通過檔案利用統(tǒng)計(jì)，加強(qiáng)檔案開發(fā)與利用

范啟慧

摘 要：檔案建設(shè)是我國現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，我們必須很好地開發(fā)利用檔案信息資源。本文闡述了當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀及利用統(tǒng)計(jì)加強(qiáng)檔案開發(fā)利用工作的途徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)狀；利用統(tǒng)計(jì)；途徑

檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來。 做好檔案工作，要處理好兩個(gè)關(guān)系：一是基礎(chǔ)工作和研究工作的關(guān)系；一是保管、保護(hù)、保密和利用的關(guān)系。由此可見，檔案建設(shè)是我國現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，我們必須很好地開發(fā)利用檔案信息資源，否則就難以生存和發(fā)展。

1 我國檔案管理的現(xiàn)狀

從檔案管理經(jīng)歷來看，大致可以分為三個(gè)發(fā)展階段，第一階段主要是手工檔案管理方式，它要求檔案管理部門（人員）參照《檔案法》的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，收集與整理各類檔案，并進(jìn)行立卷與歸檔。第二階段是計(jì)算機(jī)輔助檔案目錄管理方式，主要是以單臺(tái)獨(dú)立的計(jì)算機(jī)形式為主，對(duì)檔案目錄進(jìn)行管理，并以各類小型關(guān)系數(shù)據(jù)庫作為檔案目錄數(shù)據(jù)的管理平臺(tái)。第三階段是依托互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，通過大中型關(guān)系數(shù)據(jù)庫作為管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案目錄與部分檔案實(shí)體的掃描件進(jìn)行管理。新一代的檔案管理將是依托非結(jié)構(gòu)化的海量全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對(duì)文字、圖片、音頻、視頻等多媒體檔案進(jìn)行一體化的數(shù)字檔案綜合管理。

目前，絕大部分檔案管理仍處于第二或第三階段管理水平，檔案管理部門基本上實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)輔助管理，但是仍停留在目錄級(jí)管理或目錄加檔案掃描件管理。這樣，無法實(shí)現(xiàn)直接從網(wǎng)絡(luò)上查詢、調(diào)閱檔案，查詢效率低；同時(shí)，也造成了檔案信息的深加工和專題編研困難，檔案利用水平較低。檔案不是通過一定的手段管理起來就可以了，關(guān)鍵是要讓用戶如何快速、準(zhǔn)確、全面地找到需要的目標(biāo)檔案，這才是我們檔案管理與應(yīng)用的目的。

同時(shí)，不重視檔案利用信息反饋的現(xiàn)象也比較嚴(yán)重。具體表現(xiàn)為：

1、局限于檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，不求檔案的實(shí)際效益。每到年終編制年報(bào)時(shí)，都存在只統(tǒng)計(jì)幾個(gè)利用數(shù)據(jù)，如利用人數(shù)、利用檔案卷（冊(cè)）數(shù)、頁數(shù)及復(fù)印數(shù)據(jù)數(shù)的現(xiàn)象，而不具體分析通過檔案信息資源的開發(fā)與利用，所獲得的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。通過統(tǒng)計(jì)檔案利用數(shù)據(jù)，雖然亦能反映檔案的利用情況，但這是表面現(xiàn)象，說明不了檔案給社會(huì)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來的價(jià)值和作用。也就是說，統(tǒng)計(jì)幾個(gè)數(shù)據(jù)只能揭示表現(xiàn)現(xiàn)象，而不能揭示檔案利用的實(shí)質(zhì)，即實(shí)際效益。這是目前檔案部門普遍存在的一個(gè)問題。

2、在檔案部門查（借）閱利用時(shí)，只要求填寫其利用目的，不求深層次了解，失去檔案利用信息反饋的機(jī)會(huì)。在通常情況下，利用單位和利用人來檔案館查（借）閱檔案時(shí)，均需填寫一份登記表。登記表除需填寫利用單位、利用人姓名和證件號(hào)碼外，就是還要說明利用目的。而利用者在填寫利用目的時(shí)都較簡(jiǎn)單，如“工作參考”、“提供××依據(jù)”等等。由于不作深層次了解，利用結(jié)束亦就了結(jié)，而失去了檔案利用信息反饋的機(jī)會(huì)。

檔案信息資源的開發(fā)與利用，可分兩個(gè)階段。第一階段，又可稱初級(jí)階段，即利用者到檔案館查（借）閱檔案或檔案館主動(dòng)為利用者提供檔案，這時(shí)只反映檔案利用情況；第二階段，又可稱為高級(jí)階段，即檔案通過利用者在工作、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)等社會(huì)實(shí)踐中的利用，不同程度會(huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，也就是體現(xiàn)了利用檔案的作用和價(jià)值，通過信息反饋而求得。而要取得這種信息，事先必須有所了解和掌握，即在利用時(shí)有目的地作些深層次了解，并一一記錄在案，以利日后跟蹤調(diào)查。

3、有了利用實(shí)例，不求匯集編發(fā)重返社會(huì)。有些檔案部門雖也注重檔案利用信息反饋工作，收集有價(jià)值的檔案利用實(shí)例，但只是作為檔案目標(biāo)管理認(rèn)證和達(dá)標(biāo)的材料，因此收集后就將實(shí)例束之高閣，不匯編發(fā)表，重返社會(huì)，影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。如果將利用實(shí)例編發(fā)，不但會(huì)促進(jìn)檔案的開發(fā)利用，使社會(huì)和全民更加認(rèn)識(shí)檔案、了解檔案，使檔案的使用價(jià)值得到進(jìn)一步發(fā)揮，而且可大大提高檔案館的社會(huì)地位和知名度。

2 檔案信息資源的開發(fā)與利用

收集和管理檔案的根本目的，除了不使其散失和安全保存外，主要是為了開發(fā)與利用。檔案管理只是一種必要的手段，其目的還是為了高效利用。對(duì)檔案進(jìn)行開發(fā)和利用，可以通過多種手段和方式，對(duì)利用數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)是其中比較重要的一種。

在現(xiàn)實(shí)的企業(yè)經(jīng)營運(yùn)行中，談到管理，人們首先想到的是管理體制、經(jīng)營方式、組織形式、運(yùn)行機(jī)制等，而統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的重要性往往被企業(yè)管理者所忽視。假如沒有科學(xué)的統(tǒng)計(jì)依據(jù)，各項(xiàng)管理就如空中樓閣，虛而不實(shí)，管理過程中就不能很好地找到切入點(diǎn)。因此，強(qiáng)化檔案工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作，無論是對(duì)檔案的管理者，還是對(duì)查閱者來說同樣具有重要意義。

綜觀各地各級(jí)檔案館都能夠把每年檔案資料查閱利用情況反映出來，即某某年查閱有多少人次、多少卷（冊(cè)）檔案，但該年數(shù)百人次、數(shù)百卷（冊(cè)）檔案，有什么社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益呢？卻一無所知或知之不多。為此，筆者認(rèn)為檔案館查閱利用情況需要了解和統(tǒng)計(jì)，但更重要的要從了解和掌握檔案利用實(shí)際效益上下功夫，即了解其查閱利用目的和所產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。要想取得成果，除了要求利用者主動(dòng)反饋信息外，檔案館亦可進(jìn)行跟蹤調(diào)查。

開發(fā)利用檔案信息資源，進(jìn)行利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，獲得檔案實(shí)際效益的基本做法：

1、認(rèn)真做好查（借）閱登記工作。查（借）閱登記是各館在檔案查（借）閱時(shí)必須做的一項(xiàng)工作。在登記時(shí)，一要認(rèn)真負(fù)責(zé)，按項(xiàng)目一一填寫清楚，必須填寫的項(xiàng)目不要漏填；二要把查（借）閱檔案的利用目的，填寫清楚，不可填寫得太簡(jiǎn)單，如“工作參考”等，而應(yīng)填明作哪一項(xiàng)工作參考，填明具體內(nèi)容和將起到的作用和效益，這樣便于提供實(shí)際效益的線索和確定有否必要進(jìn)行跟蹤調(diào)查等。

2、建立用戶聯(lián)系制度。檔案在查（借）閱時(shí)，一般不會(huì)產(chǎn)生效益，而要通過實(shí)踐，才能反映出檔案的實(shí)際價(jià)值，產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此，為了及時(shí)獲取利用信息，可以建立用戶聯(lián)系制度，即把用戶的姓名、單位地址、聯(lián)系電話和郵編等一一登記在冊(cè)，以便與用戶聯(lián)系。檔案館亦可把自己的聯(lián)系人和聯(lián)系電話告訴用戶，以利用戶及時(shí)反饋信息。同時(shí)，也可定期召開用戶座談會(huì)，以利加強(qiáng)與用戶聯(lián)系，改進(jìn)我們的工作和服務(wù)方法，更好地為社會(huì)和用戶服務(wù)。

3、分發(fā)檔案信息反饋表。即在用戶查（借）閱檔案后發(fā)給一張檔案利用信息反饋表，主要內(nèi)容包括利用單位、利用人、時(shí)間、案卷名稱和獲取的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益。特別是效益要寫得具體一點(diǎn)，應(yīng)有時(shí)間、地點(diǎn)、人物和具體事例。

4、及時(shí)編發(fā)檔案利用社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益實(shí)例。反饋的信息仍要通過編輯再重返社會(huì)，這樣既可進(jìn)一步宣傳檔案的作用和價(jià)值，又可使社會(huì)各界進(jìn)一步了解檔案、熟悉檔案，來利用檔案。特別要將實(shí)例送給有關(guān)部門（單位）的領(lǐng)導(dǎo)，使他們認(rèn)識(shí)檔案作用，支持做好檔案工作。如果把反饋的信息收藏起來，便失去了反饋工作的實(shí)際意義。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案資源在信息化建設(shè)中的重要地位已經(jīng)成為不爭(zhēng)的事實(shí)。檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)是必要的，它不僅是檔案工作的一個(gè)方面，更重要的是通過這個(gè)統(tǒng)計(jì)可以更深入的分析出通過利用檔案所帶來的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，因此，檔案工作者要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為社會(huì)各界和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]張斌等，知識(shí)資源管理：檔案工作改革的新思路，《中國檔案》2004.10。

[2]馮惠玲主編《檔案管理學(xué)》中國人民大學(xué)出版社1999年12月第1版.endprint