機關(guān)檔案管理現(xiàn)狀分析與改革設(shè)想

賀宇

摘要：檔案對于一個機關(guān)來說是十分重要的，檔案中包含了人員信息、工作記錄，是十分重要的一個工作參考。有效的檔案管理有利于一個機關(guān)單位整體工作效率的提高和內(nèi)部組織上的和諧。然而目前我們可以看到，機關(guān)檔案的管理工作中仍然存在著一些問題，這些問題導(dǎo)致了機關(guān)檔案管理的效率一直無法提高。筆者根據(jù)自身的工作經(jīng)驗以及學(xué)習(xí)成果，試著談一談目前機關(guān)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，并嘗試找到一些解決的方法。

關(guān)鍵詞：機關(guān)單位；檔案管理；工作改革

引言

每個機關(guān)單位都有檔案，然而檔案管理的工作卻一直不被人們重視甚至熟知。這樣的現(xiàn)象產(chǎn)生是有原因的。一直以來，我們的同志一旦進入了機關(guān)單位，就認為檔案管理完全邊城了單位的工作，有任何的變動或者操作都與自己無關(guān)了。而機關(guān)單位其實面臨著許許多多的檔案管理的工作，在這樣雙方的不對等的情況下，檔案管理越來越稱為了機關(guān)單位中十分難做的一項工作。

一、目前機關(guān)檔案管理中出現(xiàn)的問題

在我們?nèi)粘５恼Z境中，一提到檔案，仿佛都是一個大的變動的事件。因此在機關(guān)單位這樣相對穩(wěn)定的組織中，很多人都認為這與自己的關(guān)系不大。其實這是一種錯誤的認知。如今我們的機關(guān)檔案管理工作出現(xiàn)的問題就與此有關(guān)。

（一）檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不高

檔案管理其實是一項十分精細的工作，其中不僅需要檔案管理者長期的反復(fù)的工作，更需要有相關(guān)的專業(yè)工作技巧。然而如今許多單位沒有意識到這一點，總以為檔案管理工作是稍加訓(xùn)練就可以直接上崗的工作。如今，在全國范圍內(nèi)，除了類似北上廣等人才集聚的地區(qū)以外，機關(guān)單位中檔案管理工作的常態(tài)仍然是專業(yè)人才缺乏。還有一些單位，由于對于檔案管理人才的不重視，導(dǎo)致認為檔案管理工作誰都能做。于是這個崗位就長期成為了一個流動性很強的崗位。在這樣的工作環(huán)境下，工作人員連檔案的內(nèi)容還沒摸清楚，就已經(jīng)被調(diào)離了崗位，這樣工作的斷檔，對于檔案管理工作是極為不利的。

（二）大多數(shù)職員對于檔案管理的認知有偏差

正如上文所說，很多人都認為只有當(dāng)自己的工作遇到十分重大的變動時，才會涉及到檔案管理的工作。而機關(guān)單位又是相對比較穩(wěn)定的，所以很多人甚至入職很多年了連檔案管理員是誰都不知道。這樣的情形雖然極端，但并不是沒有發(fā)生過。事實上，檔案管理并不是檔案管理人員自己的事情，它需要機關(guān)單位內(nèi)所有人的共同配合，才能做得更加快捷高效。如果所有人都不認為這件工作與自己有關(guān)系，那么檔案管理工作就會變得十分繁瑣。

二、機關(guān)單位檔案管理工作的改革設(shè)想

從上述的論述我們可以看出，機關(guān)單位的檔案管理工作出現(xiàn)了問題，主要是由于人員的素質(zhì)和意識水平?jīng)]有得到提高，因此，我們想要提高機關(guān)單位檔案管理工作的工作效率，就必須要從人的身上去進行改革。

（一）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

首先，我們應(yīng)該明確一點：檔案管理工作并不是一項不需要專業(yè)素養(yǎng)的工作。很多機關(guān)中都是選出一個性格比較內(nèi)向、做事比較細致的人去做檔案管理的工作。然而，并不是說擁有了這兩種性格，就可以勝任檔案管理工作了。在如今這個現(xiàn)代化社會中，我們要明確，每一個崗位都應(yīng)該有專業(yè)的人來負責(zé)，如此工作才能夠有保障。因此，機關(guān)單位應(yīng)該實行嚴格的準(zhǔn)入制度，提高檔案管理工作的準(zhǔn)入門檻。在招聘的過程中，這一崗位應(yīng)該招收檔案管理專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生。這樣才能夠從技術(shù)上保證檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）改善整體人員對于檔案管理工作的認知

上文說過，檔案管理并不是檔案管理人員自己的事情，它應(yīng)該是每一個人都共同參與的事情。對于沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理技能培訓(xùn)的人，不清楚檔案管理的內(nèi)容是十分正常的，因此，機關(guān)單位應(yīng)該安排檔案管理的專業(yè)人員為整體職員進行相關(guān)的知識培訓(xùn)，這樣能夠為整體的機關(guān)單位人員普及檔案管理知識。只有整體人員對于檔案管理的認知改變了，檔案管理才能變得高效。

（三）從制度上完善檔案管理的工作

在組織機構(gòu)中，制度是提高整體工作效率的一個最重要因素，只有建立了完善的制度，每個人才明白自己的工作是什么，才能夠有的放矢。機關(guān)單位做好檔案管理的相關(guān)制度，要具體到每一個人，何時建檔、何時存檔備份，在平時工作中應(yīng)該如何配合檔案管理人員的工作，如何將工作記錄檔案做得更加完整等等。只有當(dāng)這一切的行為都通過制度的規(guī)訓(xùn)深入們一個機關(guān)人員的意識當(dāng)中，檔案管理工作才能有序進行。

三、結(jié)束語

綜上，檔案管理工作不是一項簡單的工作，機關(guān)單位的檔案管理工作有其如此。機關(guān)單位應(yīng)該在平時的工作中為機關(guān)人員制定良好的檔案管理制度，讓每一個人都參與到檔案管理工作當(dāng)中，讓我們的檔案管理工作變得更加高效。

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