中國高?；鶎咏虒W(xué)單位辦公室管理工作難點(diǎn)及對(duì)策探析

摘 要：高校基層單位辦公室工作，涉及面廣泛，具有綜合職能、服務(wù)職能、參謀職能、督辦職能以及公關(guān)職能。由于其多項(xiàng)職能的工作特點(diǎn)，高?；鶎訂挝晦k公室工作存在運(yùn)行體制不健全及職能劃分不清的難點(diǎn)。因此，本文提出健全、完善運(yùn)行體制并明確劃分職能以應(yīng)對(duì)這些難點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：高校辦基層教學(xué)單位公室管理；職能分析；難點(diǎn)分析；對(duì)策解析

隨著高校的擴(kuò)招，高校行政管理已成為現(xiàn)代高校運(yùn)行非常重要的一部分。高校行政管理主要分為兩個(gè)方面，一是基于學(xué)校層面的行政管理，另一個(gè)則是基于院系層面的行政管理。其中，基層教學(xué)單位的行政管理對(duì)高校整體的發(fā)展發(fā)揮著舉重若輕的作用。我國高?；鶎咏虒W(xué)單位的行政管理根據(jù)管理內(nèi)容及對(duì)象基本可以分為三大部分：教學(xué)管理，學(xué)生管理，科研管理以及涵蓋其他各方面的辦公室管理。教學(xué)管理部門主管教學(xué)，包括課程設(shè)置、課程安排、學(xué)生成績(jī)、考試安排、教室使用等等。學(xué)生管理主管學(xué)生活動(dòng)，包括學(xué)生思想政治動(dòng)態(tài)、出勤狀況、業(yè)余活動(dòng)、就業(yè)指導(dǎo)等等?？蒲泄芾碇饕?fù)責(zé)教師以及學(xué)生的科研相關(guān)工作。辦公室管理則涵蓋了除以上提及的行政管理的其他所有行政工作，主要包括協(xié)調(diào)溝通、人事財(cái)務(wù)、安全防火等。

1 高校辦基層教學(xué)單位公室職能分析

總體來說，高?；鶎咏虒W(xué)單位辦公室主要具有以下幾種職能：綜合職能、服務(wù)職能、參謀職能、督辦職能以及公關(guān)職能[1]。

綜合職能是辦公室的首要職能。也是這個(gè)首要職能決定了辦公室管理職能劃分的困難。綜合職能是指辦公室在教學(xué)單位的管理工作中占據(jù)核心地位，起著總攬全局、調(diào)度各方的作用[2]。其中的調(diào)度及協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)包括領(lǐng)導(dǎo)間、部門間、領(lǐng)導(dǎo)與部門、師生間以及高校與校外單位間關(guān)系的協(xié)調(diào)[3]。

服務(wù)職能是指高校行政管理工作實(shí)際上是服務(wù)性質(zhì)的工作，服務(wù)主體不僅包括領(lǐng)導(dǎo)，也包括廣大師生；服務(wù)范圍不僅涉及教學(xué)科研也涉及后勤保障等。

參謀職能是指辦公室在領(lǐng)導(dǎo)做決策時(shí)通過開展調(diào)查研究、搜集信息而輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。

督辦職能指的是根據(jù)學(xué)校做出的決策，督查各單位的執(zhí)行情況，從而確保學(xué)校各項(xiàng)方針政策得到真正落實(shí)[2]。

公關(guān)職能是指辦公室作為學(xué)校或?qū)W院的對(duì)外窗口，在對(duì)外工作中起著學(xué)?；?qū)W院和外單位的橋梁紐帶作用，代表著學(xué)?；?qū)W院的整體形象。

2 高?；鶎咏虒W(xué)單位辦公室管理工作難點(diǎn)分析

（一）運(yùn)行體制不健全

較之于學(xué)校層面的辦公室，高?；鶎咏虒W(xué)單位辦公室由于規(guī)模較小，其運(yùn)行體制相對(duì)來說更不健全。首先，內(nèi)部管理制度不健全。基層教學(xué)單位關(guān)于教學(xué)、科研能會(huì)出臺(tái)非常詳細(xì)的各種制度，然而，對(duì)于辦公室管理，其制度通常都較為簡(jiǎn)單、不全面、不規(guī)范。這就導(dǎo)致辦公室管理工作難度加大，工作量增多，工作效率降低等不良后果。其次，基層教學(xué)單位辦公室管理工作缺乏激勵(lì)機(jī)制。由于不是高校核心工種，學(xué)校以及很多教師或者學(xué)生都對(duì)辦公室工作不夠重視，對(duì)辦公室工作缺乏激勵(lì)，導(dǎo)致工作人員工作積極性降低，影響工作效率。再次，基層教學(xué)單位辦公室管理工作人員缺少提升的機(jī)會(huì)。學(xué)生管理的工作人員，經(jīng)常會(huì)有在崗培訓(xùn)、出差學(xué)習(xí)等機(jī)會(huì)，而對(duì)于辦公室的工作人員一般沒有這種機(jī)會(huì)。學(xué)習(xí)針對(duì)學(xué)生管理的工作人員還可參加比賽、申請(qǐng)多種項(xiàng)目等。對(duì)于辦公室工作人員來說，提升自身的機(jī)會(huì)實(shí)在少之又少。

（二）職能劃分不清

高校辦公室職能中的綜合職能使得高校辦公室的職能劃分常出現(xiàn)劃分不清的情況。由于其綜合職能，無論是上級(jí)部門、校外單位或個(gè)人、領(lǐng)導(dǎo)、教師或者學(xué)生，可能由于不清楚學(xué)院各個(gè)部門之間的工作職能劃分，一遇到看起來非常規(guī)的、非劃分明晰然而實(shí)際有不同部門分工的工作都會(huì)首先找到學(xué)院辦公室。這樣，無形中給本就工作繁雜、工作量大的辦公室?guī)砀蟮墓ぷ髫?fù)擔(dān)，進(jìn)一步使得服務(wù)效率降低。另外，還有一些難以劃分職責(zé)的工作，這種工作一般都?xì)w于辦公室。

3 高?；鶎咏虒W(xué)單位辦公室管理工作難點(diǎn)對(duì)策解析

（一）健全、完善運(yùn)行體制

首先要健全內(nèi)部管理制度。制度健全可以使得工作人員在工作時(shí)有章可循，提高工作效率。要做到健全制度，就要合理細(xì)化辦公室的工作職責(zé)，明確分工，保證工作各個(gè)環(huán)節(jié)，以免出現(xiàn)失誤。在制度健全的基礎(chǔ)之上，還需要做到嚴(yán)格執(zhí)行，將制度落實(shí)到位。這要求工作人員高度自律，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事。此外，還要保持制度創(chuàng)新，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)。不同時(shí)期的工作有各自的重點(diǎn)及特點(diǎn)，這就需要工作人員按照教育工作的原則不停探索工作的方式及規(guī)律，及時(shí)創(chuàng)新工作制度。

其次，完善激勵(lì)機(jī)制。高校應(yīng)該重視辦公室工作，并建立長效的激勵(lì)制度，充分調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性。高?？尚Х聦?duì)教師的教學(xué)或科研獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)辦公室工作人員基于其工作表現(xiàn)給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì) 或精神獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)注重內(nèi)在激勵(lì)，讓工作人員提高工作熱情，改善工作態(tài)度。

再次，提供提升途徑。為辦公室工作人員提供提升自身的途徑，包括培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、交流等?？蔀檗k公室的工作人員提供崗前培訓(xùn)、在崗培訓(xùn)，提高工作技能。也可為辦公室工作人員提供到校內(nèi)其他單位或校外單位學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。還可以為辦公室工作人員提供比賽、項(xiàng)目等互相交流的機(jī)會(huì)。

（二）明確劃分職能

首先，建立健全各部門的管理制度，明確辦公室的職能?；鶎咏虒W(xué)單位的各行政管理部門之間的職能要?jiǎng)澐智宄?。各個(gè)部門的職能應(yīng)當(dāng)劃分清楚。如果出現(xiàn)不知該歸誰的工作，應(yīng)該在完成之后再次明確分工。如此才可以明確分工，提高工作效率。

其次，各部門的職能劃分清楚之后，要公開各部門的職能。辦公室工作職能不清很大一部分原因是由于外人不清楚基層教學(xué)單位的職能劃分，有事情就找辦公室。一旦各個(gè)部門的職能對(duì)外公開，上級(jí)部門、校外單位或個(gè)人、領(lǐng)導(dǎo)、教師以及學(xué)生都能對(duì)應(yīng)找到辦事的部門，這樣不僅為需要服務(wù)的人員節(jié)省了時(shí)間，同時(shí)也提高了辦公室人員的工作效率。

總之，辦公室在基層教學(xué)單位管理中起著承上啟下的紐帶作用，關(guān)乎整個(gè)單位的全局。因此，在管理中，高效應(yīng)當(dāng)直面辦公室管理存在的難點(diǎn)，多措并舉，逐一攻破，為高效的教學(xué)、科研工作提供保障，促進(jìn)高效持續(xù)、健康、穩(wěn)定地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]戴亞軍.高校辦公室管理存在問題及對(duì)策研究[D].鄭州：鄭州大學(xué)公共管理學(xué)院， 2011：7-8.

[2]傅麗濱.高校辦公室管理工作難點(diǎn)解析[J].院校管理， 2014： 192.

[3]馬小渭.高校辦公室管理中的問題及對(duì)策研究[D].濟(jì)南：山東師范大學(xué)公共管理學(xué)院， 2014：10.

作者簡(jiǎn)介

伍秀楓（1990-），女，漢族，江西九江市人，研究實(shí)習(xí)員，文學(xué)碩士，吉林大學(xué)外國語學(xué)院辦公室，研究方向：高校管理。endprint