石油企業(yè)檔案管理中存在的問題探討

齊國良+姚棟檜

摘 要：隨著全球經濟的發(fā)展，對石油，天然氣等能源需求日益加大，我國石油企業(yè)面臨石油和天然氣開采供不應求壓力的同時，內部各項管理問題也日益突出。檔案是企業(yè)有形資產的記錄和憑證，也是專利權、商標權、商譽等無形資產的依據(jù)和證明，在企業(yè)創(chuàng)新、企業(yè)管理和規(guī)避風險中有著不可替代的作用；在規(guī)范企業(yè)管理、輔助生產經營、維護企業(yè)合法權益和企業(yè)職工利益、完善法制經濟、解決企業(yè)糾紛中所具有重要的憑證、依據(jù)和參考作用越來越明顯。本文將著重從石油企業(yè)檔案管理的地位、發(fā)展面臨的困境以及相應的解決辦法三個方面來對石油企業(yè)的檔案管理問題進行探討。

關鍵詞：石油企業(yè)；檔案管理；問題；解決方案；

一、加強石油企業(yè)檔案管理必要性簡析

石油產業(yè)是我國經濟發(fā)展的支柱性產業(yè)之一，認真做好石油企業(yè)的檔案管理工作，促進檔案管理的向現(xiàn)代化、信息化和網絡化方向發(fā)展，從微觀方面看能搞提高生產效率，從宏觀方面看對于貫徹落實科學發(fā)展觀，全面建設小康社會都都是非常必要的。企業(yè)檔案作為單位資產的核心組成部分，做好檔案管理工作是一個企業(yè)建設要做大做強的基礎性建設環(huán)節(jié)。所說的石油企業(yè)的檔案，指的是石油企業(yè)在生產經營活動的最原始的記錄，既反映了石油企業(yè)的運營和盈虧狀況，體現(xiàn)了企業(yè)的發(fā)展歷程，同時也涵蓋了企業(yè)的諸多科技資源和知識信息，隱含著諸多的商業(yè)機密。檔案管理的重要性在石油企業(yè)中表現(xiàn)的尤為明顯。因為石油企業(yè)一方面涉及的生產部門多，生產程序繁瑣，有效的檔案管理制度能夠實現(xiàn)資源的高效整合與發(fā)掘，另一方面，石油作為我國的支柱性產業(yè)，很多核心檔案屬于國家機密，傳統(tǒng)的紙質檔容易丟失或者毀損，給企業(yè)和國家?guī)黼y以估量的損失代價。

二、現(xiàn)階段石油企業(yè)檔案管理問題透視

1、檔案管理被重視程度不夠

很多人認為，石油企業(yè)作為一個以資源輸出和加工為主要職能的企業(yè)，工作的重點只有產量和效益。認為檔案管理工作只是簡單的文字保管工作，不需要耗費太大的人力物力，也不需要頻繁的更新?lián)Q代和資金投入。殊不知行之有效的檔案管理正是企業(yè)效益的重要保證[2]。正是由于一些人對于檔案現(xiàn)代化管理缺乏正確的認識，仍然采用傳統(tǒng)陳舊的檔案管理方式。嚴重影響了企業(yè)生產效率的提高。

2、檔案管理硬件設施不齊全

許多人認為所謂的現(xiàn)代化檔案管理，不過是把傳統(tǒng)的以紙質為主的記錄轉化為用電腦記錄。其實檔案管理工作遠不止做表和文檔這么簡單。正是出于這樣的誤解，公司企業(yè)往往會忽視硬件設備的投入，設施不齊全，很多檔案館甚至連必備的切刀和統(tǒng)一的檔案夾都沒有備置齊全。有些檔案館館室狹窄潮濕，引起檔案材料的蟲蛀或霉變……，等等一系列的直接后果就是無法為企業(yè)提供高質量、高效能的服務。

3、石油檔案管理工作普遍缺乏專業(yè)部門和現(xiàn)代化人才

檔案管理要實現(xiàn)現(xiàn)代化首要的任務就是實現(xiàn)人才的現(xiàn)代化。檔案管理工作要求從業(yè)人員能夠進行新技術、新設備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能，較高的文化素養(yǎng)。而在現(xiàn)在的大多數(shù)石油企業(yè)中，石油管理人員多是“半路出家”，并沒有系統(tǒng)的學習過檔案管理專業(yè)，甚至有一些是身兼數(shù)職，僅利用閑暇時間處理檔案工作。正是由于從業(yè)人員不具有專業(yè)性，認為檔案工作就是簡單的資料收集和整合，所以導致檔案管理工作遲遲沒有取得長足的進步，許多先進的現(xiàn)代化方法沒有被及時的運用到工作中去，犧牲了企業(yè)效率。此外還有相當一部分的石油企業(yè)沒有專門的檔案管理部門，被合并在其他部門之下。由于人才和部門缺乏專業(yè)性，無法把握企業(yè)的檔案管理全局，導致一些重要的資料流失，無關緊要的檔案反而被留存下來。

4、石油企業(yè)檔案管理信息化、網絡化進程推進緩慢

檔案管理現(xiàn)網絡和信息化是檔案管理工作大勢所趨，也是最終的發(fā)展方向。但從現(xiàn)階段來看，石油企業(yè)的信息化進程是比較滯后的，大多數(shù)檔案的主要功能仍然是資料的留存而非共享，產生的效益較低。檔案管理的信息化不僅僅是更新幾臺現(xiàn)代化設備那么簡單，而是要物以致用，既然實現(xiàn)了電子化，就要發(fā)揮電子網絡所特有的信息共享功能。

5、對于檔案管理沒有形成健全的評估體系

很多企業(yè)對檔案管理處于“放養(yǎng)”的狀態(tài)，并沒有形成健全的管理體系，未執(zhí)行崗位責任制，對檔案的管理工作欠缺了解和準確分析。

三、針對上述問題的解決方案

1 、領導重視，健全管理制度

1.1大力宣傳，強化認識

石油企業(yè)領導注意召開各種檔案管理會議，安排、監(jiān)督落實檔案管理各項工作，要求各科室和全體員工支持檔案管理工作，及時提供準確、標準的檔案資料，及時提供信息和建議完善各項殘缺檔案資料。企業(yè)領導和宣傳部門要大力宣傳檔案管理工作在現(xiàn)代石油企業(yè)管理中的重要性和意義，讓全體員工都參與到檔案管理和監(jiān)督工作中來。

1.2健全檔案管理制度

及時成立檔案管理領導小組作為石油公司檔案管理的主導機構，根據(jù)國家和地區(qū)檔案管理法律法規(guī)建立健全本企業(yè)檔案管理人員培訓制度，績效考核制度，檔案管理制度，如檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計、檔案保管、檔案查詢、檔案利用、檔案保密等各項制度，讓檔案管理工作有章可循、有法可依。同時，引進專業(yè)年輕檔案管理人員，輸入新鮮血液，讓檔案管理部門充滿活力，檔案管理工作不再枯燥和乏味。

2、全面提升檔案管理人員綜合素質

2.1 強化檔案管理人員管理服務意識

檔案管理部門不是油氣開采、油氣生產部門，而是后勤服務部門。因此，檔案管理人員應積極樹立高度的服務觀念，強化為企業(yè)服務的意識，提高服務質量，做好檔案管理工作，充分利用現(xiàn)代信息化管理技術和方法，通過檔案信息資源共享為企業(yè)需要的人員提供及時、準確的檔案信息資料，為企業(yè)建設和發(fā)展提供一份自己的力量。

2.2 提升檔案管理人員業(yè)務能力

一是鼓勵檔案管理人員自我學習提高業(yè)務能力。通過利用工作之余的時間，系統(tǒng)而全面地學習檔案管理相關最新理論知識，掌握計算機、復印機、掃描儀等相關儀器設施的使用技能；同時，在工作中多看、多思、多想發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的各種問題，有針對性的學習和提升業(yè)務能力。二是石油企業(yè)培訓部門充分重視檔案管理培訓工作，根據(jù)檔案管理發(fā)展需要，開展各項檔案管理培訓工作，尤其是加大計算機操作技能和最新檔案管理技術培訓，全面提升檔案管理人員的眼界和綜合能力。

3、引進檔案管理先進設施和技術

3.1 更新檔案管理設施

完備的硬件設施是保證檔案管理工作順利、高效開展的重要前提，石油企業(yè)應改變傳統(tǒng)思想，積極采用現(xiàn)代化的技術設施和設備，加大檔案管理經費投入，采購功能先進齊全的計算機、攝（錄）像機、復印機、掃描設備等。同時，加大對企業(yè)員工的培訓，提高設備利用率和使用效率，讓先進的設施和設備助檔案管理工作一臂之力而不是流于形式，設備大量閑置，造成人力、財力、物力的浪費。

3.2 建立檔案管理信息管理系統(tǒng)

通過引進新的方法和技術，建立功能強大的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息管理自動化。信息管理系統(tǒng)中包括文件錄入、修改、轉儲、案卷合卷、拆卷、編號、打印表格等各項功能，能幫助檔案管理人員迅速對檔案資料分類、組卷、歸檔，同時能隨時檢索和查閱相關資料和信息。因此，針對石油企業(yè)檔案資料數(shù)量巨大、種類繁多、查閱頻繁的現(xiàn)狀和要求，引進先進的檔案信息管理系統(tǒng)對石油企業(yè)檔案管理意義重大。

四、結束語

石油企業(yè)的人事管理是各項管理的先決條件，隨著經濟的高速發(fā)展，人才的有序流動符合工業(yè)社會的要求，也增加了檔案管理的難度，人事管理工作是一項專業(yè)性比較強的工作，要在實際管理中對出現(xiàn)的新問題不斷分析解決，使石油企業(yè)做強做大，使其承擔企業(yè)和社會的責任，推進社會經濟的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1] 姚云霞.淺談企業(yè)中的檔案管理[J]. 中小企業(yè)管理與科技（上旬刊）. 2010（11）endprint