淺析當(dāng)前檔案管理面臨的問題

秦國平

檔案作為一種歷史記錄，在當(dāng)前的社會(huì)條件下，隨著國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)和諧、科技進(jìn)步，信息含量也迅速增大，面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。在各項(xiàng)改革逐步完善和深入的今天，檔案不僅僅能影響一個(gè)國家、民族、單位穩(wěn)定發(fā)展，更是一個(gè)群體能否實(shí)現(xiàn)作風(fēng)建設(shè)和思想健全的關(guān)鍵。檔案管理人員從事的檔案管理是檔案工作中最為基礎(chǔ)的工作之一，并且在各行各業(yè)中體現(xiàn)出不可替代的作用。當(dāng)前檔案工作的開展也對檔案管理人員提出更高的要求。

1 檔案管理面臨的問題

（一）管理手段落后

當(dāng)前大多數(shù)檔案管理都是借助國外優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，以信息管理為例，其為檔案管理人員提高工作效率、保障檔案真實(shí)性提供了工具和手段。從管理上來講，檔案管理又是一種具有政治性和機(jī)密性的工作，因此在實(shí)際工作中要求要有專門的管理和單獨(dú)的資料保存方式。因此，在現(xiàn)實(shí)要求和條件下，當(dāng)前大多數(shù)檔案管理的手段還不夠成熟、相對落后。

（二）信息把握程度不夠高

當(dāng)前管理檔案面臨的最突出問題首先是檔案材料內(nèi)容的把握。實(shí)踐中檔案材料存在著與現(xiàn)實(shí)內(nèi)容不符合的現(xiàn)象，例如在人事檔案中記載人員的出生年月有公歷也有農(nóng)歷記，不統(tǒng)一，年月記錄格式也不統(tǒng)一，對于入團(tuán)或入黨時(shí)間記錄模糊不清、時(shí)間順序先后不合理等等。這些都集中體現(xiàn)了信息把握程度的不成熟、不準(zhǔn)確。

（三） 檔案利用程度不高、面不夠廣

當(dāng)前的檔案管理制度，特別是人事檔案管理制度相對不成熟，也使得檔案管理中檔案的利用程度不夠成熟、檔案的價(jià)值利用率普遍不高、檔案材料的利用面也不夠廣。而由于現(xiàn)實(shí)原因，有部分檔案管理工作還無法完全信息化。這對檔案的檢索和查閱造成了無法估量的影響。另一方面，檔案的作用價(jià)值宣傳也沒有完全實(shí)現(xiàn)推廣，這對檔案的利用率也造成不良的影響。換個(gè)角度看，整體社會(huì)對檔案使用的認(rèn)識程度也不夠高，檔案管理人員在推廣工作上的精力也相對較少，這進(jìn)一步加劇了上述問題的凸顯。

（四）管理人員素質(zhì)因素

當(dāng)前檔案管理人員的素質(zhì)已經(jīng)逐步影響并深入到檔案工作的各方面。主要體現(xiàn)在三方面：一是，人員缺乏專職專崗管理。當(dāng)前，檔案管理人員相對較少，多數(shù)單位的檔案管理人員是兼職人員，而兼職的不穩(wěn)定容易給檔案管理工作的持續(xù)性帶來不良影響，甚至影響工作效率。流動(dòng)性強(qiáng)也使得當(dāng)前部分檔案管理人員的工作責(zé)任心不強(qiáng)，服務(wù)意識相對薄弱，經(jīng)驗(yàn)也相對缺乏。這些也是上述其他原因的直接影響者，使得檔案材料歸檔不及時(shí)、利用程度不夠廣、檔案管理材料缺失；二是檔案管理制度和體系不完善。檔案管理制度與體系的建立需要各方面的支持，當(dāng)前不少管理者對檔案管理的科學(xué)化和制度化還存在認(rèn)識不足的情況，這也直接導(dǎo)致檔案管理體制建設(shè)的長期停滯不前。而制度與體系是影響檔案管理的根本所在，特別是監(jiān)督管理機(jī)制，必須健全完善相應(yīng)的檔案管理制度和體系，唯其如此才能將檔案管理工作做好；三是，檔案收集工作意識不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案收集管理工作不夠完善。當(dāng)前不少檔案收集工作還必須得依賴于個(gè)體自我收集再進(jìn)行歸檔，這容易導(dǎo)致檔案無法及時(shí)歸檔。而究其原因是人思想意識的不充分。不少人認(rèn)為歸檔的資料可歸檔可不歸檔。這種思想意識也使得制度建設(shè)、體系建設(shè)難度隨之加大。

2 提高檔案管理人員的必備素質(zhì)

隨著科技發(fā)展，檔案作為歷史記錄的信息來源和知識載體成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步的重要資源。因此結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)對檔案管理人員素質(zhì)的提高提出一些建議。

（一）政治思想素質(zhì)的提高

檔案管理作為一種服務(wù)性工作，服務(wù)性也是檔案工作發(fā)展進(jìn)步的基礎(chǔ)。作為與其他工作緊密聯(lián)系在一起的檔案管理工作，必須要求檔案管理人員有強(qiáng)烈的責(zé)任意識和過硬的政治素養(yǎng)。此處的政治素養(yǎng)主要包括：一是要有較強(qiáng)的工作信念和正確的職業(yè)理想，并且有一定的政治敏銳性和嚴(yán)正的政治紀(jì)律性；二是能夠有良好團(tuán)隊(duì)精神和協(xié)作能力；三是必須有愛國敬業(yè)、淡薄名利、無私奉獻(xiàn)的道德品質(zhì)。這些體現(xiàn)在實(shí)踐中主要有：愛崗敬業(yè)，忠于職守；擁有嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)格的科學(xué)態(tài)度和務(wù)實(shí)的做事風(fēng)格；具有一定的保密觀念和良好的保密作風(fēng)；能夠鉆研業(yè)務(wù)，能夠全面提高個(gè)人素質(zhì)，在工作中應(yīng)用自己的理論知識。提高檔案人員政治素質(zhì)，必須在實(shí)踐中不斷地自我學(xué)習(xí)，單位和組織應(yīng)當(dāng)適當(dāng)開展相應(yīng)的政治素養(yǎng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。當(dāng)然，前者重于后者。自我教育、自我凈化能力是考驗(yàn)政治思想素質(zhì)的關(guān)鍵所在，也是保持政治思想素質(zhì)的根本，只有通過自我修養(yǎng)才能全面扎實(shí)全面提高自己的政治思想素質(zhì)。

（二）專業(yè)實(shí)踐能力的提高

隨著社會(huì)的發(fā)展和相關(guān)管理理念的更新，檔案管理工作必須能夠有新理論、新思想、新知識和新技術(shù)。相關(guān)管理人員必須在完成本職工作的前提下，繼續(xù)系統(tǒng)地學(xué)習(xí)相關(guān)的新檔案知識。上級主管部門在可行的情況下可以加強(qiáng)檔案管理的崗位培訓(xùn)以及繼續(xù)教育，鼓勵(lì)檔案管理相關(guān)人員不斷探索新技術(shù)的實(shí)踐，積極開展探索檔案管理領(lǐng)域的相關(guān)學(xué)習(xí)。特別是當(dāng)前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，注重計(jì)算機(jī)技術(shù)和其他相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)是全面提高檔案管理的關(guān)鍵之一，因此在可行的前提下可以通過定期的學(xué)習(xí)進(jìn)修和新技術(shù)的專題培訓(xùn)，特別注重崗位的培訓(xùn)和技能的實(shí)訓(xùn)。在實(shí)踐中逐步形成合理的檔案收集、整合與利用的能力培訓(xùn)體系。

當(dāng)前，信息化已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展的重要支撐，因此，提高檔案管理人員的信息管理能力也成為當(dāng)前檔案管理人員素質(zhì)提高的重要組成部分。計(jì)算機(jī)作為檔案管理工作的重要工具，在提高檔案管理工作效率以及方便檔案管理工作上的作用越來越凸顯。檔案管理人員是否能夠及時(shí)獲取信息和資源甚至取決于信息技術(shù)能力。因此可以針對地開展對信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，并定期更新相應(yīng)的培訓(xùn)教程以適應(yīng)發(fā)展迅速的信息大環(huán)境，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理人員熟練利用信息、獲取有用的檔案信息。檔案管理人員也可以利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行學(xué)習(xí)，通過提高自身的信息知識水平適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展潮流。

（三）檔案管理創(chuàng)新能力

當(dāng)前，創(chuàng)新成為各行各業(yè)發(fā)展的重大動(dòng)力。檔案管理工作要想發(fā)展就不能安于現(xiàn)狀，不能故步自封。這要求檔案管理者必須有創(chuàng)新精神、實(shí)事求是。解放思想是檔案管理綜合素質(zhì)提高的關(guān)鍵之一。在當(dāng)前檔案管理工作中主要可以從以下幾方面開展：一是技術(shù)創(chuàng)新。隨著虛擬檔案的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案管理人員的要求更高，檔案管理人員的角色由原來的簡單收集、歸類、保管和提供查閱服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的文檔標(biāo)準(zhǔn)制定以及軟件編制等更高技術(shù)含量要求的角色；二是服務(wù)創(chuàng)新。檔案管理者的工作是面向社會(huì)、面向單位、面向工作提供服務(wù)，因此在實(shí)際工作上要適當(dāng)宣傳檔案工作，增強(qiáng)服務(wù)者的檔案意識。通過拓展檔案展覽、檔案宣傳手冊的印發(fā)等方式宣傳檔案工作。通過拓展檔案的服務(wù)范圍獲取檔案工作的最大社會(huì)效益。這也是一種服務(wù)角色的轉(zhuǎn)變，使得檔案管理工作由原來的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)；三是思想創(chuàng)新。這是創(chuàng)新能力提高的核心，也是檔案管理人員綜合素質(zhì)提高的關(guān)鍵之一。檔案管理人員必須在思想上認(rèn)識到創(chuàng)新的必要性。創(chuàng)新是進(jìn)步的前提也是發(fā)展的根本。

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作作為當(dāng)前各行各業(yè)必須依賴的一個(gè)重要資源工作，在科技進(jìn)步的大環(huán)境下也與其他工作一樣在不斷地進(jìn)步和發(fā)展。檔案工作的開展不僅僅需要大量的復(fù)合型人才，更需要提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。唯其如此，才能從根本上推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)步，才能促使檔案的資源價(jià)值最大化。endprint