企業(yè)檔案編研工作思考

檔案既是歷史文化資源，又是重要的信息資源?！捌髽I(yè)檔案編研工作”是指以企業(yè)檔案為主要研究對象，以滿足企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營決策利用檔案信息的需要為主要目的，圍繞選題有針對性地對檔案信息進行采集、研究加工，使之成為編研成果的過程。

檔案編研工作是檔案信息資源開發(fā)利用的一種重要形式，是檔案工作服務(wù)企業(yè)中心工作和行業(yè)熱點的重要途徑，是展示檔案工作價值和魅力的一個重要方式。通過檔案的編研，既保護檔案原件，更提升了檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，也擴大檔案部門在企業(yè)中的影響，提高檔案工作地位。所以檔案編研的重要性、研究性已被愈來愈多的人們所認(rèn)同。隨著社會主義市場經(jīng)濟的建立，企業(yè)間的競爭愈加激烈，作為企業(yè)檔案工作的指導(dǎo)思想，如何拓展檔案工作思路，加大編研工作力度，已成為關(guān)系到企業(yè)檔案發(fā)展必須解決的課題之一。因此，僅僅將編研工作看作是具體的檔案工作業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，以此來布置安排工作，那是遠遠不夠的。筆者僅從企業(yè)檔案工作人員的角度出發(fā)，就目前編研工作現(xiàn)狀、工作中存在的問題、解決的對策，談一些想法。

1 企業(yè)編研工作現(xiàn)狀

上世紀(jì)八十年代后期，伴隨著公司企業(yè)檔案工作的發(fā)展，檔案編研工作也開始起步，從編寫參考資料做起，也陸續(xù)匯編了一些編研資料，主要有：宣傳和介紹本檔案室的工具書。如《檔案室指南》、《全宗介紹》等；各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和專題匯編如公司每年的各種制度匯編、技術(shù)運行經(jīng)濟活動分析匯編、生產(chǎn)經(jīng)營活動分析匯編、財務(wù)指標(biāo)情況分析匯編、組織機構(gòu)沿革、中級以上領(lǐng)導(dǎo)及高級職稱人員匯編、獎狀匯編等；利用館藏檔案編寫了《大事記》、《年鑒》、企業(yè)畫冊、項目簡介、產(chǎn)品簡介、成果簡介等。為企業(yè)各項工作的查考提供了可直接利用的信息，也起到了一定作用。但總體講，編研工作仍停留在基礎(chǔ)性材料的編寫上，精品成果不多，效用性、針對性、新穎性不強，知識含金量不高，“編”而少“研”，“編”而無“研”現(xiàn)象比較突出。顯然編研工作沒能跟上檔案管理信息化的腳步，落后于企業(yè)日益發(fā)展的需求。

2 企業(yè)檔案編研工作存在的問題分析

1、對企業(yè)檔案編研工作的認(rèn)識不足，深度不夠。

目前企業(yè)檔案部門也在進行檔案信息資源開發(fā)和檔案利用工作，但對于如何適應(yīng)信息時代的客觀要求，有效地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展的需求，目前編研工作的狀況存在著偏差。這里既有理論方面的問題，更有認(rèn)識上的不足。以我企業(yè)的編研成果為例，與許多企業(yè)一樣，大多為匯編和選編之類的初級產(chǎn)品，如文件匯編、大事記、組織機構(gòu)沿革等基礎(chǔ)性材料，即使深度大一點的，也不過是一些產(chǎn)品目錄、工程項目簡介等介紹性材料?！熬帯钡某煞荽罅看嬖?，而“研”的成果卻很少，編研工作過于簡單化，僅僅將其視為對檔案資料、檢索工具的簡單匯編。盡管編研業(yè)務(wù)有所開展，由于沒有詳細(xì)的編研計劃，工作中盲目性比較大，在選題上不是根據(jù)企業(yè)決策和生產(chǎn)經(jīng)營活動的需要確定編什么，而是看手里的材料能編什么，就編什么，因而編研成果質(zhì)量不高，編研工作難以承擔(dān)大力開發(fā)檔案資源的主體任務(wù)，檔案編研工作滯后于企業(yè)發(fā)展，不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

2、檔案編研人員配備不足，人才匱乏。

沒有人才，就談不上編研工作。檔案編研人員素質(zhì)的高低，很大程度上決定著編研成果的數(shù)量和質(zhì)量。檔案編研的專業(yè)性與知識性特征，要求擁有能夠勝任此項工作的各類專業(yè)人才，這是提高編研工作水平的前提和基礎(chǔ)。但是，目前檔案部門大多沒有專職檔案編研人員，常常是檔案人員在做完日常的檔案工作后，抽空利用室藏的檔案開展檔案編研，導(dǎo)致檔案編研工作數(shù)量和質(zhì)量差別較大。而檔案人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，往往側(cè)重于檔案管理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)， 檔案編研方面的學(xué)習(xí)培訓(xùn)較少。另外檔案部門人員專業(yè)過于單一，知識結(jié)構(gòu)不夠合理，以我企業(yè)為例：目前專職從事檔案工作的有12人，所學(xué)有檔案管理、計算機管理、企業(yè)管理、中文、秘書圖書管理等專業(yè)，缺乏企業(yè)主營業(yè)務(wù)人員。這在具體工作中由于缺乏企業(yè)相關(guān)專業(yè)知識和編研人員，面對大量的檔案信息，往往不知如何精選和利用，不能很好地對文件材料進行縮編、刪節(jié)、分析、綜合，編出來的材料其深度、廣度也無法保障，編研出來的資料實用性不強，難以形成高質(zhì)量的編研成果。

3、企業(yè)檔案編研工作為企業(yè)服務(wù)方面，差距明顯。

企業(yè)檔案編研工作是一種主動服務(wù)形式，是直接為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)建設(shè)服務(wù)的。如果不管企業(yè)需要，編研成果與企業(yè)需求脫離或相關(guān)很遠，對企業(yè)的決策、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)改造和重大活動等工作沒有作用或作用不大，就失去了編研的意義。目前，檔案部門的這種潛能尚未充分發(fā)揮出來，究其原因，檔案編研方面長期形成了依賴性、被動性，不能密切跟蹤企業(yè)中心工作，主動服務(wù)意識差；在編研工作考核內(nèi)容上，“求量不求質(zhì)”，致使編研工作簡單化、任務(wù)化，缺乏對檔案資源的深入研究，編制出的成果不能滿足企業(yè)需求；業(yè)務(wù)開放性差，與其它業(yè)務(wù)部門、專業(yè)部門溝通不夠，沒有建立起協(xié)作關(guān)系。 由此出現(xiàn)了目的上的盲目性、選題上的局限性、研究上的低層次、應(yīng)用上的不適應(yīng)等弊端。

4、編后工作相對乏力造成編研成果實用性較差。

編研工作完成后，常常有這樣的現(xiàn)象：一種編研資料的印刷完畢后，或是被收入庫房，坐等利用者上門；或是檔案人員“近親”傳送，一切似乎都在悄無聲息進行，沒有宣傳，很少調(diào)查利用效果，更談不上收集反饋意見，以致編研材料“待字閨中”坐等上門求助，使檔案編研工作很難得到領(lǐng)導(dǎo)的重視、企業(yè)的認(rèn)可，進而使得這項工作步入越做越難、越走越疲的“怪圈”，造成了編研成果的浪費。

3 加強企業(yè)檔案編研工作的建議

新時期企業(yè)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展和檔案編研自身發(fā)展的必然要求：是檔案信息資源要從封閉走向開放，成為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各個鏈條、各個環(huán)節(jié)共享的公共財富，編研工作水準(zhǔn)的高低，不僅關(guān)系到檔案工作為企業(yè)各項工作服務(wù)的質(zhì)量，而且還會直接影響到企業(yè)檔案工作自身的發(fā)展。筆者認(rèn)為：當(dāng)我們對編研工作發(fā)展態(tài)勢有一定的理解和要求時，十分重要的就是要看我們?nèi)绾伍_拓編研工作的思路，加大編研工作的力度，為企業(yè)的現(xiàn)實工作和持續(xù)發(fā)展服務(wù)。endprint

1、編研工作應(yīng)注重研究，編、研結(jié)合。

編研工作的主要內(nèi)容與任務(wù)就是對檔案原始信息進行一次文獻編研、對各種原始文獻信息要素進行濃縮提煉和對有關(guān)文獻信息進行綜合、分析。因此，必須改變以往只編無研或重編輕研的傾向，加強對檔案內(nèi)容與選題等的研究使編與研相輔相成、相得益彰。及時、有效地實施開發(fā)，突出時效性，體現(xiàn)檔案信息的現(xiàn)實作用。同時，加強企業(yè)各職能部門的聯(lián)系、交流、合作，做到互通有無，發(fā)現(xiàn)和捕捉對企業(yè)有用的信息，在處理好保密和利用的前提條件下，積極開發(fā)檔案信息，加強編研信息的交流，走出一條檔案資源共享，銳意開拓編制研工作的新路。

2、編研工作須規(guī)范化、制度化。

在管理體制上，企業(yè)檔案工作要尋求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持、重視。應(yīng)努力學(xué)習(xí)先進的檔案管理經(jīng)驗，在檔案管理現(xiàn)代化、信息化、開放性、服務(wù)化上下大力氣，建立管理科學(xué)、運行靈活的管理體系。目前，編研工作已不再是起步階段，為了加強檔案編研工作的管理，規(guī)范編研工作流程，提高編研水平，企業(yè)應(yīng)制定“檔案編研工作管理制度”、“檔案編研寫作要求與方法”、“檔案編研工作計劃”等制度 ，給從事檔案編研的人員提供相應(yīng)的依據(jù)和操作規(guī)范。如我館2011年牽頭制定的企業(yè)檔案管理一體化制度對檔案編研就提出了明確要求；今年初又以公司名義下發(fā)了“公司檔案編研工作計劃”，要求各二級單位、各企業(yè)檔案業(yè)務(wù)、黨群部門結(jié)合各自職能，做好檔案編研選題和檔案材料的編纂工作，并把此項工作列入檔案專業(yè)季度績效考核，從目前看檔案編研工作正在有條不紊地進行。

3、多渠道培養(yǎng)合格的檔案編研人員。

編研工作的主體是編研人員，檔案編研的專業(yè)性與知識性要求擁有能夠勝任此項工作的各類專業(yè)人才，這是提高編研工作的前提和基礎(chǔ)。因而我們要結(jié)合本企業(yè)實際，盡可能配備各類知識層次的檔案人員，改變檔案人員知識單一的局面。目前我館已設(shè)專職檔案編研人員，對現(xiàn)有人員分別制訂了短、中、長期培訓(xùn)計劃，利用脫產(chǎn)和半脫產(chǎn)、集中學(xué)習(xí)和自學(xué)相結(jié)合等多種手段進行編研業(yè)務(wù)技能的系統(tǒng)化培訓(xùn)以及主營業(yè)務(wù)等知識的學(xué)習(xí)、吸收，提升檔案編研人員的綜合能力；建立考核、激勵機制，通過對非檔案部門職能人員的宣傳和培養(yǎng)，讓他們參與到編研工作中來，形成一個良性氛圍，保證企業(yè)檔案編研工作持續(xù)健康地發(fā)展。

4、編研工作要堅持以企業(yè)特色為主，注重需求，突出服務(wù)。

企業(yè)檔案編研工作要針對需求開展檔案信息咨詢服務(wù)，使編研工作直接與各部門接觸，通過具體的交流來確定課題及編研方向，以更好地為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等各項管理決策進行檔案編研信息的專題服務(wù)，大大增強編研成果的時效性和針對性。首先企業(yè)檔案編研要根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)決策、經(jīng)營管理、技術(shù)改造等中心工作的需要確定編研計劃，擬定編研題目，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門審查把關(guān)，以保證編研工作的針對性和它的使用價值，在這個過程中檔案部門要密切注意企業(yè)信息的需求，提高編研的水平和質(zhì)量。其次應(yīng)講究方式和方法，注重編研的科學(xué)性。根據(jù)企業(yè)編研的現(xiàn)狀，從某個局部、某個側(cè)面進行縱向研究，遵循“科學(xué)規(guī)劃，量力而行，寧缺勿濫，去粗取精”的原則，緊密圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、改造發(fā)展的中心工作，組織和發(fā)動企業(yè)各部門，結(jié)合技術(shù)改造、生產(chǎn)經(jīng)營、工程建設(shè)、科研開發(fā)等工作的各自特點，采取合編的形式開展編研工作，如公司2016年編研了《上海市藥材有限公司成立60周年大事記〈六十征程〉》（1955-2015年）、上海藥材60周年發(fā)展簡史《輝映甲子》（1955-2015年）、《上海藥材在前進展覽》。

5、編研工作需豐富載體，改進做法。

隨著檔案室室藏的不斷豐富，使編研工作的創(chuàng)作空間愈加廣闊。檔案編研工作不僅僅是對文字檔案進行編輯研究，編研成果由向文字材料編輯發(fā)展到結(jié)合照片圖冊出版。這類編研成果在文字材料編輯基礎(chǔ)上，輔之以照片為主，配上簡潔明了、生動形象的文字說明，具有很強的視覺沖擊力，利用者可直接獲取更多信息。在當(dāng)今信息化高速發(fā)展的時代，還應(yīng)推進檔案編研工作向數(shù)字化、信息化方向邁進，利用多媒體技術(shù)，將分散在各單位、各全宗、各案卷中的某一專題或內(nèi)容的檔案資料，進行收集、加工、編排、編輯組合和深層次研究，并通過網(wǎng)絡(luò)進行快速、準(zhǔn)確的傳遞，實現(xiàn)信息資源共享。如公司編制的“上海藥材成立60周年—上海藥材在前進走廊展覽”、“2016藥材嘉年華”等。這樣的編研成果讓人耳目一新。

6、在信息化條件下的檔案編研工作新特點。

在信息化時代，信息呈爆炸式迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)已成為信息的海洋。編研人員可在網(wǎng)絡(luò)中所需信息，進一步拓展選題范圍、豐富編研內(nèi)涵，促進檔案編研全面發(fā)展。提升檔案編研人員的綜合能力，檔案編研人員必須與時倶進，積極轉(zhuǎn)變思想觀念，真正認(rèn)識到信息傳播在檔案編研中的重要作用，更好地為社會信息需求服務(wù)。充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺，最大限度發(fā)現(xiàn)、挖掘企業(yè)檔案需求信息，利用先進科學(xué)技術(shù)，緊跟時代潮流，全面提高編研效率，更好地為檔案信息工作服務(wù)。

毋庸置疑，我們只有加大檔案編研工作的力度，牢固樹立“用服務(wù)體現(xiàn)價值”的工作觀念，通過對檔案資源的深度利用，實現(xiàn)“用服務(wù)創(chuàng)造價值”，才能為企業(yè)的各項工作服務(wù)，使檔案工作在企業(yè)處有應(yīng)有的地位。

作者簡介

朱海嬪，女，上海市藥材有限公司檔案室。endprint