淺談如何做好醫(yī)院檔案管理及其開發(fā)利用

劉婷

摘 要：本文針對如何做好醫(yī)院檔案管理及其開發(fā)利用進(jìn)行研究，論述了醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)工作，提高醫(yī)院檔案管理的有效途徑，醫(yī)院檔案管理的完整性與系統(tǒng)性、以及醫(yī)院檔案資源的開發(fā)與利用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；開發(fā)利用；方案

醫(yī)院檔案管理，對于病人的病情，以及醫(yī)生的治療都具有重要影響。醫(yī)院的檔案資源，對于醫(yī)學(xué)而言是重要的資料信息，其對于醫(yī)學(xué)的發(fā)展具有重要意義。醫(yī)院的檔案資料復(fù)雜，涉及的范圍較廣，增加了管理的難度。檔案管理工作，其專業(yè)性與科學(xué)性較強，檔案管理人員需要明確職責(zé)，樹立正確的思想觀念，端正工作態(tài)度，從而去促進(jìn)檔案管理工作的開展。

1 醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)工作

醫(yī)院檔案每年都在增加，對檔案管理人員提出更高的要求。醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)工作，主要包括以下幾方面：（1）檔案資源是各項研究的參考依據(jù)。檔案是重要的資料，檔案的完整性直接影響檔案的有效利用[1]。因此，醫(yī)院檔案管理，需要確保檔案資源的完整，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案分類、存放、錄入，從而去確保檔案的使用價值。（2）為確保醫(yī)院檔案管理工作的實效性，需要做好“二化”工作?！岸敝饕侵?，醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。需要確保檔案資源的完整，資料信息不被遺漏，避免檔案資料的丟失。（3）醫(yī)院檔案工作，需要具有較強的責(zé)任心，端正工作態(tài)度，分析檔案管理工作的方法，找出其中的規(guī)律，抓好檔案管理的關(guān)鍵點，確保檔案資源的實效性，高效的做好基礎(chǔ)工作。

2 提高醫(yī)院檔案管理的有效途徑

2.1 統(tǒng)一檔案管理

隨著社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，醫(yī)院檔案管理工作，逐漸利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等，不僅提高了檔案管理的效率，同時有效的促進(jìn)醫(yī)院檔案的利用開發(fā)。利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)去開展檔案管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案的統(tǒng)一管理，使得類型比較分散的檔案，能夠通過計算機記錄進(jìn)行分類，同時能夠利用計算機進(jìn)行查詢，節(jié)省大量工作時間，提高了醫(yī)院檔案的利用率。為實現(xiàn)醫(yī)院檔案的統(tǒng)一管理，檔案管理人員需要提高專業(yè)水平，加強對檔案管理相關(guān)政策的學(xué)習(xí)，從而去依據(jù)法律進(jìn)行檔案管理，確保醫(yī)院檔案管理的有效性。

2.2 設(shè)立健全的檔案管理制度

醫(yī)院檔案資源容量較大，類型復(fù)雜繁多，檔案的收集、分類、存儲比較困難，需要相關(guān)部門的有效配合，防止出現(xiàn)檔案收集不完整的現(xiàn)象，降低檔案資源的價值，影響醫(yī)院檔案資源的利用與開發(fā)。為提高檔案資源的利用效率，需要設(shè)立健全的檔案管理制度，使得檔案管理工作具有程序性與秩序性，有效的推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。設(shè)立健全的檔案管理制度，需要明確醫(yī)院各個部門的權(quán)責(zé)，使其能夠自覺的進(jìn)行檔案整理工作，將檔案資料完整的移交給檔案管理部門，從而去確保檔案信息的完整。

2.3 加強對人員的培訓(xùn)

加強對人員的培訓(xùn)，定期開展檔案管理人員培訓(xùn)活動，聘請專業(yè)的講師，提高其檔案管理專業(yè)知識，培養(yǎng)其工作責(zé)任心，從而去提高醫(yī)院檔案管理的效率。開展對檔案管理人員的技能培訓(xùn)，培訓(xùn)其計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，使其能夠運用計算機去開展檔案工作，將現(xiàn)代化技術(shù)與自身管理經(jīng)驗相融合，提高工作效率，節(jié)省工作時間，從而為醫(yī)院創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益。

3 醫(yī)院檔案管理的完整性與系統(tǒng)性

3.1 醫(yī)院檔案管理的完整性

醫(yī)院檔案的完整性，主要是指檔案資料能夠全面的進(jìn)行收集，并且完好無缺的進(jìn)行保存。醫(yī)院檔案資料，都具有一定的使用價值，若是資料發(fā)生缺失遺漏的現(xiàn)象，不僅會影響檔案管理，還會破壞檔案資料的使用價值。保證醫(yī)院資料的完整性，需要做到以下幾方面：（1）設(shè)立檔案經(jīng)辦人立卷制度[5]。醫(yī)院的各個部門，需要輔助檔案的收集工作，將檔案資料按照制度標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，之后在統(tǒng)一移交給檔案管理部門，為檔案資料的歸檔存儲做好準(zhǔn)備。（2）定期進(jìn)行培訓(xùn)，開展講座活動，對醫(yī)院檔案的分類、歸檔范圍等進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的技能，加強其對醫(yī)院檔案管理的重視。檔案資料的形成，不同的檔案，形成的時間期限不同，需要采取科學(xué)的方法，分類進(jìn)行管理，從而去提高檔案管理效率。（3）檔案管理工作，需要與項目的進(jìn)度相同。從項目的建設(shè)開始入手，對項目文件、圖片資料、文字資料等進(jìn)行收集，全程跟蹤項目完成檔案管理工作。加強與項目工作人員的溝通，將檔案收集的要求、范圍進(jìn)行確定，明確崗位職責(zé)。檔案資料在移交時，需要進(jìn)行編號、分類，定期對醫(yī)院各個科室的工作人員進(jìn)行檔案管理指導(dǎo)，從而去提高管理效率。

3.2 醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)性

醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)性，主要是指檔案資料之間的聯(lián)系，確保檔案案卷之間的先后順序。確保檔案的系統(tǒng)性，能夠使得檔案的分類存放具有一定的規(guī)律，方便檔案的查詢，使得醫(yī)院檔案管理具有規(guī)范性[6]。醫(yī)院檔案具有特殊性，檔案歸檔與分類具有一定的標(biāo)準(zhǔn)要求，需要根據(jù)檔案資料體裁與內(nèi)容的不同進(jìn)行分類。為確保醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)性，可以利用文書檔案分類法、基本建設(shè)檔案分類法、設(shè)備檔案分類法等進(jìn)行檔案的歸類。例如，項目竣工過程的材料整編、審定，應(yīng)與施工過程的同步進(jìn)行。對施工過程形成的文件資料進(jìn)行收集、整理、立卷、驗收等，最后在移交給檔案部門。對于收集的檔案，需要根據(jù)其系統(tǒng)性進(jìn)行歸類存儲，從而去提高檔案管理水平。

4 醫(yī)院檔案資源的開發(fā)與利用

醫(yī)院檔案資源的開發(fā)與利用，主要包括以下幾方面：（1）充分的利用檔案資源。醫(yī)院檔案管理的意義，是為醫(yī)院研究提供資料，充分的利用檔案資源，挖掘檔案的潛力，有利于醫(yī)院的發(fā)展。加強檔案管理工作，能夠提高檔案的使用價值，從而提高醫(yī)院檔案管理水平。醫(yī)院檔案記錄醫(yī)院的發(fā)展歷史，宣傳職工的光榮事跡，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者決策提供重要參考依據(jù)。（2）醫(yī)院檔案管理工作水平不斷在提升，檔案資源的開發(fā)與利用也在不斷完善。加強對醫(yī)院檔案的開發(fā)利用，能夠保護檔案的原始資源，避免其直接被利用，解決檔案保存與利用之間的矛盾問題。對與檔案匯編工作的利用，其可以代替檔案資料的簡單查詢，通過匯編即可以滿足查詢需求，簡化了工作流程，同時提高了對檔案的保護。（3）檔案管理工作，與檔案價值之間具有一定的聯(lián)系。

5 結(jié)論

綜上所述，檔案管理工作，對于醫(yī)院的未來發(fā)展，各項活動的組織，都具有一定的影響。檔案資源的開發(fā)與利用，可以充分的體現(xiàn)出檔案的價值。提高醫(yī)院檔案管理的有效途徑，主要有加強對人員的培訓(xùn)，設(shè)立健全的檔案管理制度，以及實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理。為實現(xiàn)醫(yī)院檔案的統(tǒng)一管理，檔案管理人員需要提高專業(yè)水平，加強對檔案管理相關(guān)政策的學(xué)習(xí)，從而去依據(jù)法律進(jìn)行檔案管理，確保醫(yī)院檔案管理的有效性。

參考文獻(xiàn)

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