孔晶
摘要 檔案管理工作是企業(yè)一切活動的真實記錄,是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、重大工程建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)決策的重要參考依據(jù),對于促進企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展具有十分重要的意義。新時期,企業(yè)能否正確的做好檔案管理工作將直接的影響著企業(yè)在未來的發(fā)展,因此,在新時期下如何做好檔案管理工作,是每個企業(yè)需要考慮的事情。
關(guān)鍵詞 新時期企業(yè)檔案管理信息資源服務(wù)利用
近年來,檔案管理工作被企業(yè)越來越重視,它不僅是企業(yè)的一項重要的管理工作,也是企業(yè)的一項最基礎(chǔ)的工作。檔案管理工作原則是“對歷史負責(zé),為現(xiàn)實服務(wù),替未來著想”,企業(yè)在研究規(guī)劃、制定計劃時,要統(tǒng)籌考慮檔案工作;在安排工作、檢查成效時,充分重視檔案工作;在落實責(zé)任、總結(jié)匯報時,全面抓好檔案工作。某種程度上說,檔案管理就是記錄一個企業(yè)成長的憑證,因此,檔案管理是影響著企業(yè)決策的依據(jù)。
一、檔案管理工作對于現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的重要性
(一)檔案管理工作關(guān)系著企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展
企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。做好檔案管理工作是企業(yè)健康發(fā)展的需要,檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分,是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件,是維護歷史真實面貌的一項重要工作??茖W(xué)規(guī)范的管理檔案是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。企業(yè)檔案記載著這個企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果,對研究本企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供第一手資料,是進行科學(xué)分析,揚長避短,制定發(fā)展方向的好依據(jù)。做好檔案管理工作,不斷地更新檔案管理觀念,勇敢探索和嘗試新的檔案管理理念,能夠全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機結(jié)合,決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式,對于實現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略,不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此,做好檔案管理工作對于不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中的競爭力具有十分重要的意義。
(二)檔案信息資源對企業(yè)管理尤其重要
1.檔案信息資源可以幫助企業(yè)做出正確決策。檔案信息可以有效的幫助企業(yè)做出科學(xué)性的決策。從企業(yè)發(fā)展的角度來說,決策者只有全面的了解信息,才能切合實際做出可行的方案,才能最大程度上掌握企業(yè)的經(jīng)濟效益。企業(yè)決策者只有充分掌握可靠的檔案信息,對情況了如指掌,才能駕馭形勢,運籌自如,適應(yīng)環(huán)境,不失時機地做出正確的決策。因此建立檔案信息供求之間的良性循環(huán)系統(tǒng),是檔案管理工作生機盎然的根基所在,也是更好地服務(wù)決策者的必然條件,
2.檔案信息資源可以為企業(yè)創(chuàng)造財富。檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn),其價值在于其內(nèi)容中所蘊含的知識。作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎(chǔ)性工作,在企業(yè)管理等各方面積極地發(fā)揮著應(yīng)有的作用。充分利用檔案的信息資源,將企業(yè)當前生存和發(fā)展急需的各種資料和信息等知識及時整理統(tǒng)計,經(jīng)過深度編研納入本企業(yè)管理體系中,為企業(yè)生產(chǎn)者和經(jīng)營者服務(wù),可以有效的降低經(jīng)濟成本,還能有效的增大經(jīng)濟效益。
3.開發(fā)檔案信息資源可以提高企業(yè)生產(chǎn)效率。檔案可以說是企業(yè)發(fā)展中具有的潛在的生產(chǎn)力,其蘊含的知識量非常的龐大,企業(yè)可以運用現(xiàn)代化的管理技術(shù),充分發(fā)揮檔案的利用。不同類型的檔案其發(fā)揮的效用也不一樣。檔案信息涵蓋的內(nèi)容非常豐富,如果單純靠人力資源很難在有效的時間查找到所需要的信息,因此,需要和先進的科學(xué)技術(shù)相結(jié)合。只有這樣才能提高生產(chǎn)力。一個新的技術(shù)或者一個新產(chǎn)品的產(chǎn)生大多是在很多可靠的檔案信息中提煉出來的。因此,科學(xué)性地管理檔案,積極開發(fā)檔案的信息資源,對于提高企業(yè)生產(chǎn)率尤為重要。
二、新時期下企業(yè)如何進行檔案管理
(一)加強檔案隊伍建設(shè),提高檔案工作者的專業(yè)水平
檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量,為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要,首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動性、創(chuàng)造性,努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化,檔案種類和載體的多樣化,管理方法要不斷改革,與時俱進。應(yīng)盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù),又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才,才能勝任檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。
(二)加強檔案信息化建設(shè),提高檔案現(xiàn)代化水平
檔案信息化管理是新時期對于檔案管理工作的要求,也是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然趨勢。加強檔案信息化建設(shè),能夠推進檔案管理由封閉走向開發(fā),實現(xiàn)檔案管理的深度轉(zhuǎn)型,為企業(yè)的發(fā)展提供更加高效的服務(wù)。科技的發(fā)展與應(yīng)用是檔案管理現(xiàn)代化水平大大提高,電子文檔、數(shù)字化檔案、檔案信息共享系統(tǒng)加快了檔案管理工作現(xiàn)代化的進程。企業(yè)必須迅速實現(xiàn)檔案信息化建設(shè),只有實現(xiàn)檔案工作信息化,實現(xiàn)檔案信息的共享,才能拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域,更大限度地發(fā)揮檔案的價值,為企業(yè)創(chuàng)造更高的社會價值和經(jīng)濟效益。
(三)加強檔案服務(wù)利用,提高檔案服務(wù)企業(yè)能力
檔案工作離開了服務(wù)利用這一環(huán)節(jié),也就失去了存在的價值。檔案管理的根本目的是為企業(yè)工作大局服務(wù),如何將“死檔案”變成“活信息”,把“檔案庫”變成“思想庫”,更好地為企業(yè)決策、管理提供參考,是檔案工作者永恒不懈的追求。企業(yè)檔案工作者應(yīng)當做好檔案資源的深度挖掘和有效利用,緊緊圍繞企業(yè)的中心工作對檔案資料和數(shù)據(jù)進行分析研究,千方百計地發(fā)揮檔案的最大效益,為企業(yè)工作的正常開展和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供方便快捷、詳實可靠的信息服務(wù)。endprint