事業(yè)單位檔案的數(shù)字化以及改進(jìn)方法

郭盛楠

摘 要：作為事業(yè)單位日常工作中的一項(xiàng)重要工作，檔案管理在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展下也開始實(shí)行數(shù)字化管理。數(shù)字化的檔案管理在減輕事業(yè)單位檔案庫房壓力及避免使用磨損方面具有非常重要的作用，因此大多數(shù)事業(yè)單位都開始實(shí)行檔案的數(shù)字化管理。但是由于我國在檔案數(shù)字化管理方面處于發(fā)展階段，尚且存在不少的問題。本文主要探討事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理，并針對管理中存在的問題提出改進(jìn)方法。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化

事業(yè)單位的檔案主要是利用文字、音像等方式對事業(yè)單位的工作情況進(jìn)行的歷史記錄，包含了豐富的信息，是對事業(yè)單位的工作進(jìn)行查找、總結(jié)和考核的一個(gè)主要依據(jù)。傳統(tǒng)的檔案管理存在查找資料慢、占用空間大、使用磨損情況嚴(yán)重等問題，在新時(shí)代，檔案管理中也開始借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案的管理，即數(shù)字化檔案管理。

1 事業(yè)單位檔案的數(shù)字化

事業(yè)單位檔案的數(shù)字化是指利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，在數(shù)字化信息系統(tǒng)處理下，將檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字，是文字、圖片等變成計(jì)算機(jī)二進(jìn)制的過程[1]。檔案數(shù)字化后需要利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，管理檔案的工作人員主要就是進(jìn)行紙質(zhì)檔案的掃描。為了保證掃描機(jī)在掃描時(shí)不被紙質(zhì)檔案上的大頭針或訂書針等損壞，工作人員需要將紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理和拆分。在掃描時(shí)工作人員要注意檔案中文字和圖案的順序和頁碼，在掃描后進(jìn)行校對，保證信息的準(zhǔn)確性。

事業(yè)單位檔案的數(shù)字化給檔案的管理帶來很多益處，比如便于工作人員查找信息，檔案的管理成本降低，安全性增強(qiáng)等，大大減少了工作人員在檔案管理上的精力，提高了工作人員的工作效率。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容

2.1 檔案開放化

事業(yè)單位在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代大發(fā)展的趨勢下，也開始走向檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。很多事業(yè)單位建立互聯(lián)網(wǎng)主頁，將檔案信息發(fā)布到上面。這種方式不僅能讓事業(yè)單位的成員更方便地查找和利用檔案信息，同時(shí)也對公眾開放，能夠讓公眾了解到事業(yè)單位的相關(guān)情況，對事業(yè)單位的發(fā)展和宣傳都有非常有利的價(jià)值。

2.2 建設(shè)數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫的建設(shè)管理是事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的重要內(nèi)容。為了對檔案進(jìn)行分類和細(xì)致化管理，不同類型的數(shù)據(jù)庫需要被設(shè)置，比如專題性質(zhì)的、綜合性質(zhì)的、主要存放文字信息的、主要存放聲音信息的、主要存放圖像信息的等等，都應(yīng)該是一個(gè)專門的數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和管理工作比較龐大，因此事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理時(shí)要認(rèn)真對待，建設(shè)出方便管理和使用的各類數(shù)據(jù)庫。

2.3 安全管理

由于網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客等存在，網(wǎng)絡(luò)并不是一個(gè)特別安全的領(lǐng)域。因此，要對事業(yè)單位檔案的數(shù)字化進(jìn)行安全管理，嚴(yán)加方法各種網(wǎng)絡(luò)安全隱患。首先，要做好檔案的保密性工作，確保信息的安全，因此不能把涉及到商業(yè)機(jī)密的檔案資料放到單位的開放性網(wǎng)頁上；其次，限制數(shù)據(jù)庫的操作權(quán)限和使用權(quán)限，安排懂信息管理的專門人員進(jìn)行管理，從而保證數(shù)據(jù)的安全性；第三，事業(yè)單位的工作人員要多學(xué)習(xí)相關(guān)的電子信息技術(shù)，適當(dāng)招聘計(jì)算機(jī)方面的人才，優(yōu)化升級人力資源的結(jié)構(gòu)。在此基礎(chǔ)上，提高事業(yè)單位對檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識，更深入地融合檔案管理和電子信息技術(shù)，從而提高事業(yè)單位檔案的安全系數(shù)。

3 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理中存在的問題

3.1 對檔案的數(shù)字化認(rèn)識不足

很多事業(yè)單位沒有意識到檔案數(shù)字化管理的主要價(jià)值，進(jìn)行的數(shù)字化管理只是從形式進(jìn)行附和，簡單地對檔案進(jìn)行抄錄和保存[2]。事業(yè)單位對檔案的數(shù)字化管理認(rèn)識不足，沒有將其作為一項(xiàng)基本工作、長期工作來做。很多都只是做做表面工作。

3.2 檔案數(shù)字化管理的人員專業(yè)水平和素質(zhì)不高

檔案的數(shù)字化管理不再是紙質(zhì)管理，而更多地使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。但是，有的事業(yè)單位管理數(shù)字化檔案的工作人員還沒有掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用方法，還是使用紙質(zhì)檔案來管理，嚴(yán)重影響了工作效率和檔案數(shù)字化管理在事業(yè)單位的應(yīng)用和普及。另外，在事業(yè)單位中不排除有工作人員為了謀取商業(yè)利益而盜取和泄露檔案信息的現(xiàn)象，會(huì)對事業(yè)單位造成嚴(yán)重的損失。

3.3 陳舊的檔案管理設(shè)備

事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理設(shè)備必須要有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件和硬件及網(wǎng)絡(luò)，對傳統(tǒng)的檔案管理工作環(huán)境進(jìn)行了簡化，但是有的事業(yè)單位的檔案管理部門并沒有及時(shí)購買新的設(shè)備，只在口頭上進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的宣傳。另外，有的事業(yè)單位購置了計(jì)算機(jī)，但是計(jì)算機(jī)軟件和硬件的不匹配，技術(shù)投入不足，也會(huì)導(dǎo)致丟失和遺漏檔案信息。

4 事業(yè)單位檔案管理的改進(jìn)方法

4.1 提高事業(yè)單位檔案管理人員的認(rèn)識

針對檔案管理人員對檔案數(shù)字化管理認(rèn)識不足的問題，可以通過各種方式對其進(jìn)行培訓(xùn)，比如視頻、會(huì)議、標(biāo)語等，給事業(yè)單元人員普及檔案數(shù)字化管理的重要價(jià)值。單純的思想教育無法讓工作人員意識到檔案數(shù)字化的意義，因此需要事業(yè)單位建立檔案管理的新模式、新制度。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員通過學(xué)習(xí)先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)及時(shí)制定事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的新模式、新制度，依照新的制度進(jìn)行管理。比如將檔案數(shù)字化管理的工作進(jìn)行分級，每一項(xiàng)工作都落實(shí)到每一個(gè)人身上，從而促使工作人員負(fù)起責(zé)任，做好本職工作。

4.2 提高事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)水平

針對事業(yè)單位的檔案管理人員在計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的不足和可能存在的信息泄密情況，首先是事業(yè)單位要組織技術(shù)培訓(xùn)，教會(huì)檔案管理人員新的檔案管理知識和方法，不斷提升自身的專業(yè)水平；其次，在事業(yè)單位可以引進(jìn)一些檔案數(shù)字化管理的專業(yè)人才，提高檔案數(shù)字換管理隊(duì)伍的整體水平，也能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的檔案管理帶來新的活力；第三，為了防止檔案管理人員內(nèi)部對檔案信息的泄露，事業(yè)單位需要建立和完善監(jiān)督管理體系，對檔案管理人員的行為作出規(guī)范和監(jiān)督，防止工作人員泄露信息，造成事業(yè)單位的損失。

4.3 更新檔案管理的設(shè)備和技術(shù)，加強(qiáng)安全工作

檔案的數(shù)字化管理除了需要高技術(shù)的人才以外，也需要借助于先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)[3]。因此，事業(yè)單位必須投入更多的資金在檔案數(shù)字化管理上，包括購買先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、引進(jìn)先進(jìn)的檔案數(shù)字化管理技術(shù)等等，從而保證檔案的數(shù)字化管理能夠真正變成事業(yè)單位的一項(xiàng)基本工作，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作環(huán)境，提高檔案管理人員的工作效率，最大地發(fā)揮檔案數(shù)字化管理在事業(yè)單位中的作用。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身存在的安全隱患，比如病毒、黑客等，也會(huì)威脅到事業(yè)單位檔案的安全性，因此要加強(qiáng)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的安全系數(shù)。檔案數(shù)字化管理人員要安裝殺毒軟件，定期對電腦進(jìn)行殺毒，并更新病毒庫。另外，對比較重要的檔案進(jìn)行加密處理，禁止工作人員私自下載，對訪問權(quán)限和管理權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。禁止工作人員在管理檔案的電腦上訪問未知網(wǎng)站，以免進(jìn)入攜帶病毒的網(wǎng)站，使電腦感染病毒，造成電腦癱瘓，從而對檔案的數(shù)字化管理造成嚴(yán)重的不良影響。

5 結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人類生活的方方面面都開始網(wǎng)絡(luò)化、智能化。事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化也是未來檔案管理的大勢所趨，事業(yè)單位要緊跟時(shí)代的發(fā)展做出革新，提高檔案管理人員的認(rèn)識，通過培訓(xùn)等方式提高檔案管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)素質(zhì)，事業(yè)單位要加大對檔案數(shù)字化管理的投入，提高事業(yè)單位檔案管理的技術(shù)水平，從而使檔案的數(shù)字化更好地為事業(yè)單位服務(wù)，為社會(huì)和國家的發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]鄭勇.淺談新時(shí)期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理[J].中國管理信息化，2015，18（21）：199-199.

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[3]王濤.事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（7）：72-73.endprint