高職院校檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化

蔣嫻

[摘要]高職院校在工作中遇到了管理學(xué)籍檔案的過程不夠規(guī)范和完善、檔案管理者綜合水平參差不齊、檔案管理的數(shù)字化建設(shè)滯后和檔案管理知識(shí)普及度不夠高等突出的問題，影響了高職院校檔案管理工作的工作效率和成效。為了利用好現(xiàn)有的檔案資料，為高職院校的進(jìn)一步發(fā)展提供資料支持，需要通過健全高職院校檔案管理機(jī)制、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)、加強(qiáng)對(duì)師生檔案意識(shí)的普及和宣傳等措施使之得以優(yōu)化。

[關(guān)鍵詞]高職院校；檔案管理；現(xiàn)狀；優(yōu)化措施

[中圖分類號(hào)]G640 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1671-5918（2016）19-0022-02

doi：10.3969/j.issn.1671-5918.2016.19.011 [本刊網(wǎng)址]http：∥www.hbxb.net

一、高職院校檔案管理存在的問題

在高職院校不斷壯大發(fā)展的今天，由于學(xué)校的合并、壯大，使檔案管理面臨難以統(tǒng)一規(guī)范管理，更遑論實(shí)現(xiàn)檔案的服務(wù)功能，導(dǎo)致了學(xué)校的檔案管理主要出現(xiàn)了許多有待解決的問題。

（一）管理學(xué)籍檔案的過程不夠規(guī)范和完善

“學(xué)籍檔案”是指學(xué)生在取得國家學(xué)生學(xué)籍之后建立起來的檔案，包括了：報(bào)考志愿表、錄取通知書、入學(xué)學(xué)生情況登記表、學(xué)籍注冊(cè)登記表、各學(xué)年表現(xiàn)、各學(xué)科成績單、畢業(yè)生資格鑒定表、政治表現(xiàn)鑒定表、入黨（團(tuán)）資料、畢業(yè)生報(bào)到證附件等。這些材料的收集涵蓋了學(xué)生所在院系、教務(wù)處、學(xué)生處、組織部等許多職能部門。如果在其中某個(gè)環(huán)節(jié)上出了差錯(cuò)，就會(huì)導(dǎo)致學(xué)生的學(xué)籍檔案出現(xiàn)問題。

由于有些高職院校既有三年類專科學(xué)制的學(xué)生，也有師范類五年制大專學(xué)制的學(xué)生，還有成教類?？?、本科學(xué)制的學(xué)生，也就是說學(xué)校內(nèi)部存在多種學(xué)制和學(xué)歷層次的學(xué)生，這就使得學(xué)生的數(shù)量和質(zhì)量不夠穩(wěn)定。同時(shí)，專轉(zhuǎn)本、專接本的存在，使得學(xué)生的數(shù)量變化比較頻繁，有可能不能夠及時(shí)同步記錄相應(yīng)變化，導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍檔案信息不夠完整，也就降低了檔案的真實(shí)性與參考利用價(jià)值。并且，學(xué)生檔案有些還不能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。很多高職院校的學(xué)生管理部門或者教務(wù)部門掌管學(xué)籍類檔案。由于管理人員屬于兼職代管，很多缺乏基本的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和必要的管理技能，這就使學(xué)生學(xué)籍檔案形成質(zhì)量不高。甚至有些高職院校由于歷史原因，學(xué)籍檔案未能嚴(yán)格建檔，導(dǎo)致學(xué)籍檔案出現(xiàn)錯(cuò)漏、缺失。

當(dāng)畢業(yè)生畢業(yè)證書破損或遺失來到學(xué)校，要求開具在校學(xué)生證明時(shí)，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)查不到學(xué)生學(xué)籍檔案的情況發(fā)生，需要學(xué)生找到當(dāng)年擔(dān)任班主任的老師開具證明。這不僅耽誤畢業(yè)生的時(shí)間，造成檔案使用的不便，也對(duì)現(xiàn)任的檔案管理者管理和查詢帶來了極大困難。

（二）檔案管理者綜合水平參差不齊

國家教育委員會(huì)在《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確提出，高校檔案管理部門的主管人員以及檔案工作人員配備的相關(guān)要求，尤其是要求檔案管理機(jī)構(gòu)的主管人員必須具備高級(jí)及以上專業(yè)技術(shù)任職資格條件，具有良好的職業(yè)道德，能夠有效地管理檔案館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，在檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案學(xué)術(shù)科學(xué)研究上具有一定權(quán)威和成果。可是，目前的高職院校的檔案管理隊(duì)伍以及部門的負(fù)責(zé)人很多都不是專門的檔案管理專業(yè)科班出身，他們只是兼職管理檔案人員。同時(shí)，一線具體負(fù)責(zé)檔案管理業(yè)務(wù)的檔案員也不具備檔案專業(yè)的知識(shí)和水平，很多都是實(shí)習(xí)人員或臨時(shí)編制的工作人員來充當(dāng)檔案管理者的角色，這就導(dǎo)致了“來源不專、業(yè)務(wù)不?！钡膯栴}，會(huì)使檔案管理工作任務(wù)的完成造成障礙。

（三）檔案管理的數(shù)字化建設(shè)滯后

現(xiàn)在的檔案館鼓勵(lì)和提倡將紙質(zhì)和易損壞的文本文件使用數(shù)字化技術(shù)使之在保存和利用上減少損耗和提高查找利用率。盡管隨著電腦的普遍應(yīng)用，辦公自動(dòng)化已經(jīng)在各單位和部門普及，在有些地方辦公自動(dòng)化已經(jīng)取代了傳統(tǒng)的工作方式。部分高職院校的檔案管理這部分工作中實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的相對(duì)還比較少。

在經(jīng)手文件的簽收和傳閱時(shí)，很多文件都沒有經(jīng)過系統(tǒng)的掃描錄入，唯一的電子化的檔案就是文件的目錄。在登記目錄的時(shí)，發(fā)現(xiàn)參加檔案管理培訓(xùn)時(shí)接受的檔案數(shù)字化工作方法無用武之地。不僅僅是文件傳閱如此，行政和人事的檔案室也都還是以紙質(zhì)文檔為主。至于學(xué)生的學(xué)籍資料，幾乎完全按照傳統(tǒng)方法存放在檔案室中，查找時(shí)需要檔案管理人員在檔案?jìng)}庫里花費(fèi)很多時(shí)間才能找到相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件和材料。陳舊的管理理念和工作方式，讓檔案整理和利用的整個(gè)過程效率低下。

（四）檔案管理知識(shí)普及度不夠高

因?yàn)楫?dāng)前部分高職院校沒有特別重視并且做好檔案基礎(chǔ)知識(shí)的宣傳，校內(nèi)師生的檔案意識(shí)不強(qiáng)，特別是有些學(xué)生都不了解檔案對(duì)自己有和作用和意義，在獲得獎(jiǎng)勵(lì)和成果時(shí)不能及時(shí)將證書原件歸檔，而自己也未能承擔(dān)起很好的保管責(zé)任，直到需要使用證明材料時(shí)才花費(fèi)時(shí)間和精力尋找，由于材料的遺失不得不找各種途徑去補(bǔ)開證明，耽擱自己的前途、

二、高職院校檔案管理的優(yōu)化措施

（一）改善檔案管理工作大環(huán)境，健全檔案管理機(jī)制

《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定，高校檔案館應(yīng)當(dāng)作為與圖書館同級(jí)別的獨(dú)立機(jī)構(gòu)而設(shè)立。庫存檔案三萬卷（或檔案卷宗排架長度三百米）以上，全日制在校生人數(shù)在一萬人以上，學(xué)校歷史五十年以上，上述條件中任意一條的學(xué)校就可以向所在地檔案機(jī)關(guān)申請(qǐng)成立高校檔案館，其他則酌情設(shè)置檔案室。

有很多高職院校的辦學(xué)歷史已達(dá)到申請(qǐng)年限，符合申請(qǐng)成立檔案館的條件。因此，作為學(xué)校來說，檔案管理工作要做到對(duì)過去負(fù)責(zé)、為現(xiàn)在記錄，為將來傳承，從檔案形成的最初到材料的收集保管，再到文檔的利用和銷毀的各個(gè)環(huán)節(jié)都要制定和執(zhí)行有效的規(guī)章制度。

高職院校的檔案主要包括黨務(wù)、行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、基建、儀器設(shè)備、外事、產(chǎn)品、出版、財(cái)會(huì)等十一門類。所以，如果所有不同種類的檔案可以歸口于專門的檔案管理部門，設(shè)立獨(dú)立的檔案館，提高檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻，引進(jìn)專業(yè)的檔案專業(yè)管理人員，并給予現(xiàn)有檔案工作者更多機(jī)會(huì)進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使得檔案人員能夠提高自己的業(yè)務(wù)水平。這樣學(xué)校的檔案管理才能為其服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造可行的環(huán)境，增強(qiáng)檔案管理在校園內(nèi)和校園外的影響力。

（二）推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

近幾年，市級(jí)檔案館幾乎每年都會(huì)組織檔案工作的集中學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，培訓(xùn)重點(diǎn)課程就有如何利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案的整理和歸類。數(shù)字化技術(shù)在查找和保存檔案材料時(shí)有著不可小覷的優(yōu)勢(shì)。

學(xué)?？梢酝ㄟ^購買或自主研制符合學(xué)校檔案特點(diǎn)的管理軟件，抓住高職院校辦公系統(tǒng)自動(dòng)化建設(shè)的契機(jī)，將校內(nèi)各部門發(fā)行的各類文件進(jìn)行行文、簽發(fā)、保存并行，實(shí)行辦公系統(tǒng)前端控制，讓電子文檔實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和歸檔的及時(shí)化，還有利于統(tǒng)一對(duì)電子檔案庫及時(shí)進(jìn)行更新和維護(hù)，有效降低能源消耗，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。對(duì)現(xiàn)有庫存的紙質(zhì)文件也可以通過掃描等數(shù)字化手段進(jìn)行歸檔和整理，做好前端基礎(chǔ)工作，才能夠在需要調(diào)閱和查詢時(shí)獲得更大的便利。

（三）加強(qiáng)師生檔案意識(shí)的普及和宣傳

檔案意識(shí)是指對(duì)檔案和檔案工作認(rèn)識(shí)、了解、熟悉和掌握的思維，是開展依法治檔的一項(xiàng)重要內(nèi)容。我們工作中，作為檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，多為師生提供檔案的管理和查詢服務(wù)，在服務(wù)中增強(qiáng)師生對(duì)檔案和檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。提升服務(wù)成效和熱情周到的服務(wù)，在滿足師生查閱利用檔案的需求之余，加大宣傳的力度，深化大眾的檔案意識(shí)，才能讓全體教職工和學(xué)生越來越廣泛重視支持和配合檔案管理工作。讓檔案和檔案工作不再封閉，走近師生，踏足社會(huì)，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。

三、結(jié)語

高職院校的檔案是人們認(rèn)識(shí)高等職業(yè)教育的重要信息資源，它產(chǎn)生于高校發(fā)展的歷史進(jìn)程中，并且為其進(jìn)一步發(fā)展而服務(wù)。因此，它的社會(huì)價(jià)值和歷史價(jià)值無可取代。作為擁有悠久歷史的高職院校，作為院校的領(lǐng)導(dǎo)和教師更應(yīng)該對(duì)檔案和檔案的管理進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，更加加大重視。而作為管理檔案的主管人員或者兼職管理人員，也應(yīng)該不斷加強(qiáng)自身建設(shè)，拓展檔案服務(wù)的這一功能，利用檔案?jìng)鞒袣v史的功能，面向院校師生、面向社會(huì)，服務(wù)當(dāng)代，展望未來。endprint