四條規(guī)定，“法人和其他使用票據(jù)的單位在票據(jù)上的簽章，為該法人或者該單位的蓋章加其法定代表人或者其授權(quán)的代理人的簽章。在票據(jù)上的簽名，應(yīng)當(dāng)為該當(dāng)事人的本名?！绷硗猓總€單位都建立健全自身的財務(wù)內(nèi)部制度，并認(rèn)真執(zhí)行落實，使這些制度真正發(fā)揮作用，不流于形式。例如，美國得勝公司就在其《員工手冊》中規(guī)定：“以欺詐的手段報銷是不道德的，甚至是非法的。報銷時必須寫上費用發(fā)生的原因、地址及時間，有的費用需證明人的，必須簽上證明人的姓名，然后簽上自己的姓名，才可報銷。你的報銷憑證同時輸入公司的個人信用計算機輔助系統(tǒng)，此系統(tǒng)一旦發(fā)現(xiàn)異常情況，公司即對你的報銷進(jìn)行調(diào)查。”

三、扭轉(zhuǎn)簽字效果不佳，必須建立績效跟蹤

每到年關(guān)歲尾，一些單位由于預(yù)算執(zhí)行率低，都會選擇“突擊性花錢”。特別是一些企業(yè)，到了年終“突擊搞建設(shè)，突擊花錢”的現(xiàn)象更為普遍。究其實質(zhì)，這些問題的產(chǎn)生，都說明把經(jīng)費報銷程序的完結(jié)當(dāng)做辦事做事終點的思想仍普遍存在。一件事情的過程，經(jīng)辦人往往將財務(wù)關(guān)系往來的結(jié)清，當(dāng)成事情完結(jié)的終點，至于事情落實的程度和績效卻缺乏及時的人為跟蹤與管理。

經(jīng)費報銷簽字環(huán)節(jié)的設(shè)計，實質(zhì)是為了提高經(jīng)費使用效益，要想確保經(jīng)費報銷簽字預(yù)期效果得以實現(xiàn)，一是必須建立健全符合自身財務(wù)管理績效評價的指標(biāo)體系，特別是對各部門的預(yù)算、支出以及產(chǎn)出情況進(jìn)行客觀評價，采取對比分析的方式評估績效結(jié)果，針對問題所在之處對單位資源配置進(jìn)行優(yōu)化。二是把好審計跟蹤關(guān)。讓經(jīng)費審核人，按照量人為出，精打細(xì)算，增收節(jié)支的原則，對經(jīng)費使用的有用性、必需性進(jìn)行事前審計簽字，確保少花錢，多辦事；讓經(jīng)費主管人，按照事業(yè)建設(shè)的進(jìn)展程度、受益人評價等指標(biāo)進(jìn)行事后跟蹤簽字，確保辦成事，辦好事，最大限度發(fā)揮經(jīng)費使用效益。endprint