二級(jí)醫(yī)院病案室管理的實(shí)踐與思考

趙媛媛

摘要 病案的管理在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的作用非常重要。病案的管理涉及醫(yī)療、科研、教學(xué)、醫(yī)療保險(xiǎn)等諸多領(lǐng)域。因此，如何做好病案的系統(tǒng)收錄和優(yōu)化病案室各個(gè)系統(tǒng)職能是體現(xiàn)醫(yī)院檔次的重要方面。本文將從二級(jí)醫(yī)院病案室管理在實(shí)踐中出現(xiàn)的常見問題出發(fā)，針對(duì)醫(yī)院病案室管理方案進(jìn)行思考和探索。

關(guān)鍵詞 二級(jí)醫(yī)院；病案室；病案；管理

中圖分類號(hào) F2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 2095—6363（2016）17—0059—02

目前，我國(guó)二級(jí)醫(yī)院病案科室長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)并未得到相關(guān)的重視和關(guān)注。大部分病案室的管理存在著很多問題。病案室的管理雖然不是醫(yī)療“陣地”的前線，但作為醫(yī)療陣營(yíng)的“后勤”力量在醫(yī)院結(jié)構(gòu)中不可或缺。只有加強(qiáng)病案室的管理，審定病案室的規(guī)章，才能推進(jìn)整個(gè)醫(yī)療體系的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。

1二級(jí)醫(yī)院病案室管理的相關(guān)職責(zé)

病案室在醫(yī)院中是相對(duì)獨(dú)立的部門，但是其在醫(yī)院的職能是十分重要的，同時(shí)在體系中也是不可或缺的，其有著以下職責(zé)：1）整理收納所有住院病案；2）對(duì)病案進(jìn)行裝訂、核對(duì)和整理，填寫封面ICD編碼、涵括診斷及手術(shù)編碼，并將病案首頁(yè)錄入電腦，按照編碼封袋上架存檔；3）對(duì)病案進(jìn)行查詢、檢索、復(fù)印、蓋章等操作，并且為外來(lái)辦案人員、參保人員、臨床科研等提供可靠資料；4）根據(jù)醫(yī)院規(guī)定檢查病歷書寫的情況，針對(duì)各科室病案進(jìn)行評(píng)審、判分、反映存在問題及改進(jìn)意見，提高病歷書寫質(zhì)量，減少醫(yī)療隱患；5）做好病案管理工作，保持病案室的清潔、整齊、通風(fēng)、干燥，防止病案室腐爛、蟲蛀和火災(zāi)；6）負(fù)責(zé)編報(bào)上級(jí)規(guī)定的報(bào)表和提供本院領(lǐng)導(dǎo)及醫(yī)療、教學(xué)、科研需要的統(tǒng)計(jì)資料、包括每月各科室的門診量、住院人數(shù)、手術(shù)例數(shù)、平均住院日、床位使用率、手術(shù)切口感染率等各項(xiàng)指標(biāo)。

2病案室管理過程中存在的不足

2.1部分醫(yī)院病案室存在嚴(yán)重的安全隱患

醫(yī)院對(duì)于病案的安全防護(hù)意識(shí)淡薄，只是更多的關(guān)注于檔案的管理和存放。沒有建立安全的管理制度和防范措施，缺少階段性安全檢查，疏于管理，從而可能造成不可預(yù)知的損失。例如：一些病案室貼著警示標(biāo)示，嚴(yán)禁煙火及易燃物品，但是仍然存在吸煙和存放易燃物品的現(xiàn)象，甚至有些工作人員都“執(zhí)規(guī)犯規(guī)”，逐漸形成不良的日常習(xí)慣，使病案室經(jīng)常存在不被注意的消防隱患。

2.2病案管理常有錯(cuò)漏重號(hào)等現(xiàn)象發(fā)生

疏于管理或者醫(yī)院對(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)人員的處罰力度不夠，部分醫(yī)院病案室的管理人員工作作風(fēng)散漫，管理目標(biāo)不明確，時(shí)常出現(xiàn)病案錯(cuò)號(hào)、重號(hào)現(xiàn)象。包括對(duì)病人姓名、年齡、住址等重復(fù)的信息還使用統(tǒng)一住院號(hào)，這樣很容易將病人的案例混淆，甚至出現(xiàn)醫(yī)療事故。同時(shí)還會(huì)出現(xiàn)大批量、多批次借出病案現(xiàn)象，造成很多病案資料的丟失和損毀，嚴(yán)重侵犯了病人的合法權(quán)益。重號(hào)錯(cuò)號(hào)現(xiàn)象會(huì)給醫(yī)療流程和病人的病后相關(guān)事宜增添不必要的麻煩，影響醫(yī)療行業(yè)的整體進(jìn)度，同時(shí)給醫(yī)療運(yùn)營(yíng)增加了成本。

2.3檔案管理設(shè)備不齊全

由于部分醫(yī)院對(duì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入不足，使得檔案室管理設(shè)備不達(dá)標(biāo)。三級(jí)醫(yī)院的硬件設(shè)施已經(jīng)普遍達(dá)到國(guó)家的一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，但是在二級(jí)醫(yī)院中仍然普遍存在管理設(shè)施不完善，操作設(shè)備不達(dá)標(biāo)的現(xiàn)象。例如：平陽(yáng)市一家二級(jí)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)條件相對(duì)落后，在年度審查中，醫(yī)院的病案室中管理系統(tǒng)相對(duì)落后，電腦設(shè)施陳舊，系統(tǒng)不標(biāo)準(zhǔn)。在這種條件下，病案室的工作人員很難快速準(zhǔn)確的做好病案的日常管理。

3如何優(yōu)化二級(jí)醫(yī)院病案室的管理

3.1根據(jù)排查的漏洞制定相關(guān)規(guī)章制度

安全事故是造成病案損失的重要原因之一，如何排查病案室的安全漏洞非常重要。首先，醫(yī)院應(yīng)該從本身管理入手，制定嚴(yán)格的病案管理規(guī)章，對(duì)違反章程的人員和事件給予嚴(yán)肅的處理。其次，定期實(shí)施相關(guān)安全方面的檢測(cè)。比如室內(nèi)的溫度、濕度、蟲害、消防隱患等。再次，將相關(guān)事故責(zé)任細(xì)分到個(gè)人。一旦發(fā)生事故，直接由相關(guān)負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任。可以針對(duì)相關(guān)漏洞，實(shí)施以下措施：其一，制定嚴(yán)格的病案管理制度，規(guī)定實(shí)名制提取錄入病案，如果出現(xiàn)問題，追求提取人、病案人、工作人員三方責(zé)任；其二，突發(fā)事故的責(zé)任落實(shí)到相應(yīng)具體的工作人員，一旦發(fā)生事故，由相關(guān)負(fù)責(zé)人員承擔(dān)一切責(zé)任，嚴(yán)重的要追求法律責(zé)任；其三，要求工作人員嚴(yán)格負(fù)責(zé)病案室安全防護(hù)的相關(guān)事宜和設(shè)備，醫(yī)院也應(yīng)定期對(duì)工作人員的工作狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)督，出現(xiàn)問題，嚴(yán)格查處。實(shí)行以上措施，能有效地規(guī)范工作人員的工作態(tài)度，并能有效減少病案資料的損失現(xiàn)象并降低病案室的安全隱患。

3.2加強(qiáng)對(duì)工作人員的培養(yǎng)，提升對(duì)工作人員的獎(jiǎng)勵(lì)

醫(yī)院對(duì)工作人員的培養(yǎng)和獎(jiǎng)勵(lì)是提升工作人員素質(zhì)的關(guān)鍵所在。首先，定期對(duì)病案室相關(guān)工作人員進(jìn)行“課班式”培訓(xùn)，提高其專業(yè)定位。其次，合理增加工作人員的薪金和獎(jiǎng)勵(lì)，以提升工作人員的積極性。再次，對(duì)病案錄入、核對(duì)的錯(cuò)誤率實(shí)行個(gè)人加減積分制度，做到賞罰分明。同時(shí)醫(yī)院也要嚴(yán)格審查病案室的錄入和校對(duì)等相關(guān)操作流程，并對(duì)工作人員進(jìn)行定期的考核，培養(yǎng)其對(duì)病案管理能力和高尚的敬業(yè)精神。

3.3積極改善硬件設(shè)施，提高病案管理的效率和質(zhì)量

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)醫(yī)療的水平和硬件設(shè)施已經(jīng)步入了國(guó)際先進(jìn)的領(lǐng)域。在國(guó)家經(jīng)濟(jì)和醫(yī)療行業(yè)相對(duì)發(fā)達(dá)的今天，改善病案室的工作環(huán)境和設(shè)施有利于病案的管理和維護(hù)?？梢詤⒄找韵路椒ǜ纳葡汝P(guān)硬件設(shè)備：其一，加大資金投入，購(gòu)置優(yōu)質(zhì)達(dá)標(biāo)的主體管理設(shè)備，盡量提升設(shè)備的硬件標(biāo)準(zhǔn)，提高管理病案的質(zhì)量和效率；其二，對(duì)安全防護(hù)設(shè)施升級(jí)，配備精準(zhǔn)的溫濕計(jì)，安置合格的消防栓，安裝靈敏的報(bào)警器。例如：遼陽(yáng)市某二甲醫(yī)院為了提高醫(yī)療后勤的服務(wù)質(zhì)量，花資金購(gòu)置了最新型的移動(dòng)式檔案密集柜，其防火防潮的功能更加優(yōu)異，以及一些優(yōu)質(zhì)的消防設(shè)備和電子輯錄系統(tǒng)。只有配備合格齊全的安防設(shè)備，才能有效地確保病案室病案管理的安全性，從而達(dá)到國(guó)家要求的標(biāo)準(zhǔn)。

4結(jié)論

二級(jí)醫(yī)院代表著我國(guó)大部分醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)和設(shè)備的水準(zhǔn)，而醫(yī)院病案室的功能性又是醫(yī)院達(dá)標(biāo)的具體體現(xiàn)。執(zhí)行合理的管理方案，會(huì)直接提升醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，完善醫(yī)療流程的閉環(huán)。只有在實(shí)踐中不斷摸索，針對(duì)新問題設(shè)定相對(duì)應(yīng)的優(yōu)化策略，不斷革新病案管理模式和理念，才能逐漸形成完整的管理體系，最終達(dá)到優(yōu)化檔案系統(tǒng)的職能，體現(xiàn)病案室管理在醫(yī)療事業(yè)中的重要作用。endprint