招標采購模式下的高校圖書館圖書采購質(zhì)量控制探究

劉宇 沙洪乾

摘 要：在我國不斷發(fā)展的過程中，政府招標是圖書館圖書采購的主要模式。闡述了圖書招標采購模式的優(yōu)勢和存在的問題，提出政府招標采購圖書的質(zhì)量控制策略。圖書采購中的質(zhì)量控制是圖書館所有工作的基礎(chǔ)和核心，必須對采購環(huán)節(jié)加強質(zhì)量控制，提高采購的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：政府采購；圖書采購；采購策略；質(zhì)量控制；圖書館

引言

圖書館從誕生以來就肩負著保存和傳播知識文化的社會職能，伴隨著經(jīng)濟的飛速發(fā)展，圖書館的工作也發(fā)生著巨大的變化和創(chuàng)新，高校圖書館與時俱進，在圖書采購模式方面發(fā)生了較大的變化。近幾年，高校圖書采購實行政府招標采購的模式，已經(jīng)取得了一定的成效。在2000年1月和2003年3月分別頒布并實施了《中華人民共和國招標投標法》和《中華人民共和國政府采購法》，此后各大高校先后出臺了針對本校特色的招標采購條例。

1招標采購模式的優(yōu)勢

1.1健全圖書館財務制度，優(yōu)化購書經(jīng)費效益

購書經(jīng)費是圖書館藏書數(shù)量和質(zhì)量的保證。圖書館未實行招標采購條例之前，購書經(jīng)費沒有得到有效的保證，很可能出現(xiàn)被挪用的情況。以法律的形式將購書經(jīng)費規(guī)劃管理，可以大大降低采購經(jīng)費被挪用的風險。招標采購模式引入市場競爭機制，書商為了中標，降低圖書價格，給與客戶盡量優(yōu)惠的折扣率，這樣圖書館在采購經(jīng)費固定的情況下，購買了更多數(shù)量的圖書，顯著發(fā)揮了購書經(jīng)費的使用效益。

1.2加快圖書流通，提高工作效率

在編寫圖書招標采購標書時，可以在標書中明確要求圖書的加工工作由中標書商免費保質(zhì)保量完成，由此，以前由圖書館編目人員完成的圖書加工工作可以部分甚至全部都交給供應商。此外，圖書質(zhì)量、圖書到館時間、到書率等要求均可寫入標書和后續(xù)的合同簽訂中，對于盜版、破損和內(nèi)容不適等有悖于圖書館收藏條例的圖書均可無條件更換。因此，招標采購的模式可以讓各項服務更加周到全面、有價值，在減輕采編工作人員負擔的同時加快了新書的上架時間，提高工作效率的同時也可以保證圖書的質(zhì)量。

1.3依法保護圖書館和圖書供應

商的利益，實現(xiàn)雙方互惠互利圖書館和圖書供應商簽中標合同時，需要規(guī)定雙方的權(quán)利與義務，出現(xiàn)問題時的解決方案，從法律上規(guī)范了雙方的各種商業(yè)行為，有利于圖書館與圖書供應商建立和諧互惠的利益共生關(guān)系，即圖書館的館藏經(jīng)費可以達到最大的效益，而圖書供應商也可以獲得一定的利潤，以實現(xiàn)自身的發(fā)展。

1.4獲得更多的增值服務

在編寫招標采購文件時，可以要求圖書供應商提供紙質(zhì)圖書的采購數(shù)據(jù)及MARC數(shù)據(jù)和免費圖書加工服務，如：貼磁條（DFID標簽）、加蓋藏書章、粘貼條形碼、覆蓋書標和書標保護膜等增值服務工作。在提供這些圖書加工服務的基礎(chǔ)上，加上專業(yè)的圖書編目和加工人員，可以大大減輕圖書館采編人員的工作，縮短了新書上架外借的時間，讓讀者可以盡快獲得最新的圖書資源。

2招標采購模式存在的問題

2.1招標采購模式削弱了圖書館

對文獻源的選擇權(quán)招標采購模式原則上要求一年一招，但同一家書商難以每年中標，由此直接弱化了圖書館對文獻源的選擇權(quán)，這必然導致圖書采購的連續(xù)性受到影響。大量連續(xù)出版的多卷書、工具書和套書等在一定程度上保證了館藏的完整和系統(tǒng)，這些圖書幾乎每年或隔幾年出版，不同的圖書商由于自身合作資源的限制，未必可以完全地保證供應，這在一定程度上會破壞館藏的連續(xù)性和系統(tǒng)性，造成館藏質(zhì)量一定程度的下滑。

2.2招標采購文件編制不規(guī)范

招標采購文件也是招投標雙方簽訂合同的依據(jù)，涉及到圖書供應商的中標、圖書采購的模式、圖書MARC數(shù)據(jù)和圖書質(zhì)量等。招標采購文件是否科學合理，直接影響著招標能否成功；而中標的圖書供應商，將直接影響著后續(xù)采購工作能否順利開展。但是，由于招標采購模式流程復雜，很多圖書館經(jīng)驗不足，屢屢出現(xiàn)標書編制不規(guī)范的情況。主要體現(xiàn)在：一是沒有準確描述標的，圖書因為其特殊性，制作標書時只能注明經(jīng)費額度或者應標資格；二是沒有統(tǒng)一的評標規(guī)則，導致評審專家主觀意愿比例偏高；三是圖書比例難以控制，圖書館常常只能提供各類圖書的大概比例和出版社的選擇范圍。中標供應商在后續(xù)操作中難以準確確定圖書各大類的比例，加上各大類圖書的價格差異，中標供應方為了利益最大化，難以保證圖書的質(zhì)量。

2.3渠道選擇受限，特色圖書難

以采購，影響藏書品種截至2016年，全國擁有500多家出版社，出版圖書總數(shù)達到30萬冊以上。每個圖書供應商都擁有自己的網(wǎng)絡和地域優(yōu)勢，導致所經(jīng)營的書籍有一定的專業(yè)傾向性，不可能提供各個年份所有的圖書，因此在一定程度上限制了采購人員的選擇性；而且招標后圖書館只能與中標供應商合作，采購渠道單一，選擇余地小；再加上圖書招標的中標優(yōu)惠價偏低，在中標后圖書供應商為了實現(xiàn)利益的最大化，導致其經(jīng)常只提供低折扣率的書單，對于質(zhì)量高但利潤低的，如一些學術(shù)價值大的優(yōu)質(zhì)圖書被剔除在外，從而影響了圖書館的采購質(zhì)量。

3圖書招標采購的質(zhì)量控制策略

3.1科學的組織招標

不同于其他設備物資的采購，由于圖書采購具有品種數(shù)量多、復本少的特點，而且采購方式一般是持續(xù)性和分批次的，所以不可能一次性將所有圖書采購任務完成。因此，招標采購周期可以適當延長，一般2～3年比較合適。

3.2對圖書供應商的資質(zhì)進行嚴格審查

對于參加投標的供應商，高校圖書館和招標公司應該認真審查供應商的資質(zhì)和資歷，嚴格檢查營業(yè)執(zhí)照，以確認其銷售資格；認真查驗供應商的銀行資信證明文件和審計報表，核查供應商的公司規(guī)模、經(jīng)濟狀況；通過供應商的合作伙伴了解供應商的信譽、人員素質(zhì)、服務水平、本地客戶數(shù)量和銷售量，特別是過去3年是否有違法犯罪或違規(guī)操作記錄；利用與其有業(yè)務往來的出版社名錄和聯(lián)系方式，核查圖書供應商的業(yè)務范疇、信譽、圖書品種和館配實力。實地考察之前從未合作過、但是資質(zhì)證明實力很強的圖書供應商，準確把握圖書供應商的經(jīng)濟狀況、業(yè)務素養(yǎng)和企業(yè)員工的服務水平。

3.3適當延長招標周期即續(xù)定優(yōu)秀書商

一年一招標的模式不僅使圖書采購工作長期處于緊張被動的情況，也無助于圖書供應商為客戶提供優(yōu)質(zhì)完善的服務，這些直接影響了圖書館的采購水平和讀者服務能力。因此，對于服務水平高、圖書質(zhì)量好的中標供應商可以通過重新評估，以與其續(xù)簽下一年采購合同的方式，建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，同時可以保證采購計劃的連續(xù)性。最近幾年，國內(nèi)有些高校圖書已經(jīng)采用了第一年招標，第二年續(xù)標的合作模式，為圖書館和圖書供應商之間的順利合作奠定了基礎(chǔ)。

3.4招標時應預留部分經(jīng)費用于部分自主采購

如何發(fā)揮資金效益的最大化，防止貪污腐敗現(xiàn)象，對高校圖書館來說很重要；采購高質(zhì)量的紙質(zhì)圖書，從而更好地為讀者提供閱讀服務，才是采購工作的最終目標。因此，在遵循圖書招標采購模式的同時，也要對采購渠道適當調(diào)整或者改進。在訂制采購計劃時，適當預留部分非招標采購經(jīng)費，用于圖書館自助采購，可以很好地保證館藏圖書的專業(yè)性、系統(tǒng)性和完整性。

結(jié)語

現(xiàn)階段，對于沒有完全規(guī)范的館配市場環(huán)境和仍有欠缺的圖書采購招標模式，各大高校圖書館需要根據(jù)自身特點，嚴格制定和執(zhí)行標書，才能堅守質(zhì)量紅線，避免陷入低折扣的陷阱，維護學校圖書館的根本利益、保障圖書館服務水平。目前，為加快高校圖書館館藏文獻保障系統(tǒng)的構(gòu)建，各大高校圖書館必須建立以招標為主導的文獻資源多元化采購體制，同時對招標采購的各個環(huán)節(jié)進行質(zhì)量控制，規(guī)劃招標采購制度，從根本上保障采購招標的質(zhì)量和效率，滿足館藏資源建設的要求和促進服務水平的穩(wěn)步提高。

參考文獻

[1]何琳.圖書采購招標的質(zhì)量控制[J].河南圖書館學刊，2007（01）：14-16.

（作者單位：中國建筑第八工程局有限公司）