淺談合作科研項目的檔案管理

謝金菊

摘 要：合作科研項目是指由不同科研單位共同參與、聯(lián)合研究、開發(fā)的科研項目。合作科研項目因其專業(yè)知識面廣泛而其科技含量往往比較高，且合作科研項目的數(shù)量將呈不斷上升趨勢，但合作科研項目也因種種原因而歸檔不全。因此，對合作科研項目的檔案管理問題進行必要的探索和討論，十分必要。

關(guān)鍵詞：合作科研項目；全宗理論；檔案管理

合作科研項目是指由不同科研單位共同參與、聯(lián)合研究、開發(fā)的科研項目。它是科學(xué)技術(shù)分工日益精細，特別是應(yīng)用技術(shù)類科研項目涉及的專業(yè)面不斷擴大的必然產(chǎn)物。由于某種原因?qū)η皩@類科研項目的檔案管理問題討論不多，因而其現(xiàn)狀不盡人意：有的項目檔案被零碎地保存在不同的形成單位，有的項目檔案雖然集中保存在一個單位，但因為缺乏對其形成過程的有效管理，材料常常殘缺不全，有的項目甚至根本就沒有留下珍貴的檔案，如此等等。一般而言，合作科研項目因其專業(yè)知識面廣泛而其科技含量往往比較高，同時，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步和社會化大生產(chǎn)的日益普及，合格科研項目的數(shù)量將呈不斷上升趨勢。因此，對合作科研項目的檔案管理問題進行必要的探索和討論，十分必要。

1 應(yīng)對傳統(tǒng)的全宗理論進行一定的變通

與“來源原則”相對應(yīng)的傳統(tǒng)全宗理論，在檔案工作實踐中，一直來為我們所遵循。它的主要內(nèi)容是維持一個立檔單位檔案的完事性、即同一文檔單位的檔案不能分散、不同立檔單位的檔案不能混淆。源于這一理論、由國家檔案局等部門共同頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第二十二條規(guī)定：“凡是幾個單位分工協(xié)作完成的科技項目或工程，由主辦單位保存一套檔案，協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本外，應(yīng)將復(fù)制本交主辦單位保存?！蔽覀冋J為，首先，一個科研項目，各部分檔案之間的聯(lián)系是十分緊密的，因此在檔案的利用工作中，對整套檔案的利用價值將遠大于各分散部分檔案利用價值的總和。其次，研究結(jié)果證明“靜電復(fù)印件只適于短期保存和利用，對于需長久保存和利用的檔案不宜用靜電復(fù)印件”。而上述規(guī)定的結(jié)果是：在合作科研項目中檔案管理中，利用價值很大的一整套檔案將將由眾多的復(fù)印件來承擔(dān)，相反，利用價值不大的各部分分散保存的零散檔案卻是由原件去充當(dāng)，很顯然，這是不恰當(dāng)?shù)摹Q句話說，這一規(guī)定值得商榷。有鑒于此，我們認為，為了做好合作科研項目的檔案管理工作，有必要對傳統(tǒng)全宗理論進行一定的變通，并對上述規(guī)定進行完善。對合作科研項目的檔案管理，應(yīng)主張以項目為主的檔案管理原則：即由不同立檔單位形成的同一合作科研項目的檔案原件，不宜分散，應(yīng)集中起來，根據(jù)協(xié)作單位的主次或各協(xié)作單位的檔案保管條件等因素，決定由一個單位統(tǒng)一保存管理，而其他協(xié)作單位，可酌情保存與承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案復(fù)制件。如此，在對傳統(tǒng)全宗理論因聯(lián)合科研項目的特殊性而進行適當(dāng)?shù)淖兺ㄒ院?，使原本產(chǎn)生于不同協(xié)作單位的，同一項目的原始檔案能集中在一起保管，避免了以往在合作科研項目檔案管理中，常見的那種檔案利用價值與檔案可保管性相互矛盾的尷尬。這樣，確保了這一套檔案的完事并使其載體一致，有得長期保存，保證了日后檔案利用工作的順利進行。換言之，這將使檔案的利用價值與保管價值趨于一致，為實現(xiàn)合作科研項目檔案工作的目的提供了前提條件和根本保障。

2 合作開發(fā)的合同或協(xié)議中應(yīng)增加有關(guān)的檔案管理問題的條款內(nèi)容

隨著合作科研項目數(shù)量的不斷上升，合作開發(fā)的技術(shù)合同或協(xié)議內(nèi)容日益詳盡和規(guī)范。但是，在這些合同或協(xié)議中，往往唯獨沒有關(guān)于檔案管理問題的條款內(nèi)容。這給合作科研項目的檔案管理工作帶來了難免的后遺癥、即常常使合作科研項目的檔案管理工作處于混亂和無序的局面。因此，為了做好合作科研項目的檔案管理工作，我們呼吁有關(guān)科研單位在簽訂科研項目合作開發(fā)合同或協(xié)議時，合同或協(xié)議中應(yīng)增加有關(guān)檔案管理問題的條款。其內(nèi)容至少應(yīng)包括下述幾點：1、這一科研項目的檔案最終由誰保管；2、各參與單位應(yīng)承擔(dān)的檔案管理責(zé)任、義務(wù)及享有的權(quán)利；3、對歸檔科技文件材料的形式要求；4、檔案材料匯總移交的時間和方式。這樣，合作科研項目的檔案管理工作就有了合同或協(xié)議的規(guī)范和制約，從而可以使該項目的檔案管理工作有章可循，有法可依。只有這樣，才能確保合作科研項目檔案管理工作的順利進行。

3 各參與單位的檔案管理部門應(yīng)對合作科研項目的檔案管理工作進行指導(dǎo)與監(jiān)督

合作科研項目的各參與單位往往在地域上有一定的距離，平時相互直接聯(lián)系不是很方便。因此，合作科研項目檔案在形成和積累這一重要階段的管理，不太可能由某一協(xié)作方統(tǒng)一負責(zé)實施。另外，盡管不少科研工作者在進行科研活動過程中、因科研工作本身的需要，常常具有積累、保存科技文件材料的習(xí)慣，然而，一方面，往往這些被保存的文件材料在載體規(guī)格形式或書寫材料等方面與檔案管理要求會有距離，另一方面，一旦科研項目完成某一段落，不少檔案意識不強的科技工作者，往往會將以前用過的材料隨手放在一邊，不注意及時整理和保管，極容易造成材料的缺損或遺失。因此，各參與單位的檔案管理部門應(yīng)對合作科研項目的檔案工作及時進行必要的指導(dǎo)和監(jiān)督。如給課題組及時發(fā)放科研工作記錄本，提出歸檔要求，告知歸檔范圍、定期或不定期對其科技文件材料的形成和積累工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正等等。這樣，可以避免因各參與者檔案意識差次不齊而直接影響整個項目檔案質(zhì)量的結(jié)果，切實提高合作科研項目檔案的質(zhì)量。

4 堅持“四同步”，重點抓住鑒定關(guān)

科研檔案管理工作的“三納入”、“四同步”是我們長期工作實踐中取得的成功經(jīng)驗之一。對于合作科研項目的檔案管理工作而言，因為各參與單位的合作和聯(lián)系往往是臨時性的，其間的關(guān)系是松散的，因此，不可能有共同的科研工作規(guī)劃、科研工作管理制度等，所以，“三納入”并無多大意義。但是，“四同步”對合作科研項目的檔案管理工作卻同樣具有十分重要的指導(dǎo)意義。我們認為，要做好合作科研項目的檔案管理工作，必須切實做好“四同步”。即下達任務(wù)與提出歸檔要求同步，檢查科研進度與檢查科技文件材料形成情況同步，驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案同步，上報登記、評審科研成果與檔案管理部門出具歸檔情況的證明材料同步。我們認為，對于合作科研項目的檔案管理來說，在這四個同步中，尤其關(guān)鍵與重要的是第三步。換而言之，做好合作科研項目的檔案管理工作，重點要抓住鑒定這一關(guān)。這是因為，合作科研項目鑒定時，各協(xié)作單位的主要科技人員都將到會參加，此時對項目的檔案進行全面的檢查和驗收，一旦發(fā)現(xiàn)問題，大家面對面都在場，很容易圓滿解決，可以有效地保證項目檔案的完整和齊全。否則，等鑒定工作一結(jié)束，則協(xié)作各方之間的協(xié)作關(guān)系也常隨之解散，那時如果發(fā)現(xiàn)檔案的質(zhì)量問題，想補救恐為時已晚，常常是事倍功半、難遂人愿了。總之，抓住鑒定關(guān)，誠為做好合作科研項目檔案工作最重要，同時也是最有效的措施。

參考文獻

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