企業(yè)檔案管理芻議

陳迪迪

摘要：隨著很多企業(yè)業(yè)務(wù)的日漸多元，復(fù)雜程度逐步加大，所產(chǎn)生的檔案種類、樣式也多種多樣，加之檔案管理人員流動頻繁，對制度的理解程度也參差不齊，客觀上造成了檔案管理的碎片化和隨意化，為企業(yè)未來的經(jīng)營管理增加了不可回避的風(fēng)險?；诖?，筆者將探討企業(yè)檔案管理中的五種管理，并總結(jié)企業(yè)檔案管理相關(guān)思路，旨在為提升企業(yè)檔案管理水平提供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；五種關(guān)系；管理思路

檔案管理工作是企業(yè)自建立之初即應(yīng)納入其行政管理體系的必備內(nèi)容。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，很多企業(yè)都建立了相關(guān)管理制度和專業(yè)的檔案室，相信其在歷次外部審計和內(nèi)部查閱中都發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。本人自參加工作以來即涉足企業(yè)的檔案管理工作，在此憑借一點檔案知識和自身在實際工作中的陋識，對公司的檔案管理工作淺談一些想法和思考，供同仁們斧正。

一、企業(yè)檔案管理中的五種關(guān)系分析

（一）議“專業(yè)性”與“實用性”的關(guān)系

檔案管理是一門專業(yè)學(xué)科，這已是共識。既然是學(xué)科，就需要專業(yè)人才進行管理。以我們公司為例，每年經(jīng)營管理中產(chǎn)生的檔案數(shù)量級并不大，種類也遠算不上“繁多”，調(diào)閱使用的頻次更是稀疏，因此無論是數(shù)量還是難度都無需匹配專業(yè)科班人員。由于專業(yè)領(lǐng)域較為狹窄，往往造成“專業(yè)性”與“實用性”的矛盾。

說到實用性，檔案的價值真諦即在于實用。如何能快速、準確的調(diào)閱到想要的檔案是我們最實用的需求。因此檔案的管理與索引從實用角度來說，無需用上所謂專業(yè)復(fù)雜的分類索引，而是找出檔案專業(yè)知識與本企業(yè)特點相結(jié)合的方法即可，即“適度專業(yè)、因地制宜”，將專業(yè)性與實用性結(jié)合起來。

（二）議檔案管理“標準”與“素質(zhì)”的關(guān)系

檔案管理在于標準，但更在于培養(yǎng)素質(zhì)。標準是從穩(wěn)定的業(yè)務(wù)形態(tài)中提煉出的共性指標。建立標準就要有兩個必要條件，一是穩(wěn)定的業(yè)務(wù)形態(tài)，二是提煉歸納。那么在標準出臺之前，如何確保秩序呢？我想這就要培養(yǎng)素質(zhì)了。這也符合人類社會的發(fā)展邏輯，如：人類也是先有人心向善的素質(zhì)，后有匡扶正義的法律。當然，法律反過來也會促進素質(zhì)的提升，這是辯證關(guān)系。

當然，不可否認，盡快出臺統(tǒng)一標準也是改善目前現(xiàn)狀的必要策略，但在此仍要呼吁大家主動培養(yǎng)檔案意識和素質(zhì)，讓標準和素質(zhì)彼此結(jié)合起來，雙向發(fā)揮其辯證作用。

（三）議檔案“集中”管理與“分級”管理的關(guān)系

檔案是集中管，還是分級管，公司團隊中多年來都有不同的認知。由行政部門集中管理，優(yōu)勢在于標準統(tǒng)一、責(zé)任明確；但其劣勢也很多，比如集中保存風(fēng)險、容納場地較大、業(yè)務(wù)差異造成的分類不合理、不科學(xué)等等。綜合來看，集中管理更適用于規(guī)模小、數(shù)量少、業(yè)務(wù)種類單一、規(guī)模穩(wěn)定的企業(yè)；而對于業(yè)務(wù)種類多元、處于擴展階段的企業(yè)來說，檔案的集中管理與分級管理相結(jié)合勢在必行。既然是集中管理與分級管理相結(jié)合，那么就不是完全割裂、各管一段，而是總體統(tǒng)一、相互協(xié)同，專業(yè)區(qū)分，彼此勾稽：

（四）議“編碼”勾稽與“物理”勾稽的關(guān)系

在電腦系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設(shè)計中，為避免無效冗余，節(jié)省存儲空間，應(yīng)盡量減少同一信息在不同維度或區(qū)域的重復(fù)存儲。同理，在檔案管理中，這也是一種高境界的追求。

現(xiàn)實中，在規(guī)范的編碼規(guī)則體系建立之前，如何能夠有效的勾稽各類檔案呢，就產(chǎn)生了一個略顯“笨拙”的辦法——物理勾稽，即：就是將同一檔案進行復(fù)印，將復(fù)印件物理連接于勾稽對象上，從而避免了夸板塊查詢。但是，物理勾稽的缺點也顯而易見，它將同一信息在多地重復(fù)存儲，即浪費空間，也無法有效使查詢者“止步”于某層信息，由于所有信息物理的連接在一起，查詢者可以不分權(quán)限的“一覽無余”。為此，編碼勾稽必不可少。

編碼勾稽就是將不同檔案通過編碼字段連接在一起，這些相關(guān)聯(lián)的檔案平日里根據(jù)其屬性各存于不同的區(qū)域，只有在需要的時候才會通過編碼“聚首”，當然這就要求在檔案上準確注明勾稽對象的編碼。

本人認為，揚長避短，相互結(jié)合的發(fā)揮兩種方式的優(yōu)點是明智選擇。即，編碼、物理相結(jié)合，篇幅適度、關(guān)聯(lián)緊密或?qū)偻豁椖康臋n案除用編碼方式外同時用物理方式；篇幅較長的及常規(guī)檔案用編碼方式：

例如：以某市場調(diào)研項目為例，檔案形成的主要步驟如下：

1.項目立項及過程中的請示報告、會議紀要、簡報等走公司公文簽批流程，最后納入綜合部文書檔案管理，綜合部對其編文書檔案編號，同時項目主控部門留存復(fù)印件作為項目檔案專項保存；

2.項目具體的調(diào)查研究方案以及執(zhí)行過程中的數(shù)據(jù)分析、圖紙影音、文書表格、實驗記錄及其他各類業(yè)務(wù)過程記錄等納入項目檔案，項目主控部門自行保存；

3.項目過程中的對外合作合同，納入合同檔案保存，由合同主控部門（審計監(jiān)察部）編合同檔案編號，同時注明與其關(guān)聯(lián)的請示文書的檔案編號，使其與文書檔案形成勾稽；合同復(fù)印件由項目主控部門作為項目檔案自行保存；

4.項目經(jīng)費支出將形成會計檔案，會計檔案由財務(wù)部編碼，但應(yīng)同時注明對應(yīng)的合同檔案編號，使其與合同檔案形成勾稽；

5.項目調(diào)研結(jié)論及結(jié)項總結(jié)應(yīng)以報告形式經(jīng)公司公文流程正式上報，最終由綜合部編文書檔案編號存檔，項目主控部門留存復(fù)印件納入項目檔案。

至此，該示例中的各個角色手中應(yīng)有的檔案如表1：

（五）議“電子”檔案與“紙質(zhì)”檔案的關(guān)系

公司辦公區(qū)每個人每天都在產(chǎn)生電子檔案，尤其隨著OA系統(tǒng)的上線及使用的深化，電子檔案已占檔案的很大比重。但是，電子檔案保存分散，易于修改，給管理帶來了很大難度，也不可能取代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案仍具有不可替代性。因此，僅僅保存郵件、短信記錄、聊天記錄以及個人電腦中的資料是遠遠不夠的。電子檔案與紙質(zhì)檔案共同保存，“紙質(zhì)為本，電子備查”可作為處理電子檔案與紙質(zhì)檔案之間關(guān)系的原則。

電子檔案方面：

1.可以逐漸推進個人辦公“云存儲”，即每個人的電子檔案存于公司機房的服務(wù)器中，便于實現(xiàn)操作日志的追蹤追溯，也提升了信息的安全性。

2.如OA系統(tǒng)上的電子審批能夠替代紙質(zhì)審批后，電子流轉(zhuǎn)的單據(jù)、憑證、公文應(yīng)定期打印，形成紙質(zhì)檔案另行存儲，即系統(tǒng)上的電子審批記錄與打印出來的紙質(zhì)審批記錄同時保存。

3.如上文所述，統(tǒng)一電子文件名的命名規(guī)則，同時各部門經(jīng)理要把關(guān)所轄員工的電子檔案分類方式，即每年確定一次所轄崗位電腦中各級文件夾的邏輯結(jié)構(gòu)，員工只需將所產(chǎn)生的電子文檔按照規(guī)范的文件名進行命名，并存入已經(jīng)確定好的文件夾中即可。

紙質(zhì)檔案方面：

部門負責(zé)人應(yīng)在年初參照上述電子文件夾的層級結(jié)構(gòu)為每個崗位建檔，比如參照上述文件夾結(jié)構(gòu)，實際配置各類大小文件盒，產(chǎn)生電子文檔后，除在電腦中存入對應(yīng)文件夾外，還應(yīng)將最終版打印出來放入對應(yīng)盒中，各類無電子版的紙質(zhì)文檔（如檢查記錄、收到的紙質(zhì)文檔等）也同樣及時對號入座，存入既定文件盒中，這樣確保紙質(zhì)文檔大于電子文檔（最終版），實現(xiàn)紙質(zhì)、電子同步存檔，也為“四標”體系審核打好基礎(chǔ)。

二、加強企業(yè)檔案管理的新思路

上述文字林林總總散議了檔案管理中個人認為較為重要的關(guān)系，總結(jié)起來要義如表2：

（一）在檔案團隊建設(shè)上

1.以實用為目標，結(jié)合檔案知識，總部設(shè)立專職文檔管理員，負責(zé)文檔簽批流轉(zhuǎn)和整體檔案的組織管理；各事業(yè)部、業(yè)務(wù)板塊設(shè)立專（兼）職文檔管理人員，負責(zé)本板塊的檔案管理，并配合總部檔案工作。

2.加強團隊檔案素質(zhì)培養(yǎng)，強化培訓(xùn)，強調(diào)檔案工作人人有責(zé)，人人參與的理念，尤其強調(diào)部門負責(zé)人要切實履行職責(zé)，檔案工作重在平時。

（二）在檔案管控機制上

1.綜合部牽頭建立檔案相關(guān)標準，尤其是編碼標準、命名標準、立卷裝訂標準，建立監(jiān)管機制，對事業(yè)部和板塊進行檢查。

2.明確檔案集中與分級管理相結(jié)合的原則，即決策性、商務(wù)性、法務(wù)性、財務(wù)性、基礎(chǔ)保障性檔案總部集中管理；專業(yè)性、業(yè)務(wù)性、項目性檔案各板塊分級管理。

3.明確檔案編碼勾稽原則，即常規(guī)檔案編碼勾稽為主，物理勾稽為輔；項目檔案物理勾稽為主。具體來說，會計憑證上要注明對應(yīng)合同（訂單）號，合同上要注明對應(yīng)請示報告（或會議紀要）編號；如為一個項目，項目經(jīng)理需保存除會計憑證外的上述所有資料的副本。

4.電子檔案與紙質(zhì)檔案在最終版方面盡量同步保存，電子檔案與紙質(zhì)檔案文件夾邏輯結(jié)構(gòu)同步。

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