加強(qiáng)中學(xué)檔案管理的重要性及對策探討

崔鐿

摘 要：中學(xué)檔案中如實(shí)記錄了學(xué)校各方面的情況，能夠?yàn)閷W(xué)校今后的建設(shè)與發(fā)展提供重要依據(jù)。隨著學(xué)校規(guī)模的逐步擴(kuò)大，中學(xué)檔案內(nèi)容也更加復(fù)雜，涉及面更廣，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提高重視，在檔案管理工作上提供更多支持與幫助。這樣才能最大限度發(fā)揮出中學(xué)檔案應(yīng)有的價(jià)值，更好的為學(xué)?？茖W(xué)、教學(xué)和管理等工作服務(wù)。本文將簡述加強(qiáng)中學(xué)檔案管理的重要性，并深入分析了中學(xué)檔案管理中存在的問題，最后提出了行之有效的解決策略。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案；重要性；管理

檔案管理是中學(xué)管理工作中的重要內(nèi)容之一，能夠在一定程度上將學(xué)校管理水平反映出來。學(xué)校要想保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，避免出現(xiàn)各類問題，真正發(fā)揮出在教育教學(xué)、基礎(chǔ)建設(shè)及人事管理中的作用，需要在各級領(lǐng)導(dǎo)提高重視程度，在學(xué)校發(fā)展規(guī)劃與年度計(jì)劃中納入檔案管理工作。此外，學(xué)校還要在檔案管理中增加人力、物力及財(cái)力投入力度，督促相關(guān)人員履行盡職，讓檔案更好的服務(wù)于學(xué)校發(fā)展。

1 中學(xué)檔案管理的重要性

中學(xué)校要在管理工作中要將檔案管理放在首位，這是一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，對整個學(xué)校管理工作效率影響很大，從檔案的分類、歸納及保管上看，可以將學(xué)校整體管理水平反映出來。學(xué)校業(yè)務(wù)活動較多，每天都會形成大量的檔案，種類也很多，主要包括以下幾類：第一，一般類檔案管理，常見的有辦學(xué)條件、學(xué)校管理、教育教學(xué)等方面的資料，還有學(xué)生檔案等；第二，教師業(yè)務(wù)檔案；第三，基礎(chǔ)建設(shè)檔案；第四，會計(jì)檔案；第五，特殊載體檔案，如多媒體、照片以及實(shí)物等方面的檔案。因?yàn)橹袑W(xué)檔案不僅種類較多，項(xiàng)目也很繁雜，所以對檔案管理工作提出了極其嚴(yán)格的要求，如何進(jìn)一步提升中學(xué)檔案管理水平，是每個檔案管理人員需要深入思考的課題。中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理者應(yīng)該盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，充分認(rèn)識到檔案資料的特殊性與重要性，只要不斷提高重視程度，并增加投入，才能促進(jìn)中學(xué)檔案管理效率與質(zhì)量得到提升。

中學(xué)檔案中記錄了學(xué)校建設(shè)歷程、教師及學(xué)生等方面的信息，極具保存價(jià)值，加強(qiáng)檔案管理工作勢在必行，提升檔案管理水平也有著極其重要得到意義。在中學(xué)檔案管理過程中，主要對學(xué)生基本信息、教學(xué)工作記錄、教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)及日常工作記錄等檔案資料進(jìn)行收集與整理，這些檔案在總結(jié)中學(xué)教學(xué)成果、分析教學(xué)規(guī)律、開展科研等工作上發(fā)揮出促進(jìn)的作用[1]。因此我們要盡快采取各種有效的措施，不斷創(chuàng)新中學(xué)檔案管理的方法，做到不留死角，保證檔案資料的完整性、真實(shí)性，避免出現(xiàn)丟失與損壞等問題。此外檔案管理人員還要采取先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)中學(xué)檔案管理工作，從整體上促進(jìn)檔案管理質(zhì)量與水平不斷提升，為中學(xué)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的開展提供高效、優(yōu)質(zhì)和便捷的服務(wù)。

2 中學(xué)檔案管理中存在的問題

中學(xué)檔案中記錄了學(xué)校各方面的活動的情況，也保持了各種學(xué)校文件材料。檔案管理是中學(xué)校教育管理中不可或缺的部分，能夠?yàn)閷W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)制定決策、開展管理工作態(tài)度提供可靠依據(jù)。如通過打造教師檔案管理系統(tǒng)，能夠?yàn)榻窈蟮睦锰峁┍憷?，提升信息查詢與檢索的速度，有利于更加充分發(fā)揮出檔案在學(xué)校中的作用。不過從以往中學(xué)檔案管理工作來看，還有很多急需解決的問題：第一，可以接觸檔案的人員很多，保密性不強(qiáng)。仍然采取人工方式對檔案資料進(jìn)行管理，教師一般可以隨意進(jìn)入檔案室，不需要得到檔案管理人員的同意，也可以直接帶走檔案。因?yàn)橹袑W(xué)檔案所接觸檔案的主體很多，這樣就導(dǎo)致檔案保密性變得非常差，所以經(jīng)常發(fā)生檔案遺漏的問題。第二，極易發(fā)生差錯，效率不高。因?yàn)椴捎萌斯さ姆椒ü芾碇袑W(xué)檔案，在需要文件的時(shí)候，面對著大量的文件很難入手，顯得極為不方便，檔案檢索過程非常繁瑣。這樣不僅增加了檔案管理人員的工作量，還影響了檔案的利用率，需要盡快進(jìn)行改善。

3 加強(qiáng)中學(xué)檔案管理的對策

（一）做好管理工作，完善檔案管理制度

要在目標(biāo)管理中納入中學(xué)檔案管理，做好管理工作，促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展的更加現(xiàn)代化、制度化、規(guī)范化以及科學(xué)化。學(xué)校要重視完善各項(xiàng)檔案管理制度，真正讓檔案管理工作有章可循，保證中學(xué)檔案收集、整理與利用更加順利開展[2]。學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)也要提高重視程度，從學(xué)校實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)中學(xué)檔案管理各個環(huán)節(jié)，科學(xué)合理制定相應(yīng)的管理制度，主要包括《中學(xué)檔案室管理制度》、《中學(xué)檔案利用制度》等，同時(shí)安排專人負(fù)責(zé)，提升檔案收集、分析、篩選、整理、立卷及歸檔等工作水平。此外，在填寫檔案資料的時(shí)候，也要保證真實(shí)、書寫清楚和格式規(guī)范。檔案制成材料要滿足規(guī)定，要使用耐久性較好的A4規(guī)格紙張，且字跡材料也要具備一定耐久性，對于不能滿足規(guī)定的，都要退回處理，合格后才能歸檔。

（二）提升中學(xué)檔案管理服務(wù)水平

第一，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)決策。中學(xué)檔案材料中不僅要各時(shí)期國家方針政策記錄，還可以反映出全體教職工工作、活動等情況，能夠?qū)W(xué)校事業(yè)發(fā)展歷程體現(xiàn)出來。通過對中學(xué)檔案資料的開發(fā)，既能夠讓學(xué)校改革與發(fā)展有可靠理論支持，還可以了解發(fā)展趨勢，促進(jìn)中學(xué)教育教學(xué)的深化改革，提升內(nèi)部管理效果與辦學(xué)效益，同時(shí)還讓領(lǐng)導(dǎo)制定決策、開展科研工作及處理重大問題是有足夠參考資料。第二，服務(wù)于教學(xué)科研。中學(xué)檔案信息具備分享性特點(diǎn)，有利于讓教學(xué)科研信息資源得到共享，尤其是在信息革命背景下，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，深層次開發(fā)教學(xué)科研檔案，這樣人們可以在不同時(shí)間、地點(diǎn)共享一樣的教學(xué)檔案信息，從而實(shí)現(xiàn)了教學(xué)檔案信息服務(wù)功能的提升。第三，服務(wù)于各類咨詢查證。利用中學(xué)檔案的權(quán)威性特點(diǎn)，遵循對歷史、學(xué)校及全體教職工負(fù)責(zé)的原則，在不超出管理要求范圍的基礎(chǔ)上，對有關(guān)文件、記錄、圖紙、票據(jù)、照片、錄音及錄像等資料的查詢，讓全校師生享受到良好的服務(wù)。如可以查詢教職工業(yè)務(wù)資料、考核狀況、畢業(yè)生學(xué)籍資料以及校園活動資料等。

（三）加快中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)步伐

要提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，確保更好的發(fā)揮出檔案服務(wù)功能，為學(xué)校制度改革與發(fā)展創(chuàng)造良好的條件，同時(shí)也滿足社會對檔案信息的需求。為充分發(fā)揮出中學(xué)檔案的作用，需要在檔案管理工作中應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，這樣不僅可以提升工作效率，還能讓檔案壽命得到延長[3]。第一，在中學(xué)檔案管理工作重要，要注重提升信息管理的時(shí)效性，保證信息傳輸?shù)募皶r(shí)與準(zhǔn)確。第二，要利用計(jì)算機(jī)管理中學(xué)檔案，通過掃描儀、計(jì)算機(jī)等各種現(xiàn)代設(shè)備與技術(shù)，在計(jì)算機(jī)內(nèi)輸入整理好的檔案資料，在借助一定技術(shù)處理后，讓文字、圖片和聲像等資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資料，同時(shí)進(jìn)行檔案紙質(zhì)和數(shù)據(jù)格式保存。第三，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)利用起來，不斷創(chuàng)新檔案管理工作，在網(wǎng)絡(luò)的支持下，將不在保密范圍內(nèi)的中學(xué)檔案信息公布出來，為全校師生提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)，讓檔案信息資源得到充分共享。endprint

（四）加強(qiáng)中學(xué)檔案信息的開發(fā)利用

檔案中記載了中學(xué)各個方面的工作情況，是一種極具保持價(jià)值的信息資源，提升這些資源的利用率，可以為學(xué)校工作帶來更多的便利。第一，注重對中學(xué)檔案信息資源的深層次開發(fā)。在中學(xué)檔案管理工作中，檔案管理人員尤其是要注意教育教學(xué)科研、實(shí)驗(yàn)、調(diào)查報(bào)告、數(shù)據(jù)分析、管理模式、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及規(guī)章制度等方面的資料，通風(fēng)合理的開發(fā)利用，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量不斷提升。并把檔案掃描到計(jì)算機(jī)中，應(yīng)用現(xiàn)代電子技術(shù)與通訊設(shè)備，制作成光盤收藏與專題網(wǎng)頁，利用校園網(wǎng)供教職工或社會各界利用。第二，做好檔案編研工作，促使編研材料檔次提升。編研是高層次的信息開發(fā)工作，只有加大挖掘深度，才能將更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)提供給教職員工，也讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策的制定有可靠的信息。對此檔案管理人員應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變編研思路，主要編研和教育教學(xué)相關(guān)的、具備較高保存價(jià)值的材料。第三，做好檔案信息資源、數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，檔案室是保存中學(xué)檔案的主要場所之一，是學(xué)校信息系統(tǒng)建設(shè)的一個關(guān)鍵部分，檔案管理人員應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變方法，從以往的檔案室分類與編目逐步轉(zhuǎn)變?yōu)槔脴?biāo)準(zhǔn)機(jī)讀目錄，打造相應(yīng)的室藏檢索系統(tǒng)，并建立具有自身特色的數(shù)據(jù)庫。此外，要全面考慮和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的兼容、連接，在具備一定條件以后，可以進(jìn)入校園網(wǎng)與局域網(wǎng)，為教職工乃至社會提供有學(xué)校特色的檔案信息，這樣可以進(jìn)一步促進(jìn)中學(xué)檔案信息資源的共享。

（五）增強(qiáng)檔案人員綜合素質(zhì)

為提升中學(xué)檔案管理工作的成效，檔案管理人員需要掌握較強(qiáng)的檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)，可以深入開展對檔案信息分析與研究工作，不斷提升檔案信息服務(wù)層次，這樣中學(xué)檔案信息服務(wù)和咨詢環(huán)節(jié)才能保持協(xié)調(diào)。對此學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，豐富他們的知識結(jié)構(gòu)，讓他們學(xué)習(xí)并掌握更多的檔案管理技能。學(xué)校要通過以老帶新、以強(qiáng)帶弱以及互幫互學(xué)等方式，從整體上促使檔案管理人員素質(zhì)與能力提升，為中學(xué)檔案管理工作的順利開展創(chuàng)造良好的條件[4]。對檔案管理人員而言，需要認(rèn)清形勢的要求，主動加強(qiáng)學(xué)習(xí)，爭取做一名優(yōu)秀的檔案管理人才。尤其是在當(dāng)前信息化時(shí)代下，檔案管理人員還要轉(zhuǎn)變自己的思想觀念，認(rèn)真學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)，引進(jìn)科學(xué)的管理方法，轉(zhuǎn)變以往的檔案管理模式，能夠熟練操作各種現(xiàn)代化設(shè)備。這樣才能讓中學(xué)檔案管理工作從以往的手工方式解脫出來，不斷提升檔案管理工作的效率與水平，更好的為學(xué)校的科研、教學(xué)、管理等工作服務(wù)。

4 結(jié)語

總之，在教育體制改革深入推進(jìn)的過程中，為中學(xué)管理工作帶來了巨大的考驗(yàn)，同時(shí)也面臨著良好的發(fā)展機(jī)遇。檔案管理工作作為中學(xué)教育事業(yè)中的重要內(nèi)容之一，需要各級領(lǐng)導(dǎo)提高重視程度，盡快建立起完善的管理制度，增加自己投入力度，培養(yǎng)更多素質(zhì)高、能力強(qiáng)的檔案管理人員。這樣才能保證學(xué)校檔案管理工作成效得到提升，真正發(fā)揮出中學(xué)檔案資料的作用，為學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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