以創(chuàng)新推進檔案管理電子化

薛梅

摘 要：隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展 ， 傳統(tǒng)的檔案 管理方式己越來越不適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。改變傳統(tǒng)的管理手段，運用計算機等現(xiàn)代技術(shù)管理檔案，實現(xiàn)檔案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化，是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。然而，受傳統(tǒng)檔案管理思維、手段、載體等因素的影響，全面推進檔案管理電子化仍然面臨許多挑戰(zhàn)，存在許多困難。為此，推進檔案管理電子化進程必須轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新管理模式，依托現(xiàn)代科技手段，實現(xiàn)檔案事業(yè)科學(xué)

1 思維創(chuàng)新，樹立現(xiàn)代檔案管理理念

當(dāng)今世界已步入信息化時代，檔案工作也必然要進入數(shù)字化發(fā)展階段，以數(shù)字化采集技術(shù)為手段，以檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)為依托，向檔案電子化管理發(fā)展將是必然趨勢。要加強檔案的電子化管理，首先要提高認識，轉(zhuǎn)變長期以來以紙質(zhì)檔案管理為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)思維模式，建立以電子檔案為基礎(chǔ)的新型思維模式，增強做好電子檔案管理的責(zé)任感和緊迫感，站在歷史文獻的高度看待電子檔案管理的現(xiàn)實意義，全面提高電子檔案管理的質(zhì)量和效果。

2 制度創(chuàng)新，建立電子檔案管理的制度體系

由上至下建立起統(tǒng)一的電子檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時效等內(nèi)容，定期整理、分類歸檔、專人負責(zé)、妥善保管，避免因機構(gòu)改革、崗位調(diào)整、計算機更迭、工作移交等引起電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料完整。一是制定體現(xiàn)各自特色的電子文件和電子檔案保管、保密和利用制度；二是將電子文件、檔案的歸檔管理及利用整合到網(wǎng)絡(luò)辦公信息一體化系統(tǒng)內(nèi)，實現(xiàn)地區(qū)信息資源共享。三是加快電子文件的研究工作，一方面探討如何更好更快更安全地歸檔管理和利用好電子文件（檔案），另一方面研究傳統(tǒng)文檔的電子化和網(wǎng)絡(luò)信息化管理。

3 技術(shù)創(chuàng)新， 提高檔案管理電子化的質(zhì)量和效率

及時做好硬件設(shè)備及應(yīng)用程序的更新維護。由于計算機不斷地升級、更新、換代，對所有的電子檔案來講，它在形成時所依賴的技術(shù)，往往是已經(jīng)過時的技術(shù)，這是科技進步所帶來的必然結(jié)果。因此，電子檔案也要不斷地“遷移”、“復(fù)制”，以適應(yīng)新的系統(tǒng)及程序的要求，保證檔案的延續(xù)性。同時，還必須對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換，防止新技術(shù)不能處理舊問題情況的發(fā)生。

4 管理創(chuàng)新， 提高電子檔案的安全水平

維護電子檔案的信息安全，是一項極其重要而復(fù)雜的工作。在管理過程中，要不斷創(chuàng)新管理手段和方式，充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點等綜合條件，制定穩(wěn)妥的技術(shù)方案和嚴格的管理制度，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態(tài)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。

5 人才創(chuàng)新， 培養(yǎng)高素質(zhì)檔案人才隊伍

推進檔案管理電子化的關(guān)鍵是人才。加強培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案管理電子化的骨干力量是計算機技術(shù)隊伍，其素質(zhì)水平直接影響電子化水平的提高。計算機技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術(shù)的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規(guī)律，形成最佳人才結(jié)構(gòu)。在管理上，還需要研究如何增強計算機機構(gòu)和人員的活力，例如引入競爭機制，對某些項目實行項目管理，在保證完成檔案建設(shè)的前提下，開展對社會的有償服務(wù)等等。同時，要加大教育投入，對與檔案管理工作有關(guān)的人員，進行比較系統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)知識、計算機知識、數(shù)字通信技術(shù)培訓(xùn)，使他們掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

參考文獻

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