事業(yè)單位人事檔案的信息化管理淺探探述

韋美芬

摘 要：當(dāng)前，在我國經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)中，占有較大比重的事業(yè)單位推動了社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，當(dāng)然這也需要人事檔案管理的支持，只有做好人事檔案管理才能確保保障事業(yè)單位的進(jìn)步和發(fā)展。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，人事檔案管理也需要信息化管理，以提升管理效率，保證人事檔案的利用效率，因此應(yīng)予以重視。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；信息化管理

在市場經(jīng)濟(jì)背景下，對于任何企業(yè)來說，信息都是重要資源之一，事業(yè)單位亦是如此，記錄相關(guān)信息對事業(yè)單位未來發(fā)展有重要意義。但從現(xiàn)實來看，在日常運轉(zhuǎn)中，事業(yè)單位涉及的內(nèi)容比較多，因此也會產(chǎn)生大量信息，所以如何通過有效方式妥善處理檔案信息化管理期間存在的問題是當(dāng)前事業(yè)單位面臨的重要任務(wù)之一。

1 事業(yè)單位人事檔案信息化管理的意義

對于事業(yè)單位來說，人事檔案的特點就是對單位中個人開展本職工作期間的文件進(jìn)行記錄。人事部門需要以人事檔案內(nèi)容為依據(jù)管理和評價個人業(yè)務(wù)，同時人事部門選拔人才、考核以及考察干部等均需要人事檔案作為基礎(chǔ)支持，同時利用人事檔案可以強化人事管理工作，建設(shè)良好的干部隊伍，這些工作均需要依據(jù)人事檔案而開展，由此可見事業(yè)單位人事檔案管理非常重要。在檔案管理中滲入現(xiàn)代計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，尤其是在檔案信息計算機(jī)檢索系統(tǒng)中的應(yīng)用，使人事檔案個人信息檢索方式發(fā)生改變，從以往的聯(lián)機(jī)檢索以及脫機(jī)檢索逐漸向網(wǎng)絡(luò)檢索、智能檢索發(fā)展，使得單位信息與個人信息之間的傳遞、儲存更加信息化和網(wǎng)絡(luò)化。針對人事檔案應(yīng)用計算機(jī)信息化進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，利用計算機(jī)對信息資源進(jìn)行分類和加工，使人事檔案管理效率明顯提升。與傳統(tǒng)人事檔案資料相比，信息化檔案更加容易查詢、儲存以及變更，還可以經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)通道實現(xiàn)信息的快速傳遞，使人事檔案的利用效率得到提升，檔案管理成本得到節(jié)約。

2 事業(yè)單位人事檔案信息化管理的問題

對于事業(yè)單位來說，人事檔案信息化管理中存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，基礎(chǔ)設(shè)施參差不齊。由于事業(yè)單位不同對人事檔案管理信息化程度要求也存在差異，這也使得相關(guān)軟件的開發(fā)和應(yīng)用之間存在一定差異，由于這一差異也使得各組織間的信息互通成為困難，雖然人事檔案信息化管理中所涉及到的現(xiàn)代設(shè)備已經(jīng)相對完善，但從管理模式上來看仍以手動為主，并輔助計算機(jī)，此種工作模式對信息化管理有一定限制。第二，人事檔案信息化管理是事業(yè)單位建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，而要想保證信息化建設(shè)的高效率和高質(zhì)量，則需要遵循標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化原則進(jìn)行，但在當(dāng)前事業(yè)單位中，各組織人事檔案管理均是以自己利益和需求為準(zhǔn)制定管理標(biāo)準(zhǔn)，盡管此種制定方式更具針對性，但因人事檔案管理框架不同，所以難以實現(xiàn)統(tǒng)一管理，即人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性，難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，存在一定的操作困難。

3 事業(yè)單位人事檔案的信息化管理策略

3.1 優(yōu)化檔案管理理念

現(xiàn)階段，在部分事業(yè)單位中，缺乏先進(jìn)的檔案管理理念，同時檔案管理人員的現(xiàn)代化管理意識明顯不足，因傳統(tǒng)檔案管理理念影響，大部分工作人員的意識均比較封閉，這與現(xiàn)代社會對檔案管理的需求不相符合。伴隨我國市場機(jī)制的不斷變化和發(fā)展，檔案管理工作模式也需要作出改變，應(yīng)從以往的封閉式管理逐漸向開放式管理轉(zhuǎn)變，這就要求檔案管理人員的現(xiàn)代化管理意識不斷增強，優(yōu)化并改進(jìn)檔案管理形式，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)充分利用起來，這樣才能使管理效率提高，充分利用認(rèn)識檔案，將其價值充分發(fā)揮出來。這就要求檔案部門強化學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理技術(shù)，對以往的工作方式進(jìn)行改變，并對人事檔案管理工作予以充分重視，使工作人員的服務(wù)意識進(jìn)一步提高，使檔案文件的利用效率和價值提高。

3.2 提高管理人員安全意識

對于檔案管理來說，管理人員應(yīng)樹立良好的安全意識，通過有效方式確保檔案文件的安全，防止不法分子竊取檔案信息。在檔案管理中通過信息化技術(shù)不僅可以使檔案整理高效性得到保障，還可以使檔案管理快捷性得到保障。在部分事業(yè)單位中，因檔案管理人員的安全意識不足，使得在保存檔案文件期間存在安全隱患問題，使事業(yè)單位發(fā)展受到影響。若檔案管理部門的管理體系不完善，則可能會出現(xiàn)檔案信息丟失等不良事件，這不僅會給事業(yè)單位帶來一定經(jīng)濟(jì)損失，還會影響事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。另外，部分檔案館存在版本更新不及時等問題，出現(xiàn)電子文件無法識別和讀取現(xiàn)象，這將嚴(yán)重影響著檔案的使用。在完善檔案管理系統(tǒng)期間，還應(yīng)維護(hù)好其載體，防止載體損毀問題，進(jìn)而出現(xiàn)文件丟失問題。信息技術(shù)的應(yīng)用可以達(dá)到文件保密的目的，針對重要檔案文件予以加密處理，使檔案得到有效保護(hù)。除此之外，在優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)克服保守觀念和思想，同時還應(yīng)避免麻痹思想，使檔案資料更加安全，針對電子檔案應(yīng)及時進(jìn)行維護(hù)和備份，對紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的關(guān)系進(jìn)行正確處理，使檔案資料更加完整和安全。

3.3 強化管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

雖然技術(shù)發(fā)展對構(gòu)建信息環(huán)境來說非常重要，但人仍屬于決定因素。因此對于檔案管理工作來說，檔案工作人員業(yè)務(wù)直接影響著檔案管理信息化，所以需要培養(yǎng)一支專業(yè)化干部團(tuán)隊，伴隨信息化技術(shù)的發(fā)展，我們逐漸步入信息化時代，這對檔案工作人員的要求也不斷提高，要求管理人員應(yīng)強化自身專業(yè)知識方面的學(xué)習(xí)，使自己的知識面得到提高，并使自己的文字處理能力以及綜合分析能力得到提升，同時還應(yīng)強化計算機(jī)知識的學(xué)習(xí)，熟練掌握人事檔案管理軟件的操作方法，了解現(xiàn)代信息管理技術(shù)，使自身的業(yè)務(wù)知識和能力得到不斷提升，成為復(fù)合型人才。

3.4 建設(shè)并完善檔案管理法規(guī)

對于事業(yè)單位來說，檔案管理需要在法律環(huán)境下開展，同時需要法律保護(hù)。事業(yè)單位的檔案管理部門與社會各部門、個人檔案之間存在一定關(guān)系，對于此則需要通過法律法規(guī)進(jìn)行調(diào)整，收集與利用檔案均需要得到法律法規(guī)的保護(hù)。因此遵照法律管理檔案是確保檔案管理工作良好發(fā)展的前提和基礎(chǔ)，因此要求黨委以及各組織部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī)文件，對人事檔案管理意識進(jìn)行強化，以學(xué)校和社會改革需求為依據(jù)制定人事檔案管理工作，使人事檔案管理規(guī)章制度更加完善，使人事檔案管理的開展有據(jù)可依。

4 結(jié)語

在事業(yè)單位中，人事檔案管理不僅是個人工作和發(fā)展的簡單記錄，同時對單位常規(guī)運轉(zhuǎn)非常重要，因此需要做好信息化管理。事業(yè)單位可以從優(yōu)化檔案管理理念、提高管理人員安全意識、強化管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、建設(shè)并完善檔案管理法規(guī)等方面著手，保證人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為事業(yè)單位穩(wěn)定、長期發(fā)展提供支持。

參考文獻(xiàn)

[1]王鳳春.淺談對事業(yè)單位人事檔案信息化管理的思考與對策[J].科技與企業(yè)，2014（23）.

[2]黃浩梅.事業(yè)單位人事檔案信息化管理芻議[J].城建檔案，2017（01）.

[3]張紅.關(guān)于事業(yè)單位人事檔案信息化管理的思考[J].卷宗，2016（09）.

[4]王婷.事業(yè)單位人事檔案信息化管理建設(shè)初探[J].東方企業(yè)文化，2014（11）.

[5]李在.淺談對事業(yè)單位人事檔案信息化管理的思考與對策[J].建材發(fā)展導(dǎo)向（下），2016（03）.endprint