關(guān)于加強人口和計劃生育檔案管理工作的實踐與思考

褚明超

摘 要：計生檔案對計生部門的各項工作有著重要的作用，必須給予高度重視，促使其充分發(fā)揮作用，并對其進行合理開發(fā)。實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為計劃生育工作做出積極的貢獻。

關(guān)鍵詞：計劃生育；檔案管理；規(guī)范化

隨著人口和計劃生育政策的逐步調(diào)整完善，給計劃生育檔案管理工作提出了更高更細的要求，但受基礎(chǔ)條件、觀念體制、人力和經(jīng)費等因素的制約和影響，人口計生檔案管理仍存在諸多問題和薄弱環(huán)節(jié)，進一步規(guī)范計生檔案管理，利用檔案資源為育齡群眾服務(wù)，對促進人口計生工作必將起到重要的推動作用。計生檔案對計生部門的各項工作有著重要的作用，必須給予高度重視，促使其充分發(fā)揮作用，并對其進行合理開發(fā)。實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為計劃生育工作做出積極的貢獻。

一、當(dāng)前人口計生檔案存在的問題

一是計生檔案管理工作意識淡薄。在實際工作中，有許多工作人員包括一些領(lǐng)導(dǎo)干部沒有認識到計生檔案管理工作重要性，加上個別計生檔案管理人員思想松懈，工作敷衍了事，檔案資料收集不全、歸檔不及時現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。由于實行計劃生育“一票否決”，有個別單位存在造假現(xiàn)象，嚴重損壞了計生檔案資料真實性。

二是檔案管理手段落后?；鶎尤丝谟嬌鷻n案室普遍存在沒有制定嚴格的檔案管理規(guī)章制度；沒有添置必要的檔案保管設(shè)備，存在一房多用、辦公用品質(zhì)量低等現(xiàn)象，由此造成檔案資料的污損、丟失等不可挽回的損失。

三是人員配備不足，整體素質(zhì)不高。目前人口計生部門檔案管理人員整體狀況普遍存在學(xué)歷水平、理論知識、專業(yè)素質(zhì)較低等問題，信息化管理經(jīng)驗不足。在人口計生部門人才培養(yǎng)方面還存在不足，導(dǎo)致許多檔案管理人員管理水平仍然停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

二、實行標(biāo)準化、規(guī)范化工作流程，提高檔案管理水平

一是職責(zé)明確化。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的之一。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

二是工作制度化。只有嚴格有關(guān)規(guī)章制度，才能確保檔案完整安全。根據(jù)多年工作的實踐經(jīng)驗，筆者認為這些制度應(yīng)包括以下幾個方面：對專兼職檔案員實行月初評、季考核、年獎懲制度，計生檔案收集、上報、整理、存檔應(yīng)做到規(guī)范，要根據(jù)上級業(yè)務(wù)部門的統(tǒng)一要求，按照嚴格的標(biāo)準進行操作；實行定期談話制度，專兼職檔案人員要定期向服務(wù)對象談話訪問，取得工作主動權(quán)；實行檔案收集整理時限制度，規(guī)定各業(yè)務(wù)歸口人員每天及時收集歸檔各類資料，每月上報一次檔案材料，等等。另外，還出臺一些輔助制度，依次保證上述各項制度的落實。

三是管理科學(xué)化。計生檔案工作人員要定期對收集來的檔案材料進行科學(xué)歸檔整理。為保證工作質(zhì)量，達到檔案類目設(shè)置合理，組卷規(guī)范的目的，重點應(yīng)抓好以下五個環(huán)節(jié)。一是合理設(shè)置類目體系，二是實行定期歸檔制度，三是實行計生檔案工作檢查制度，四是檔案工作人員要強化法制意識，嚴格貫徹落實檔案保管、利用等有關(guān)規(guī)章制度，確保檔案的完整安全。五是認真做好年度檔案收集整理和開發(fā)利用工作。

三、進一步加強人口計生檔案工作的幾點思考

一是力求工作程序規(guī)范化、標(biāo)準化。若想提高檔案管理水平，必須確保程序和方法的標(biāo)準化和規(guī)范化，需要在檔案進行收集、整理、檢定、保存和錄入等各個階段按照有序的方式方法開展工作。首先對檔案進行詳細普查。普通的計生檔案由于長時間沒有全面詳細的清查，在保管期限等方面含糊不清，很容易造成檔案多次重復(fù)或者失去考察價值，因此，需要周期性對這類文件進行清理和刪除，在使用計算機之后防止出現(xiàn)一份檔案重復(fù)工作的情況發(fā)生，不斷提高工作效率。其次對檔案進行分類管理，讓檔案分類更加合理化。對檔案進行重組的基本原則是保證兩者有關(guān)聯(lián)的文件組合在一起，在查找過程中提高了查詢效率。

二是重視對人才素質(zhì)的培養(yǎng)。我們處在信息化發(fā)展的時代，在這階段的計生檔案特點是不但需要妥善管理檔案，而且要有熟練的計算機使用技術(shù)，并且具備一定的信息處理能力、知識體系結(jié)構(gòu)完整等。因此，檔案管理人員的綜合素質(zhì)的提高有助于計生檔案管理，吸納工作人員的管理能力、創(chuàng)新意識和頂尖技術(shù)，綜合其自身能力進行檔案管理。

三是對計生檔案管理人員進行在職培訓(xùn)。積極組織和鼓勵在職工作人員進行更深層次的培訓(xùn)和技術(shù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和技術(shù)水平，并重視對檔案信息觀念的培養(yǎng)和信息化服務(wù)的能力。在開展培訓(xùn)教育的時候，應(yīng)采取多種培訓(xùn)方式，以多元化、立體性教學(xué)模式為主體，具有一定的針對性和實用性。不斷強化計生檔案管理人員的圖書官學(xué)和情報學(xué)等關(guān)聯(lián)學(xué)科，讓檔案管理人員可以積極參與到檔案界的研究活動當(dāng)中，了解現(xiàn)如今檔案工作的發(fā)展趨勢，拓寬學(xué)習(xí)領(lǐng)域，更新知識體系結(jié)構(gòu)。

（作者單位：山東能源新汶礦業(yè)集團公司 協(xié)莊煤礦）