淺析信息時(shí)代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新

李雪凈

摘要：機(jī)關(guān)的檔案管理工作是保障機(jī)關(guān)工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，為機(jī)關(guān)單位各類(lèi)資產(chǎn)的保存、管理和使用提供了良好條件。在信息化技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代潮流下，機(jī)關(guān)檔案管理工作業(yè)遇到了很大困難和挑戰(zhàn)，也更加凸顯出檔案管理的重要性。本文主要對(duì)當(dāng)前信息化背景下機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的問(wèn)題進(jìn)行了認(rèn)真分析，也為以后的檔案管理在信息化背景下如何開(kāi)展提出了思路。

關(guān)鍵詞：信息；檔案管理；工作創(chuàng)新

引言：

做好機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作，是機(jī)關(guān)單位關(guān)鍵信息得以保存、關(guān)鍵資料得以傳承、關(guān)鍵政策方針得以學(xué)習(xí)的關(guān)鍵手段。特別是機(jī)關(guān)一些寶貴的文件資料、音頻資料、圖像資料得以良好保護(hù)和使用的有效途徑。隨著社會(huì)發(fā)展的日益激烈，檔案管理工作已經(jīng)由最初的簡(jiǎn)單性文件存儲(chǔ)和查詢使用轉(zhuǎn)變?yōu)橐豁?xiàng)綜合性工作，在機(jī)關(guān)的運(yùn)轉(zhuǎn)中發(fā)揮出越來(lái)越大的作用。特別是信息化時(shí)代背景下，如何抓好檔案管理工作，更是一項(xiàng)嚴(yán)肅和科學(xué)的命題。

一、明確檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

當(dāng)前社會(huì)，隨著電子信息技術(shù)的革命化發(fā)展，信息化已經(jīng)快速地融入到各行各業(yè)中。作為傳統(tǒng)的檔案管理工作，也必須緊緊圍繞信息化建設(shè)這一潮流，將信息技術(shù)與檔案管理工作深度融合，通過(guò)信息技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行尋找、挖掘、分析、存檔和使用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的便捷化、高效化[1]。

二、明確檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

（一）建立完善基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施

檔案管理信息化的基礎(chǔ)就是硬件設(shè)施的建設(shè)和完善。在這方面應(yīng)該圍繞兩個(gè)方面進(jìn)行闡述。第一，目前已經(jīng)建設(shè)完成檔案管理信息系統(tǒng)的單位和機(jī)關(guān)。對(duì)于這類(lèi)機(jī)關(guān)的關(guān)鍵是要抓好原有檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)工作[2]。第二，目前尚未建立檔案系統(tǒng)的單位和機(jī)關(guān)，要從源頭上提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，必須以信息化手段來(lái)建立檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)，在無(wú)論是升級(jí)還是初建，都要保證按照國(guó)家和行業(yè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行，確保各基層單位和機(jī)關(guān)最終信息化系統(tǒng)建設(shè)完善后，共同構(gòu)建起一個(gè)比較系統(tǒng)和全面的國(guó)家級(jí)檔案管理信息化平臺(tái)。

（二）抓好檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

沒(méi)有一個(gè)良好的信息化規(guī)范體系，會(huì)造成檔案資源不成系統(tǒng)、管理混亂、共享緩慢。各機(jī)關(guān)單位應(yīng)該引起重視，在檔案信息化管理上無(wú)論是從信息采集、錄入、歸檔、使用、歸還等流程建立一條規(guī)范化的制度，從而能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的良好統(tǒng)一管理，為后期檔案的使用提供更加便捷的體驗(yàn)[3]。

（三）抓好檔案管理信息化的人才和組織隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理的專(zhuān)業(yè)性非常強(qiáng)，培養(yǎng)一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員需要很長(zhǎng)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和工作周期，特別是當(dāng)前信息化導(dǎo)入檔案管理工作，就更加需要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和水平。這就要求相關(guān)機(jī)關(guān)單位要認(rèn)清檔案管理的歷史地位和責(zé)任使命。一方面，將現(xiàn)有的檔案管理人員通過(guò)送出去的方式進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，提高工作技能。另一方面，通過(guò)學(xué)校引進(jìn)的方式，招收專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員。只有豐富了人才基礎(chǔ)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的本質(zhì)提升。

三、提升認(rèn)識(shí)，抓住檔案信息化管理創(chuàng)新內(nèi)容

（一）推進(jìn)信息化背景下檔案管理理論建設(shè)

信息化背景下推進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新，首要的就是要實(shí)現(xiàn)檔案管理基本理論、方式方法等方面的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變。應(yīng)該在檔案管理制度、管理人員專(zhuān)業(yè)能力、電子文檔數(shù)據(jù)管理、檔案硬軟件設(shè)施、電子文檔數(shù)據(jù)管理等方面都要有一套系統(tǒng)的工作理論來(lái)支撐，這是檔案工作的基礎(chǔ)。

（二）推進(jìn)檔案資源的安全、高效、合理使用

1.解決真實(shí)性問(wèn)題。在日常工作中，無(wú)論是電子格式的文件還是已經(jīng)生成的各類(lèi)文件，管理之間的系統(tǒng)很難實(shí)現(xiàn)有效融合，這就造成檔案數(shù)據(jù)殘缺問(wèn)題。特別是當(dāng)前，很多電子文件與紙質(zhì)文件沒(méi)有統(tǒng)一的管理辦法，導(dǎo)致檔案的準(zhǔn)確性很難去界定。這就需要在普通文件錄入時(shí)，注意管理的細(xì)節(jié)，確保文件錄入程序正確，可靠完整。

2.解決安全性問(wèn)題。隨著電子計(jì)算機(jī)體系的逐步完善擴(kuò)張，檔案化信息化工作的持續(xù)推進(jìn)，就會(huì)帶來(lái)網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客對(duì)于檔案系統(tǒng)攻擊。這就需要檔案管理部門(mén)建設(shè)完備安全的防御系統(tǒng)，還要給檔案管理人員進(jìn)行必要的檔案安全管理的性培訓(xùn)，確保檔案管理的安全性問(wèn)題。

3.解決法律性問(wèn)題。一般情況下，檔案的保存和管理都有相應(yīng)的法律規(guī)范來(lái)實(shí)施保障。這就需要一定的管理載體來(lái)實(shí)現(xiàn)。但就目前來(lái)說(shuō)，由于電子信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的弊端仍然存在，這也造成電子檔案的法律載體不夠明確，對(duì)檔案的法律認(rèn)定工作造成一定影響。這就需要檔案管理部門(mén)牽頭組織，建立健全完善的工作載體，使各類(lèi)光盤(pán)、磁帶等電子檔案受到法律的認(rèn)可和保護(hù)，從而提升檔案使用的可靠性。

（三）推動(dòng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理最終依托信息化，但前提是做好檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建。這項(xiàng)工作從源頭決定后期檔案存儲(chǔ)和使用的質(zhì)量問(wèn)題。首先，從源頭加強(qiáng)管理，要求各類(lèi)公文文案的制發(fā)必須嚴(yán)格按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)的不予接收[4]。其次，要加強(qiáng)過(guò)程管控，文檔資料等的收取、交接、保存和使用工作要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，特別是借閱工作要做實(shí)做細(xì)，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)借閱流程和歸回流程，預(yù)防安全風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理做在當(dāng)下，但是功勞卻在長(zhǎng)遠(yuǎn)。特別是在當(dāng)前信息化產(chǎn)業(yè)不斷發(fā)展壯大的同時(shí)，檔案管理應(yīng)該緊跟時(shí)代潮流，推動(dòng)信息化向檔案管理深度融合，加快人才隊(duì)伍、硬件體系、標(biāo)準(zhǔn)化、安全性等方面建設(shè)，為檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]屈希陽(yáng).淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].勞動(dòng)保障世界：理論版，2012（10）：80-81.

[2]唐雄，劉煥寶.淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].華東科技：學(xué)術(shù)版，2015（9）：52-52.

[3]伍震.淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].速讀旬刊，2015（10）：22-25.

[4]李玲.淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].中國(guó)科技投資，2016（36）：112-115.endprint