企事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和對策分析

李琪

摘要：檔案管理在企事業(yè)單位管理工作中占據(jù)著重要地位，對其可持續(xù)健康發(fā)展發(fā)揮著不可或缺的重要作用，也利于提高其工作效率。只是在當(dāng)前的企事業(yè)單位檔案管理中，依然存在一些問題亟待解決。筆者在本文主要針對現(xiàn)有的問題進(jìn)行分析，并提出建設(shè)性對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：企事業(yè)單位；檔案管理；工作效率

企事業(yè)單位開展檔案管理工作，要嚴(yán)格遵循《檔案法》的規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化企事業(yè)單位管理工作，提高其工作效率與工作質(zhì)量，以提供更好的社會(huì)公眾服務(wù)，并實(shí)現(xiàn)自身的良好發(fā)展。

一、檔案管理在企事業(yè)單位中的重要意義

一方面，在企事業(yè)單位中，檔案是其詳細(xì)的成長記錄，也反映其在發(fā)展過程中的多方面重要信息資源，比如企業(yè)創(chuàng)始人、企業(yè)戰(zhàn)略、企業(yè)目標(biāo)調(diào)整等。因此，企事業(yè)單位必須做好檔案管理工作，為其單位的可持續(xù)發(fā)展提高科學(xué)有效的管理手段，提高企事業(yè)單位的工作質(zhì)量及效率。另一方面，檔案管理的規(guī)范化程度能夠反映單位的管理狀況，利于管理者更好地掌握自身的總體發(fā)展?fàn)顩r，及時(shí)作出合理的決策，并進(jìn)行發(fā)展戰(zhàn)略、發(fā)展方式與發(fā)展方案的及時(shí)調(diào)整[1]。

二、企事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理與現(xiàn)代化服務(wù)的意識(shí)較薄弱

一方面，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)與檔案人員對檔案管理的意識(shí)比較薄弱。對領(lǐng)導(dǎo)者而言，對檔案管理工作不夠重視，難以投入更多的檔案管理資金，使得檔案管理軟件與硬件條件不夠完善，人員也配備不足，也沒有注重檔案人員的培訓(xùn)。對于檔案人員而言，難以真正做好檔案的收集與存檔工作，缺乏良好的檔案管理意識(shí)。

另一方面，一些企事業(yè)單位即使引入了先進(jìn)檔案管理設(shè)備，卻也由于檔案管理人員專業(yè)知識(shí)水平低下，科技水平不高，導(dǎo)致這些設(shè)備無法得到充分利用，造成資源浪費(fèi)問題，難以真正推進(jìn)檔案的科學(xué)化管理。

（二）檔案管理規(guī)章制度不夠完善

在部分企事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案資料缺乏統(tǒng)一的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，很難提高檔案綜合管理水平[2]。而且檔案管理人員與檔案借閱人員沒有嚴(yán)格遵循檔案管理制度，存在管理人員查找困難、借閱人員不如期歸還檔案的問題，甚至檔案遺失現(xiàn)象比較嚴(yán)重，這直接對檔案完整性與管理工作規(guī)范性都造成較大的影響。

三、企事業(yè)單位檔案管理的有效對策探析

（一）提高檔案管理重視度，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

在企事業(yè)單位中，應(yīng)該將領(lǐng)導(dǎo)重視和檔案人員進(jìn)行有效結(jié)合，對檔案管理工作進(jìn)行有效完善。單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該切實(shí)加強(qiáng)檔案管理的資金投入與設(shè)備配置，為檔案管理工作提供良好的硬件與軟件條件，并注重強(qiáng)化檔案人員的培訓(xùn)工作，提高其知識(shí)素質(zhì)水平、業(yè)務(wù)水平以及工作能力，掌握各種先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備，切實(shí)提高檔案管理工作效率[3]。如今信息化管理理念已經(jīng)不斷得到普及應(yīng)用，檔案管理工作也應(yīng)該跟隨新時(shí)期的發(fā)展趨勢而進(jìn)行不斷創(chuàng)新與發(fā)展，充分發(fā)揮其良好技術(shù)支持的力量，強(qiáng)化電子文檔管理手段，實(shí)現(xiàn)信息共享，并提高檔案信息化服務(wù)水平。

（二）檔案管理部門應(yīng)該構(gòu)建完善的檔案管理制度

隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，各類設(shè)備與技術(shù)都在不斷更新。在檔案管理中，管理人員應(yīng)該適應(yīng)當(dāng)下新形勢的變化，致力于開創(chuàng)檔案管理的全新局面。因此，檔案管理者不但要自主更新檔案專業(yè)知識(shí)，掌握各種先進(jìn)設(shè)備與技術(shù)，同時(shí)也要堅(jiān)持依法治檔的管理路徑。國內(nèi)的《檔案法》歷經(jīng)多年的發(fā)展，已經(jīng)為檔案管理的良性發(fā)展奠定了堅(jiān)固的基礎(chǔ)[4]。因此，檔案管理部門應(yīng)該遵從《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，并從實(shí)際情況出發(fā)，構(gòu)建符合自身發(fā)展的完善檔案管理制度，使得檔案管理實(shí)際工作中，可以做到有法可依，有章可循，在因地制宜的原則上實(shí)現(xiàn)檔案管理的靈活有效開展。

（三）營造良好的檔案管理環(huán)境

企事業(yè)單位的檔案管理工作既要適應(yīng)新時(shí)期的信息化發(fā)展趨勢，推進(jìn)信息化建設(shè)，但也要做好紙質(zhì)文檔的備份工作，將電子文檔及其相關(guān)紙質(zhì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。因此，在企事業(yè)單位檔案管理部門中，應(yīng)該營造良好的檔案存放環(huán)境與管理環(huán)境。要保持庫房的清潔與設(shè)備的整潔，做到“無塵”、“無霉”、“無蟲蛀鼠害”、“無雜物”，并且禁止吸煙，禁止存放易燃易爆物品，室內(nèi)溫度應(yīng)該滿足國家規(guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。另外，也要做好檔案的實(shí)時(shí)檢查與全面清點(diǎn)，保證檔案不丟失，避免檔案遭到損壞。一旦發(fā)現(xiàn)檔案遭到損壞，則應(yīng)該及時(shí)予以補(bǔ)救，可借鑒科學(xué)技術(shù)進(jìn)行搶救處理[5]。而對于電子文件，也要做好信息安全管理工作，確保軟硬件設(shè)備的性能穩(wěn)定，防止信息遭到泄露或者盜竊，保障電子文檔的信息完整性與安全性。

四、結(jié)束語

總而言之，在當(dāng)前的企事業(yè)單位檔案管理中，依然存在領(lǐng)導(dǎo)者重視度不足、檔案人員管理意識(shí)薄弱、現(xiàn)代化服務(wù)意識(shí)較差、檔案管理規(guī)章制度不夠完善等一系列問題。因此，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并且加大對檔案管理的投入，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，依據(jù)《檔案法》構(gòu)建完善的檔案管理制度，營造良好的檔案管理與存放環(huán)境，為電子文檔的信息完整性與安全性提供保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳園園，尤靜.提升企事業(yè)單位檔案管理水平的思考[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2015（08）：227-228.

[2]劉兵.淺談新時(shí)期如何做好企事業(yè)單位的檔案管理與服務(wù)工作[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2014（06）：64-65.

[3]馮麗博.談電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)用[J].統(tǒng)計(jì)與管理，2014（04）：123-124.

[4]趙杰.企事業(yè)單位檔案管理存在問題與對策[J].檔案管理，2013（05）：93.

[5]魏秦.淺析我國企事業(yè)單位檔案管理制度[J].科技風(fēng)，2013 （07）：272.