新時期完善辦公室管理職能的幾點思考

摘 要：辦公室作為事業(yè)單位各項工作管理中的關(guān)鍵部門，對內(nèi)具有良好的協(xié)調(diào)作用，對外是事業(yè)單位的形象。21世紀(jì)是信息時代，為順應(yīng)新時代發(fā)展的潮流，落實辦公室管理職能，加快行政管理建設(shè)步伐，應(yīng)完善辦公室管理職能，提升辦公室工作人員職業(yè)技能與人文素養(yǎng)，端正工作人員的工作態(tài)度與責(zé)任意識。為此，本文將從新時期辦公室管理中所存在的問題入手，淺談個人的幾點建議與想法。

關(guān)鍵詞：新時期；辦公室管理；工作職能；思考與建議

辦公室在我國事業(yè)單位中具有重要的職能作用，其工作具有一定的全面性、綜合性與多樣性，不但承擔(dān)著執(zhí)行、調(diào)研、規(guī)整等多項宏觀調(diào)控職能，還承擔(dān)著公文處理、業(yè)務(wù)接待、監(jiān)督協(xié)調(diào)、文件起草等微觀調(diào)控職能，是我國事業(yè)單位發(fā)展的重要樞紐，具有承上啟下的傳遞作用。

一、現(xiàn)階段管理中存在的問題

（一）管理職能缺乏清晰性

辦公室管理工作是我國事業(yè)單位中的重要環(huán)節(jié)，具有承上啟下的作用，決定者我國事業(yè)單位工作的正常運行與開展。從我國事業(yè)單位辦公室職能的具體工作情況來看，辦公室涉及工作范圍較為廣闊，不但涉及宏觀調(diào)控工作還包含微觀管理。因此辦公室工作具有復(fù)雜性、多樣性與全面性，為辦公室工作人員管理工作帶來一定的難度，無形中增加工作人員的工作壓力。辦公室人員在工作中不但要做好個人的本職工作，還應(yīng)協(xié)調(diào)好單位內(nèi)部的人機關(guān)系。長期在這種管理模式與運行模式的引導(dǎo)下，辦公室逐步演變成后勤部，使辦公室職能無法充分的展現(xiàn)出來。

（二）管理制度缺乏完整性

隨著社會的不斷發(fā)展，各單位運行、管理模式不斷發(fā)生變化，由于我國對辦公室管理方面的研究起步較晚，目前正處于探索階段，尚未形成一套系統(tǒng)的、固定的、統(tǒng)一的運行管理模式；大部分事業(yè)單位的辦公室管理制度均是參照一些國內(nèi)外現(xiàn)有的管理體制，并未考慮所實施的管理制度是否符合本單位辦公室管理的需求與需要，導(dǎo)致辦公室管理問題不夠明確，缺乏整體性與全面性，降低辦公室管理工作的存在價值。

（三）管理隊伍缺乏時代性

隨著社會的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)、單一的知識性人才已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展的需求與需要，高素質(zhì)、全面性人才成為新時代發(fā)展的主流。辦公室管理人員長期處于傳統(tǒng)、封閉、單一的管理模式下，制約辦公室人員的全面發(fā)展，導(dǎo)致辦公管理人員缺乏時代意識，思想過于保守，上進意識較為薄弱，不具備終身學(xué)習(xí)理念，專業(yè)知識與實踐應(yīng)用能力較為匱乏，無形中為辦公室管理工作增加難度。

（四）管理理念缺乏現(xiàn)代化

21世紀(jì)是信息化時代，各種先進性的技術(shù)與設(shè)備不斷滲透到社會發(fā)展的各個領(lǐng)域。辦公室作為事業(yè)單位的核心部門，將具有先進性的信息技術(shù)運用到辦公室工作管理中，能夠有效提升辦公室工作管理的質(zhì)量。從我國事業(yè)單位辦公室管理職能的具體發(fā)展情況來看，受傳統(tǒng)辦公室管理理念的影響，先進的科學(xué)技術(shù)在辦公室實際工作與管理中應(yīng)用相對較少，辦公室在事業(yè)單位中依舊以一個孤立的個體存在，與單位內(nèi)部其他部門接觸相對較少，制約辦公室工作的開展。

二、辦公室管理職能改善策略

（一）明確管理職能，落實管理體制

針對辦公室職能缺乏明確性這一問題，事業(yè)單位應(yīng)提升對辦公室工作的重視成對，明確辦公室工作人員的管理職能，提高辦公室在行政管理中的地位與價值，使其他部門均能提高對辦公室管理工作的重視程度。事業(yè)單位加強對辦公室工作人員的管理與監(jiān)督，確保每一為工作人員均能將自己的工作職責(zé)有效落實，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)辦公室工作理念，使辦公室工作脫離“后勤工作”的陰影，正確樹立辦公室形象。

（二）完善管理制度，強化辦公水平

為保證辦公室管理職能具有完整性、科學(xué)性與準(zhǔn)確性，事業(yè)單位應(yīng)從辦公室的宏觀調(diào)控工作與微觀管理工作入手，結(jié)合本單位的具體工作情況，借鑒其他辦公室工作管理的具體內(nèi)容，科學(xué)、合理、詳細(xì)的制定出符合本單位辦公室管理與發(fā)展的管理制度，明確辦公室管理職能，強化辦公水體。為保證每一個工作人員均能夠按照辦公室規(guī)章進行，單位應(yīng)制定出相應(yīng)的績效考核制度，根據(jù)工作人員的實際表現(xiàn)情況，對其進行優(yōu)賞劣罰，使工作人員能夠嚴(yán)格規(guī)范自己的言行舉止，落實依法辦公，端正工作態(tài)度，提升工作質(zhì)量。

（三）加強人才建設(shè)，提升整體素質(zhì)

在新時期的發(fā)展下，傳統(tǒng)辦公室管理理念與管理方式已經(jīng)完全無法適應(yīng)新時代的發(fā)展要求，為保證現(xiàn)代化辦公室管理制度與管理方略能夠有效落實，事業(yè)單位應(yīng)加強人才建設(shè)，提升整體素質(zhì)，落實以人為本的發(fā)展管理，實施因地制宜發(fā)展戰(zhàn)略。事業(yè)單位定期對辦公人員進行培訓(xùn)，提高辦公工作人員的專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)，使其能夠樹立終身學(xué)習(xí)意識，不斷提升自我，端正工作態(tài)度，提升責(zé)任意思，規(guī)范辦公方式，提高工作質(zhì)量。隨著時代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)辦公室管理職能已經(jīng)無法順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，辦公管理人員應(yīng)跟隨時代的潮流，不斷超越自我，發(fā)展自我，樹立發(fā)展眼光，不斷吸收新鮮知識，培養(yǎng)個人創(chuàng)造能力與創(chuàng)新能力，努力成為新時代需要的多元化人才。

（四）加強科技建設(shè)，實現(xiàn)管理一體化

隨著社會的不斷發(fā)展，先進的科學(xué)技術(shù)不斷產(chǎn)生，并廣泛運用到社會發(fā)展的各個領(lǐng)域。為順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，辦公室人員應(yīng)提高對科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用能力。將計算機、多媒體等設(shè)備運用到辦公室日常工作與管理中，有助于工作人員快速整理工作文件，提升工作效益，加強辦公室與其他部門之間的聯(lián)系，提高辦公室工作質(zhì)量，實現(xiàn)辦公室管理的智能化、自動化與一體化。辦公室人員不但應(yīng)學(xué)會運用先進的計算機技術(shù)進行文件的制作、編輯、歸檔與處理，還應(yīng)善于運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強單位內(nèi)部員工之間的溝通與交流。通過運用微信、QQ等公眾平臺，了解單位各部門工作情況，其他員工的思想意識，加強各部門員工之間的溝通與交流，使單位各項工作能夠形成一個完整的整體，完善辦公室管理工作。

（五）構(gòu)建單位文化，營造良好氛圍

新時期，新機遇，新挑戰(zhàn)。為保證辦公室管理工作能夠有序開展，落實辦公室管理職能，提升辦公室在事業(yè)單位中的存在價值，事業(yè)單位應(yīng)構(gòu)建屬于本單位的辦公室文化，為廣大員工營造一個溫馨、舒適、和諧的工作氛圍，緩解員工工作壓力，提升辦公室工作效率與質(zhì)量，加強辦公室各部門之間的連接，使事業(yè)單位能夠有條不紊的發(fā)展。提升辦公室人員綜合素質(zhì)，做好辦公室人員思想工作，構(gòu)建良好的辦公文化氛圍，使辦公室人員具有責(zé)任意識，做到克己奉公、嚴(yán)于利己；增強辦公事兒人員職業(yè)道德素養(yǎng)，加強工作人員溝通與交流，增強集體凝聚力，使每一個員工能夠擁有一種歸屬感。

總結(jié)：

綜上所述，辦公室是我國事業(yè)單位工作中的重要組成部分，是承接上下部門之間的工作樞紐，是事業(yè)單位內(nèi)部各部門之間溝通的橋梁，在新時期的發(fā)展下事業(yè)單位應(yīng)完善辦公室管理職能，構(gòu)建并完善辦公室管理體系，加強員工培訓(xùn)，提升員工責(zé)任意識，及時將先進的管理理念、科學(xué)技術(shù)運用到辦公室工作中。

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作者簡介：

王秀美（1975-），女，漢族，助理政工師，大專，從事辦公室檔案管理工作。