對信息化建設(shè)項(xiàng)目中檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的思考

洪源清

2002年8月，中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合轉(zhuǎn)發(fā)了《國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于我國電子政務(wù)建設(shè)指導(dǎo)意見》，提出“業(yè)務(wù)分開、過程受控、全程在案、永久追溯”。電子政務(wù)建設(shè)作為今后一個(gè)時(shí)期我國信息化工作的重點(diǎn)，政府先行先試，帶動國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展信息化。從中央到地方各部門各單位都在推進(jìn)信息化建設(shè)項(xiàng)目，要通過信息化手段，重構(gòu)或升級包括檔案管理系統(tǒng)在內(nèi)的信息系統(tǒng)，加強(qiáng)本部門行政工作的管理水平和工作效率。如何在本單位信息化建設(shè)項(xiàng)目中做好檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)工作，是各單位檔案工作人員都要直接面對的問題。

1 信息化建設(shè)項(xiàng)目中檔案管理系統(tǒng)建設(shè)存在的問題

現(xiàn)在單位要進(jìn)行信息化項(xiàng)目建設(shè)，作為單位信息化建設(shè)項(xiàng)目中一個(gè)組織部分，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)與其他系統(tǒng)同步重構(gòu)或升級，才能保證各系統(tǒng)形成的電子文件材料符合歸檔要求。重構(gòu)或升級的理由是因?yàn)楹芏鄦挝辉瓉硎褂玫臋n案管理系統(tǒng)都是基于C/S結(jié)構(gòu)（客戶/服務(wù)器模式）設(shè)計(jì)研發(fā)的，無法適應(yīng)電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的要求，與單位其他新系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)電子文檔在系統(tǒng)間的鏈接傳輸和有效控制管理，新的檔案管理系統(tǒng)將采用B/S結(jié)構(gòu)（瀏覽器/服務(wù)器模式）。新系統(tǒng)與舊系統(tǒng)相比，增加了電子文檔保存格式自動轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)自動采集、電子文件封裝、跨庫查詢檢索以及全文檢索等功能。

由于信息化建設(shè)項(xiàng)目是個(gè)系統(tǒng)大工程，按照國家規(guī)定要進(jìn)行招投標(biāo)來確定承建單位的。這樣一來，就會產(chǎn)生這樣的情況：1、來參加招投標(biāo)的檔案軟件公司因?yàn)橐?guī)模太小或技術(shù)力量不夠強(qiáng)，不具備對信息化建設(shè)項(xiàng)目整體工程的規(guī)劃設(shè)計(jì)與研發(fā)能力（除了檔案管理系統(tǒng)部分）而無法中標(biāo)，所以，最終中標(biāo)的往往是信息技術(shù)力量較強(qiáng)、規(guī)模較大的上市公司。2、中標(biāo)公司信息技術(shù)力量是強(qiáng)，但對檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)并不是專業(yè)性的，再加上中標(biāo)公司具體負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)研發(fā)的技術(shù)人員對要建設(shè)研發(fā)的新檔案管理系統(tǒng)必須遵循的國家檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定又不熟悉，在重新研制新檔案管理系統(tǒng)時(shí)就會是件很麻煩的事情。

2 對規(guī)劃設(shè)計(jì)完善檔案管理系統(tǒng)的思考

筆者參與省科技廳2015年初開始信息化建設(shè)項(xiàng)目總體規(guī)劃，進(jìn)行新的省科技廳檔案管理系統(tǒng)的重新研發(fā)，目前該系統(tǒng)已進(jìn)入試使用階段。在這個(gè)過程中個(gè)人認(rèn)為要使新的檔案管理系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計(jì)進(jìn)行得較為全面完善，可以從以下三個(gè)層面來逐步推進(jìn)。

第一層面，要明確新的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)以國家或地方制定的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范為基礎(chǔ)，并寫入承建合同中去。第一，新的檔案管理系統(tǒng)要具有管理文書、聲像、科技、專業(yè)等各門類電子檔案和輔助管理實(shí)體檔案資料的功能，且具備靈活的可擴(kuò)展功能，包括檔案資料門類的擴(kuò)展管理、適當(dāng)?shù)脑獢?shù)據(jù)方案擴(kuò)展管理等。第二，檔案管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)基于開放檔案信息系統(tǒng)參考模型設(shè)計(jì)功能架構(gòu)，能集成管理各門類數(shù)字檔案，具備元數(shù)據(jù)捕獲、分類、編目、存儲、檢索、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、格式轉(zhuǎn)換、移交、備份、災(zāi)難恢復(fù)、權(quán)限管理等基本功能，為電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全提供保障，并達(dá)到簡單易用的基本要求。在這一層面就是要由單位與中標(biāo)公司訂立項(xiàng)目合同，在合同中將這些條件、要求逐條陳述清楚。這方面的相關(guān)條件要求可以參考《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》等。這些建設(shè)條件要求以合同形式定下來，這樣承建單位就要在研制中滿足這些基礎(chǔ)要求，使新的檔案管理系統(tǒng)達(dá)到相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)水平。

第二層面，要把握好檔案管理系統(tǒng)基本功能模塊的完善設(shè)置。檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的系統(tǒng)功能眾多，可以先行測試檔案管理系統(tǒng)中的基本功能模塊是否齊全、完善，如收集歸檔、整理、查詢利用、系統(tǒng)維護(hù)等模塊。無論檔案管理系統(tǒng)在單位信息化建設(shè)項(xiàng)目中是以嵌入式還是并列式的設(shè)計(jì)模式來進(jìn)行建設(shè)，檔案管理系統(tǒng)所必備的這幾個(gè)基本功能模塊都是一樣的?？梢砸晕臅鴻n案整理全過程來測試，當(dāng)一份電子文件在OA系統(tǒng)中形成電子文件后，傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)中，經(jīng)過中間庫，整理編目保存歸檔，打印目錄，查詢利用等一系列步驟流程能順利完成；或一份紙質(zhì)文件通過數(shù)字化掃描，掛接上傳系統(tǒng)，在系統(tǒng)中查詢?yōu)g覽打印等工作步驟能順利實(shí)現(xiàn)。這些都是系統(tǒng)基本模塊功能齊全完善的體現(xiàn)。此外，原來舊的檔案管理系統(tǒng)中電子數(shù)據(jù)的遷移工作，將舊系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)順利、完整地“搬遷”到新系統(tǒng)中，并能實(shí)現(xiàn)查詢、利用、打印、保存等，這也是檢驗(yàn)新系統(tǒng)基本功能模塊是否完善的方法之一。

第三層面，要逐項(xiàng)測試其他功能模塊及根據(jù)本單位業(yè)務(wù)新增加的使用功能模塊。即對其他功能模塊如統(tǒng)計(jì)、鑒定等模塊進(jìn)行測試。根據(jù)本單位業(yè)務(wù)增加的使用功能模塊主要是指要滿足本單位業(yè)務(wù)工作而增加的功能模塊，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的信息化建設(shè)涉及到檔案管理系統(tǒng)與科技計(jì)劃項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)、科技獎勵管理信息系統(tǒng)等的接口鏈接。檔案管理系統(tǒng)不但要能管理以件為單位整理歸檔的文書檔案，而且還能管理以卷為單位整理歸檔的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案。此外，對于新系統(tǒng)中增加的電子文檔保存格式自動轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)自動采集、電子文件封裝以及檔案跨門類檢索、跨庫檢索、全文檢索等功能都要逐一進(jìn)行測試，順利實(shí)現(xiàn)。

3 對信息化建設(shè)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的建議

檔案管理系統(tǒng)由單位檔案人員來進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)，對于綜合檔案館、專業(yè)檔案館來說無論

從人員、技術(shù)上都還能辦得到。但對于廣大機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的檔案人員來說，有較大的難度，所以對于機(jī)關(guān)企事業(yè)單位在進(jìn)行新的檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃與設(shè)計(jì)時(shí)，就要想方法、找?guī)褪謥斫鉀Q問題，筆者有以下建議：

建議一：國家檔案部門可以在全國范圍內(nèi)總結(jié)、推廣一套行之有效的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)或?qū)嵗?。這是筆者認(rèn)為最好的方案。國家檔案部門可以將成功的典型實(shí)例以文件形式或者組織編輯書籍的形式在全國進(jìn)行推廣，將檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中的功能設(shè)置、注意事項(xiàng)等等都結(jié)合到實(shí)例中，進(jìn)行有的放矢的傳授、指導(dǎo)。如果能這樣，就可以極大地推進(jìn)全國檔案信息化建設(shè)的規(guī)范性和統(tǒng)一性。

建議二：單位的信息化建設(shè)項(xiàng)目在進(jìn)行招投標(biāo)時(shí)可以將各個(gè)系統(tǒng)建設(shè)分解成多個(gè)子項(xiàng)目進(jìn)行分別招投標(biāo)，檔案管理系統(tǒng)一部分的設(shè)計(jì)規(guī)范承建單位最好由國家相關(guān)部門認(rèn)定的有資質(zhì)的檔案軟件公司來承擔(dān)。為便于檔案管理系統(tǒng)的功能模塊的設(shè)計(jì)完善，技術(shù)較成熟的檔案管理系統(tǒng)公司要介入檔案管理系統(tǒng)子項(xiàng)目的招投標(biāo)。在單位開始進(jìn)行信息化建設(shè)項(xiàng)目前，單位檔案人員及時(shí)提出這種方案，實(shí)現(xiàn)由有資質(zhì)的檔案軟件公司來承建單位的檔案管理系統(tǒng)。

建議三：在單位的信息化建設(shè)項(xiàng)目中可以采購產(chǎn)品化的檔案管理系統(tǒng)，然后委托中標(biāo)承建單位信息化建設(shè)工程的公司去開發(fā)各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的接口，也就是要在多個(gè)系統(tǒng)中建立一個(gè)橋梁，使單位各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中需要?dú)w檔的電子文件通過鏈接及時(shí)傳送到檔案管理系統(tǒng)中，在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行管理。這種方案就是把檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與單位整體信息化工程建設(shè)分離開來，是否可行應(yīng)根據(jù)單位的實(shí)際情況以及國家信息化工程建設(shè)方面的相關(guān)規(guī)定來決定。

建議四：可以通過先行選擇確定新的檔案管理系統(tǒng)日后維護(hù)單位（一般為檔案軟件公司）方法，可以試著讓負(fù)責(zé)新檔案管理系統(tǒng)日后維護(hù)的檔案軟件公司在單位新檔案管理系統(tǒng)建設(shè)時(shí)先行參與，這樣可以利用檔案軟件公司的專業(yè)性對單位檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)提供一定幫助。對于單位檔案人少，檔案理論水平不高、檔案管理經(jīng)驗(yàn)少、計(jì)算機(jī)知識較缺乏的情況可以考慮這種方案，以確保單位檔案信息化建設(shè)的能夠順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]國家檔案局. 《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》. 2014

[2]國家檔案局. 《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194-2012）endprint