檔案室電子檔案管理中的注意事項(xiàng)

蔡梅玉

摘要 隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作正在開始向電子檔案管理過渡，檔案室的電子檔案管理問題已經(jīng)成為該領(lǐng)域的一個(gè)熱點(diǎn)內(nèi)容。本文對比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，分析了電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)勢，介紹了在檔案室電子檔案管理中可能會遇到的問題，就如何加強(qiáng)檔案室電子檔案管理工作給出了合理化建議，以期對相關(guān)工作的開展有所啟示意義。

關(guān)鍵詞 檔案管理；電子檔案；檔案室

中圖分類號 G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 文章編號 2095—6363（2016）13—0051—01

1電子檔案的特點(diǎn)優(yōu)勢分析

電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)勢是相對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言的。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理工作中所存在的問題包括：其一，檔案整理工作量大，需投入較大的人力物力，管理效率低下；其二，紙質(zhì)檔案在保存時(shí)間和備份上都存在明顯弊端；其三，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大且龐雜，在查閱、修改、填寫時(shí)存在諸多不便；其四，紙質(zhì)檔案在保存上相對繁瑣，易造成資源浪費(fèi)。

針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的劣勢，電子檔案明顯具有諸多優(yōu)勢，具體包括：其一，電子檔案不受存儲空間的限制，受自然條件的影響也相對較??；其二，電子檔案管理工作中可以發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，大量節(jié)約了人力物力；其三，電子檔案備份簡便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優(yōu)勢；其四，電子檔案依托互聯(lián)網(wǎng)的便捷，可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優(yōu)勢。

當(dāng)前電子檔案是檔案業(yè)發(fā)展的主要趨勢，雖然電子檔案相比紙質(zhì)檔案有很多優(yōu)勢，但在檔案原始性、真實(shí)性、以及法律憑證效益等方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍更占據(jù)優(yōu)勢。

2電子檔案在管理中可能遇到的問題

2.1對電子檔案管理的認(rèn)識不足

雖然電子檔案在近些年發(fā)展勢頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關(guān)配套制度發(fā)展并沒有完全成熟，加之一些單位對電子檔案管理的重視程度不足，沒有對檔案室進(jìn)行足夠多的配套投入，導(dǎo)致檔案室電子檔案管理工作的發(fā)展一直較為緩慢，缺乏有實(shí)質(zhì)性的管理突破。

2.2電子檔案自身的管理問題

電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來了很多新問題，例如，檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲和保管問題、網(wǎng)絡(luò)自身的安全性問題、電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現(xiàn)的問題，與傳統(tǒng)的檔案管理存在差異，因此在問題解決方法上也不能一概而論。

2.3檔案管理人員的管理水平問題

新時(shí)期的檔案管理特點(diǎn)給檔案管理人員提出了新的要求，然而結(jié)合實(shí)際情況來看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對電子檔案的認(rèn)識不夠，或不具備信息化管理的能力，沒有及時(shí)更新自身的業(yè)務(wù)知識儲備，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)勢得不到有效發(fā)揮。

3加強(qiáng)檔案室電子檔案管理的措施建議

3.1加強(qiáng)制度建設(shè)，提高對檔案管理工作的重視程度

檔案在每個(gè)單位都占非常重要的地位，因此想加強(qiáng)檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對電子檔案管理工作的認(rèn)識，特別對領(lǐng)導(dǎo)干部的重視，通過加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴(yán)肅性及部門的權(quán)威性；其次，要建立科學(xué)全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對電子文件進(jìn)行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結(jié)合電子檔案的管理特點(diǎn)，必須要完善電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理部門的權(quán)利、義務(wù)、職責(zé)，對檔案操作程序流程進(jìn)行規(guī)范，建立一定的檔案管理責(zé)任制度和監(jiān)督制度，提高工作人員的責(zé)任意識，為實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理打好基礎(chǔ)；最后，考慮到檔案室的服務(wù)性質(zhì)，還應(yīng)該積極協(xié)調(diào)好檔案室與領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門及檔案使用者等相關(guān)各方的關(guān)系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2檔案室電子檔案管理的技術(shù)措施

3.2.1電子檔案硬件管理及保管

電子檔案易受溫度、磁場等多方因素影響，存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，同時(shí)文件本身易受電腦病毒攻擊破壞，因此除了要在檔案室設(shè)置專門的保管區(qū)域，還行配備安全性較高的電腦設(shè)備，因此需要結(jié)合檔案室的實(shí)際情況，對檔案管理軟件進(jìn)行科學(xué)的選擇，既要保證穩(wěn)定性，還要保證兼容性，例如，使用一次性寫入光盤，具有較高的穩(wěn)定性和只讀性。保管時(shí)注意控制溫度、濕度、做好防塵、防蟲、防震等工作。

3.2.2做好數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作

數(shù)據(jù)備份恢復(fù)主要是針對電子檔案特點(diǎn)，利用技術(shù)手段來保障檔案信息安全的策略。在進(jìn)行備份時(shí)，可以通過雙備份制來同時(shí)實(shí)現(xiàn)封存與借閱?？紤]到網(wǎng)絡(luò)安全問題，需建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，保障檔案室的各項(xiàng)關(guān)鍵信息在出現(xiàn)意外時(shí)可以對信息進(jìn)行恢復(fù)。

3.2.3加強(qiáng)檔案室網(wǎng)絡(luò)安全管理

首先，要為檔案室安裝殺毒軟件，建立防火墻，通過這些基本的安全措施保障檔案室網(wǎng)絡(luò)安全，避免電子檔案受到攻擊；其次，可以通過驗(yàn)證用戶信息等手段對網(wǎng)站進(jìn)行多層加密，對檔案的訪問或閱讀設(shè)置權(quán)限，積極采用密匙管理，保證檔案的真實(shí)性和原始性；最后，做好文件的安全監(jiān)控工作，在推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中，基于安全性考慮，采用“雙軌制”歸檔法，發(fā)揮電子檔案優(yōu)勢的同時(shí)不忽視紙質(zhì)檔案的作用。

3.3加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

電子檔案的管理與傳統(tǒng)的檔案管理存在很大差異，這是給新時(shí)期的檔案管理人才提出的更高要求。首先，檔案管理人員除了要具備原有扎實(shí)的檔案管理業(yè)務(wù)能力外，還要對以計(jì)算機(jī)為代表的信息技術(shù)有較為全面的掌握，能夠適應(yīng)電子檔案管理所帶來的新發(fā)展、新變化，除了需要有關(guān)單位加強(qiáng)對管理人員的教育培訓(xùn)，檔案管理人員自身也要積極主動(dòng)的去學(xué)習(xí)、融入、提高；其次，電子檔案管理工作對檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了新要求，檔案管理人員除了要具備較高的職業(yè)道德素養(yǎng)和廉潔作風(fēng)外，還需結(jié)合電子檔案管理工作的特點(diǎn)，具備良好的責(zé)任意識，網(wǎng)絡(luò)安全意識，風(fēng)險(xiǎn)意識，保密意識等；最后，新時(shí)期的檔案室電子檔案管理工作發(fā)展變化飛快，這種變化一方面提升了對檔案的需求，另一方面也對傳統(tǒng)思想、制度、模式等造成了巨大變革，這就需要檔案室的管理工作人員樹立創(chuàng)新精神與創(chuàng)新意識，推動(dòng)電子檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。

4結(jié)論

綜上所述，電子檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)且復(fù)雜的內(nèi)容，電子檔案在給傳統(tǒng)檔案業(yè)帶來巨大突破，也給檔案管理工作提出了新的要求，帶來了新的挑戰(zhàn)。在新時(shí)期的時(shí)代背景下，檔案管理工作的信息化發(fā)展是一種必然趨勢，而作為檔案室的檔案管理人員，要深入認(rèn)識并積極適應(yīng)電子檔案所帶來的新變化，明確電子管理管理中可能出現(xiàn)的新問題及注意事項(xiàng)，有針對性的加強(qiáng)管理電子檔案管理，推動(dòng)檔案管理水平的發(fā)展邁向一個(gè)新高度。endprint