檔案管理過(guò)程中的主要問(wèn)題及對(duì)策措施

徐志然

摘 要：由于人事檔案真實(shí)地記載和反映干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想，品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等，是干部個(gè)人自身成長(zhǎng)歷史的真實(shí)記載，為單位的組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據(jù)，為單位合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，單位人事檔案出現(xiàn)了許多新情況和新問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策措施；研究

引言

人事檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時(shí)形成的以個(gè)人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面系統(tǒng)地考察和了解一個(gè)人的憑證，人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，也是黨的組織工作、人事工作和人力資源管理與開(kāi)發(fā)、利用不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案對(duì)于每個(gè)人來(lái)說(shuō)也是極其重要的，它可以證明一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄，具有重要的“憑證價(jià)值”和“參考價(jià)值”。個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等，都需要檔案“說(shuō)話”，它的作用不可被取代，如果沒(méi)有檔案，單位和個(gè)人的權(quán)益都無(wú)從得以保障。

1事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

單位人力資源管理工作的好壞將會(huì)直接決定事業(yè)單位辦事效率的高低，科學(xué)、合理的事業(yè)單位人事檔案管理不僅可以對(duì)單位人員的流動(dòng)情況有個(gè)全面的了解和掌握，而且還可以通過(guò)人事檔案的統(tǒng)計(jì)來(lái)更好的掌握單位員工的年齡層次、性別比例、婚姻狀況等基本情況。人事檔案管理工作可以為單位的信息調(diào)控和人事補(bǔ)給提供參考標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，事業(yè)單位管理者也可以根據(jù)單位的實(shí)際運(yùn)作狀況來(lái)做好人員的調(diào)整工作。此外，人事檔案管理也可以更好的反映事業(yè)單位人力資源的空缺情況，以更好的滿足事業(yè)單位對(duì)人才的需求。

2人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

人事檔案出現(xiàn)的各種問(wèn)題，原因是多方面的、深層次的，也不是一兩個(gè)部門、一個(gè)地區(qū)的事，它是全社會(huì)共同要面對(duì)的問(wèn)題，是社會(huì)發(fā)展到一定階段必然要出現(xiàn)的問(wèn)題，關(guān)鍵是解決問(wèn)題，要根據(jù)發(fā)展要求，賦予其新的生命力，更好地為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。人事檔案作為最原始的信用記錄，不能沒(méi)有，其功能不僅不能弱化，反而更要豐富，要強(qiáng)化。人事檔案管理工作中村子存在的問(wèn)題有以下幾個(gè)方面：

2.1管理力量薄弱，管理水平偏低，管理方法落后

隨著人事制度改革的逐步推進(jìn)，機(jī)構(gòu)調(diào)整、科室重組、人員競(jìng)聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動(dòng)、退休，大部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄，而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常業(yè)務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。隨著當(dāng)前企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，員工數(shù)量不斷增多，檔案數(shù)量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關(guān)的管理措施未跟上。

2.2立卷不規(guī)范，案卷質(zhì)量不高

一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一，如參工時(shí)間、出生日期等；二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開(kāi)辦公用紙，但現(xiàn)在的公文材料、學(xué)歷材料等基本上是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格超過(guò)裝訂線，給立卷工作帶來(lái)了麻煩；三是材料歸檔不準(zhǔn)確，有些不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒(méi)有歸檔；四是檔案材料短缺，如記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個(gè)人的能力、技術(shù)特長(zhǎng)等方面的內(nèi)容少，這些都會(huì)直接影響案卷的質(zhì)量。

2.3人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高，但計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理工作中廣泛運(yùn)用，如檔案目錄等仍習(xí)慣于用手工操作，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

2.4人事檔案利用工作水平較低

對(duì)人事檔案管理者來(lái)說(shuō)，無(wú)論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務(wù)于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)，其目的在于利用。當(dāng)前的人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務(wù)開(kāi)發(fā)意識(shí)差，即使是使用，范圍也有限，查閱的大部分內(nèi)容是簡(jiǎn)歷、職稱、學(xué)歷、工資情況等，而且是需要者找上門才提供利用，工作處于一種被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)。

3檔案管理過(guò)程中主要問(wèn)題的解決對(duì)策和措施

3.1改善基礎(chǔ)設(shè)施

檔案的保管是檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如果因保管不善，造成檔案的損毀，不但會(huì)影響檔案管理工作的順利進(jìn)行，也會(huì)給所在單位造成損失。因此，機(jī)關(guān)和事業(yè)單位要真正意識(shí)到檔案保管對(duì)于檔案管理的重要性，不能僅僅為了應(yīng)付檢查而進(jìn)行管理。檔案保管要根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行，確保檔案保管條件符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。為此，機(jī)關(guān)和事業(yè)單位要加大投入，為檔案保管提供良好的條件。檔案室的環(huán)境要保持清潔，檔案存放順序要有統(tǒng)一的規(guī)定，不可按照管理人員個(gè)人的習(xí)慣進(jìn)行存放。

3.2提高檔案管理能力

我們應(yīng)該有效利用新的科學(xué)技術(shù)，計(jì)算機(jī)技術(shù)可以更加系統(tǒng)的完成從前人工的檔案管理內(nèi)容，并且在質(zhì)量與效率方面都要比人工處理更加具有優(yōu)越性。另外，隨著科技的不斷進(jìn)步與企業(yè)逐步走向世界，檔案管理的信息化與智能化是必然的發(fā)展方向，也是社會(huì)的要求，所以對(duì)于檔案管理者的工作的能力就有了更高的要求，不僅需要具備一定的檔案管理能力，還要掌握一些計(jì)算機(jī)的知識(shí)。

3.3完善檔案管理體制

為了適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展，檔案的管理工作應(yīng)該實(shí)行先進(jìn)的、信息化的管理體制。首先為了使檔案管理工作更加系統(tǒng)化，所以應(yīng)該設(shè)立一個(gè)檔案管理小組，并且上級(jí)部門要將檔案管理工作納入檔案管理小組主管人員的工作范圍之內(nèi)，這種方式既提高了對(duì)檔案管理在重視程度，又做到了檔案管理體制的完善。另外，還要安排檔案專職人員負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作。

3.4增強(qiáng)管理激勵(lì)機(jī)制

檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案部門實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開(kāi)拓創(chuàng)新的新局面。

3.5提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)

提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍，同時(shí)加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。

結(jié)束語(yǔ)

我們檔案管理人員要從思想上樹(shù)立服務(wù)觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設(shè)施，利用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理手段，按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全。

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（作者單位：興隆縣八卦嶺滿族鄉(xiāng)人民政府）