淺析檔案管理的電子化建設(shè)

李炳

摘 要：目前，隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。通常情況下，傳統(tǒng)的檔案管理只是對紙質(zhì)資料進(jìn)行簡單的處理和保管工作，在管理水平上一直得不到有效的提升，從而導(dǎo)致檔案資料的使用價值受到了一定的限制。如今，信息技術(shù)在檔案管理工作中得到了非常廣泛的使用，但是因?yàn)椴僮鞑划?dāng)造成在使用的過程中還存在一些問題。本文主要對檔案管理的電子化建設(shè)進(jìn)行了分析，并針對其中存在的問題提出了一些有效的解決措施，希望能為相關(guān)的檔案管理人員提供一定的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息技術(shù)；電子化建設(shè)

檔案管理電子化指的就是以檔案文件為主要的管理對象，然后通過計算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行掃描、錄入、存檔以及查閱等，這樣就可以將檔案轉(zhuǎn)化為二次資料信息提供給人們利用。電子檔案管理與傳統(tǒng)的管理方式相比存在著非常明顯的差異，目前，將電子圖像文件集合的介質(zhì)主要包括了磁盤、磁帶以及光盤等。

1 檔案管理電子化的優(yōu)點(diǎn)

結(jié)合目前的實(shí)際情況可以了解到，將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中與傳統(tǒng)的管理方式相比可以發(fā)揮出非常明顯的優(yōu)勢，具體主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，可以將計算機(jī)的作用充分的發(fā)揮出來，從而可以不斷提高檔案資料的利用效率；第二，減少了二次文獻(xiàn)在加工過程中所花費(fèi)的時間從而使檔案信息管理的時效性得到有效的提高；第三，通過實(shí)行電子化管理，可以將資料信息進(jìn)行有效的拷貝，這樣有利于將拷貝成果及時匯報給各個部分的領(lǐng)導(dǎo)，可以在社會上形成一定的影響力，這樣檔案部門的重要性也就得到了明顯的提升；第四，通過建設(shè)檔案管理電子化，可以使檔案信息與先進(jìn)管理技術(shù)之間實(shí)現(xiàn)有效的結(jié)合。

2 電子檔案管理中容易出現(xiàn)的問題

因?yàn)殡娮訖n案的內(nèi)容與形式兩者之間是相對的，這就造成在內(nèi)容方面存在著一定的不穩(wěn)定性，也很難實(shí)現(xiàn)一定的固定形式，當(dāng)檔案管理部門在對電子檔案進(jìn)行檢查工作的過程中，就很難對電子檔案的安全性與可靠性進(jìn)行準(zhǔn)確的判定。結(jié)合實(shí)際的應(yīng)用結(jié)果可以了解到，電子檔案在管理的過程中其問題主要體現(xiàn)在了以下幾個方面。

2.1 原始性問題

在對電子檔案的原始性進(jìn)行判定的過程中會存在一定的難度。主要是因?yàn)殡娮訖n案所形成的資料屬于虛擬文件，并且在轉(zhuǎn)換過程中的特點(diǎn)與輸送以及接收的特點(diǎn)沒有特別明顯的差異，通常情況下，電子檔案表現(xiàn)出的狀態(tài)不只是原始文件，其中也有部分復(fù)制內(nèi)容。

2.2 真實(shí)性問題

電子檔案在管理的過程中，其真實(shí)性經(jīng)常會受到一定的影響。在將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件的過程中，可能會因?yàn)椴僮魇д`會對檔案信息的真實(shí)性造成一定的損壞。與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，電子檔案管理中出錯的概率是非常高的，另外電子檔案也可以被外界進(jìn)行復(fù)制，或者是被篡改之后也很難發(fā)現(xiàn)更改的痕跡。

2.3 完整性問題

電子檔案在進(jìn)行管理的過程中，其檔案內(nèi)容的完整性一直得不到有效的保障。主要是因?yàn)殡娮游募臓顟B(tài)是不穩(wěn)定的，在管理的過程中如果對檔案內(nèi)容沒有及時的進(jìn)行抓取，這樣就會導(dǎo)致部分信息內(nèi)容缺失。

2.4 安全性問題

因?yàn)殡娮訖n案具有一定的易操作性，這就導(dǎo)致在管理的過程中可能會經(jīng)常出現(xiàn)一些非法操作。比如經(jīng)常會存在部分檔案管理人員為了自身的利益擅自對檔案信息進(jìn)行修改，這將會對檔案檔案的安全性以及單位部門的效益造成非常嚴(yán)重的影響。

3 電子檔案管理的對策以及建議

3.1 重視歸檔電子文件的技術(shù)處理

在對新型文件材料進(jìn)行歸檔的過程中，管理人員一定要落實(shí)到實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中，然后對檔案文件的傳輸、接受以及儲存等工作進(jìn)行有效的監(jiān)督，從而為電子檔案信息的原始性提供一定的保障，對與的檔案信息整合的具體操作流程進(jìn)行全面的掌握。在實(shí)際的電子檔案管理工作當(dāng)中，可以通過技術(shù)處理的方式，然后將已經(jīng)儲存的文件轉(zhuǎn)化為：“只讀性”文件，這種文件在查閱的過程中只支持閱讀，但是不可以進(jìn)行改寫，這樣就可以有效的保證電子檔案信息的原始狀態(tài)，使電子檔案的可靠性實(shí)現(xiàn)非常明顯的提升。

3.2 解決好電子文件的保存問題

電子檔案是在化學(xué)磁性基礎(chǔ)上來實(shí)現(xiàn)對文件的保存工作的，如果是站在理論的角度上來看電子檔案可以實(shí)現(xiàn)永久性保存，原因是因?yàn)樵趯﹄娮訖n案進(jìn)行讀取的過程中可以不與實(shí)物進(jìn)行接觸，在這中間不會出現(xiàn)損壞現(xiàn)象。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在保護(hù)層之內(nèi)，這樣就不會受到外界因素的影響。但是，通常情況下電子文件可以在很快的時間內(nèi)形成，在一定程度上缺少了實(shí)際的儲存安全驗(yàn)證，因此，相關(guān)的電子檔案研究人員還需要對文件信息的長期保存問題實(shí)行進(jìn)一步的探究，針對其中存在的問題進(jìn)行不斷修復(fù)，避免在保存的過程中出現(xiàn)信息丟失等現(xiàn)象。

3.3 及時更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)

在對操作系統(tǒng)進(jìn)行更新的過程中，也需要對檔案管理軟件的更新引起重視，并在電子檔案系統(tǒng)完整以及完全的基礎(chǔ)上，對電子檔案的文件結(jié)構(gòu)進(jìn)行及時的更新，這樣才能對全新的儲存環(huán)境進(jìn)行及時的適應(yīng)，從而為電子檔案的長期性保存提供良好的保障。

3.4 加強(qiáng)電子檔案的保管

在對電子檔案文件進(jìn)行儲存的過程中經(jīng)常會發(fā)生一定的變化，主要是因?yàn)榇鎯橘|(zhì)經(jīng)常受到溫度以及濕度等外界因素的影響，再加上電子文件本身可能也會受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的影響，這就需要結(jié)合實(shí)際情況建立出相應(yīng)的檔案機(jī)房，并對檔案機(jī)房進(jìn)行合理的安全性設(shè)計，可以選擇專門的檔案柜來實(shí)現(xiàn)電子檔案的有效存儲。

3.5 做好電子檔案數(shù)據(jù)備份恢復(fù)

在對電子檔案進(jìn)行管理的過程中通過采取備份技術(shù)，這對于電子檔案的安全管理有著十分重要的意義。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)在使用的過程中具有一定的不安全性，檔案文件通過信息化管理可能會對資料的完整性造成一定的影響，所以，建立科學(xué)的數(shù)據(jù)備份以及恢復(fù)系統(tǒng)是十分必要的，這樣電子檔案資料的完善性在受到破壞時可以在最快的時間內(nèi)進(jìn)行修復(fù)。

3.6 完善檔案人員的知識結(jié)構(gòu)

隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，要想在檔案管理工作中將信息技術(shù)的作用充分的發(fā)揮出來，其中非常重要的一點(diǎn)就是必須提高檔案管理人員自身知識結(jié)構(gòu)以及綜合素養(yǎng)。電子檔案在進(jìn)行操作和管理的過程中比較容易出現(xiàn)失誤，這將會對檔案信息的真實(shí)性造成非常嚴(yán)重的影響。因此，檔案管理人員在工作的過程中一定要嚴(yán)格落實(shí)自己的職責(zé)，檔案部門可以在規(guī)定的時間內(nèi)開展一些相應(yīng)的培訓(xùn)課程，通過學(xué)習(xí)使管理人員自身的專業(yè)技能以及管理水平可以得到明顯的提升，加強(qiáng)對檔案機(jī)房的安全管理工作，全面掌握先進(jìn)的檔案信息管理技術(shù)，在目前知識結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上進(jìn)行不斷的完善和優(yōu)化，從而在之后的電子檔案管理工作才能嚴(yán)格落實(shí)自己的職責(zé)，將檔案信息化建設(shè)的作用充分的發(fā)揮出來。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在我國的檔案管理工作中得到了非常廣泛的使用，導(dǎo)致檔案管理工作在內(nèi)容上發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變，這也就給檔案管理人員的工作帶來了更大的挑戰(zhàn)。因此，相關(guān)人員一定要加強(qiáng)對電子檔案管理的研究力度，針對目前管理中存在的問題進(jìn)行深入的分析，通過采取有效的措施對影響因素進(jìn)行解決，同時，還應(yīng)該逐漸引進(jìn)一些先進(jìn)的檔案管理技術(shù)與方法，在目前檔案信息管理技術(shù)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)不斷的完善，從而才能滿足檔案信息化建設(shè)的相關(guān)需求。

參考文獻(xiàn)

[1]李艷軍.淺談我國行政單位檔案管理的電子化建設(shè)[J].山西檔案，2013，02

[2]楊卉，劉敏.淺談事業(yè)單位檔案管理的電子化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，04

[3]孫忠麗.淺析文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用[J].農(nóng)村實(shí)用科技信息，2015，06