淺談檔案管理存在的問題及對策

摘 要：當(dāng)今社會與經(jīng)濟正處于高速發(fā)展中，檔案管理工作也同時面臨著巨大的挑戰(zhàn)；提高工作人員整體素質(zhì)，加強企業(yè)重視程度，利用現(xiàn)代化的科技和管理手段，是目前提高檔案管理工作效率的極其重要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對策

一、檔案管理概論

1.檔案管理工作是在當(dāng)前社會發(fā)展中是不可忽視的重點之一，通過檔案作為管理而展開的各種形式的工作活動，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計、編研和提供利用等相關(guān)工作環(huán)節(jié)。在過去的檔案工作應(yīng)用中，主要是針對國家政府機構(gòu)進(jìn)行管理。伴隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域的不斷發(fā)展，各種行業(yè)的日益興起，企業(yè)模式和發(fā)展制度的不斷完善，檔案被廣泛的應(yīng)用在各個行業(yè)，成為各行各業(yè)工作中不容忽視的重點環(huán)節(jié)之一。在檔案工作中，要按照一定原則對檔案實體進(jìn)行了系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和編目，使其在工作的時候能夠合理的排序，保證在以后應(yīng)用中及時的對其搜索整理，并及時研究解決檔案管理工作中遇到的各種問題，保證在工作中能夠正確的利用各種資源形式。

2.檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管理好檔案在各個機構(gòu)的工作中是針對資源開發(fā)合理利用的關(guān)鍵前提。檔案管理工作雖然不生產(chǎn)物質(zhì)財富，但是要在管理中加強對管理人員和工作人員的利用，使得其能夠形成一套系統(tǒng)化的管理模式和管理專業(yè)。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分，其隨著社會發(fā)展，對企業(yè)發(fā)展對經(jīng)濟發(fā)展的作用逐步的提高和增量。

二、檔案管理中存在的問題

1.檔案從收集一直到錄入檔案，這中間需要的步驟是相當(dāng)多的，而這些步驟的處理，對于今后檔案的使用率以及利用率存在著很大的影響。就目前的檔案管理來講，存在著流程不清楚的情況，從檔案資料的收集，到檔案資料的整理，到檔案的鑒定，再到檔案的保管與管理以及檢索工作的建立，最后到檔案的標(biāo)引。這些繁瑣的工作是不可缺少的，也是不能疏忽的，但是當(dāng)前檔案的管理流程的不明確，在檔案的整理過程中僅僅重視檔案資料的收集等等一些重要的步驟，未能對一些小細(xì)節(jié)的重視，檔案的管理工作也未能夠深入的開展，最終也將影響到檔案資料的使用價值。就目前來說，檔案人員管理首先在思想上的不重視，會造成在資料的收集以及最終的整理過程中都存在著問題。而在另一方面，檔案管理人員重視不夠也體現(xiàn)在專業(yè)素質(zhì)上，為具備較高的專業(yè)素質(zhì)，未能夠?qū)n案資料的管理提供專業(yè)的檔案的管理能力，從而保證檔案的管理的有效性。

2.檔案崗位工作人員的不重視。

現(xiàn)在的檔案崗位工作人員有相當(dāng)一部分是沒有上崗證或是兼職其他工作，受其他工作的影響，不能全心全意地投入檔案管理工作。對應(yīng)整理、歸檔的資料視若無睹，消極怠工，致使檔案資料堆積如山。檔案專業(yè)職務(wù)是根據(jù)檔案專業(yè)工作實際需要設(shè)置的工作崗位，有明確的職責(zé)和任職條件，應(yīng)實行專業(yè)職務(wù)聘任制或任命制。最好聘用持有上崗證的專業(yè)檔案工作人員。高、中、初級檔案專業(yè)職務(wù)的限額應(yīng)與本單位所承擔(dān)的檔案工作任務(wù)想適應(yīng)。上崗后應(yīng)多鼓勵檔案工作人員參加繼續(xù)教育、職稱評定等活動，提升服務(wù)意識、加強職業(yè)道德，正確地進(jìn)行自我評價。檔案管理制度是保證檔案管理工作的關(guān)鍵，目前很多單位在檔案管理制度的建立上還不健全。有部分單位雖然建立了檔案管理制度，但卻沒有將制度真正地貫徹執(zhí)行，而有些檔案管理制度沒有實際的可操作性。對于這種現(xiàn)象，總得來說，各單位檔案管理方面的制度一定是要建立的，要通過一整套的規(guī)章制度來確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。同時制定的制度要有實際操作性。例如檔案管理制度中要明確歸檔的時間節(jié)點與應(yīng)歸檔期限，以及逾期歸檔應(yīng)采取的措施。這樣檔案工作就有章可循、有據(jù)可依，嚴(yán)格控制歸檔時間能有效地防范積壓等現(xiàn)象。

三、檔案管理工作的對策

1.針對管理人員

根據(jù)檔案工作的性質(zhì)，企業(yè)要確定專人管理檔案工作，不斷提高檔案意識，強化教育培訓(xùn)工作。針對管理人員素質(zhì)差的情況，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要積極選送檔案人員參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時要穩(wěn)定檔案專業(yè)隊伍，做到獎罰分明。檔案事業(yè)的發(fā)展、服務(wù)質(zhì)量的提高就在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。要建立良性的運行機制，建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，檔案人員要主動參加定期的繼續(xù)教育及培訓(xùn)，更新知識，不斷提高業(yè)務(wù)能力及水平，適應(yīng)新時期檔案事業(yè)的發(fā)展。社會主義市場經(jīng)濟的建立，對企業(yè)檔案工作提出了新的更高要求，檔案工作者只有更新觀念，開拓創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式，以滿足現(xiàn)代企業(yè)不同層次的檔案利用者的需求，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

2.創(chuàng)新管理方案

全球經(jīng)濟一體化的建立，對企業(yè)檔案工作提出了新的更高要求，檔案工作者只有更新觀念，開拓創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式，以滿足現(xiàn)代企業(yè)不同層次的檔案利用者的需求，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。一是為了方便利用，企業(yè)檔案館（室）要編制專題目錄、索引、概要、指南等手工檢索工具，對其編制要按照國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，以適應(yīng)一體化利用；二是企業(yè)檔案人員盡快掌握電腦的相關(guān)知識，以逐步把檔案信息輸入計算機，在互聯(lián)網(wǎng)上建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)站，宣傳企業(yè)，利用網(wǎng)站優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息資源更充分、更廣泛的利用，為企業(yè)新時期檔案提供利用服務(wù)的新渠道；三是對企業(yè)檔案工作人員要及時掌握檔案的翻閱率。對利用率高，具有重要參考作用的紙質(zhì)檔案，通過掃描、錄入等方式轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，建立較為完善的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，并通過網(wǎng)絡(luò)為企業(yè)提供高效率信息檔案服務(wù)。

四、結(jié)束語

在現(xiàn)代化檔案管理中，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的一項重要基礎(chǔ)工作，是企業(yè)行政管理、經(jīng)濟管理、技術(shù)管理等必不可少的組成部分，搞好檔案工作對企業(yè)的發(fā)展有至關(guān)重要的作用，企業(yè)只有重視檔案管理工作，結(jié)合自身檔案特點，管好檔案，用好檔案，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，才會促使企業(yè)檔案工作可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介

李勝銀（1970-10-9），男，滿族，河北省平泉市人，中國政法大學(xué)法學(xué)本科畢業(yè)，檔案館員，主要從事司法行政管理工作。

（作者單位：河北省平泉市平泉鎮(zhèn)政府）