對學校檔案信息化建設的思考

安娜

【摘要】檔案信息化就是要在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。檔案管理的主要任務是積極、及時地開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務機制，滿足學校教學、科研等方面需要。本文闡述了學校檔案信息化建設的現(xiàn)狀，提出了學校檔案信息化建設的措施。

【關鍵詞】學校檔案 ； 信息化建設 ； 措施

【中圖分類號】G647；G275 【文獻標識碼】B 【文章編號】2095-3089（2015）15-0283-01

隨著信息時代的迅速發(fā)展和電子校務的推進，學校辦公自動化的步伐進一步加快，必然產生大量的電子文件，如何實現(xiàn)電子文件網上實時歸檔，對電子文件、電子檔案進行科學的管理和有效的利用，實現(xiàn)信息采集、信息傳遞、信息管理和信息資源共享的問題越來越迫切地擺在我們面前。因此加快學校檔案信息化建設步伐，有效整合利用檔案信息資源，滿足社會發(fā)展對檔案信息資源的利用需求，已成為學校檔案工作發(fā)展的必然要求。

一、學校檔案信息化建設的現(xiàn)狀

學校檔案信息化建設就是以檔案信息資源建設為核心，以檔案的網絡建設為基礎，以擴大檔案信息資源的開發(fā)利用為目標。目前各學校檔案信息化水平參差不齊，多數(shù)單位仍以手工檢索為主，而以檔案信息資源開發(fā)和數(shù)據(jù)庫建設卻嚴重滯后，主要表現(xiàn)：一是檔案信息化建設觀念相對落后。一些領導由于對檔案工作重視不夠，思想認識不到位，檔案意識淡薄，認為檔案無足輕重，用處不大；一些人甚至片面地認為檔案信息化就是將檔案庫房紙質文件轉換成數(shù)字化，這些觀念影響了檔案信息化建設目標的實現(xiàn)。二是檔案管理手段和管理方式落后，不能適應新載體、新領域檔案管理的需要。當前各學校辦學條件都得到了一定的解決和改善，但是對于檔案管理部門的投入?yún)s很有限，基礎設施落后，網絡建設亟待加強，以致不能適應迅速增長的檔案工作量和檔案現(xiàn)代化管理的需要。三是檔案信息化建設缺乏統(tǒng)一的標準規(guī)范。在電子文件歸檔方面，各學校產生的大量電子文件，大都未作為檔案進行系統(tǒng)化的處理，且缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標準和完善的管理制度，造成了許多寶貴的信息資源散失。四是檔案信息化建設技術保障不夠明確。電子文件信息的安全、保密問題，維護電子文件原始性、真實性問題，電子簽名的認定問題等都需要嚴格的技術保障，需要法律、法規(guī)、標準的支持。五是缺乏專業(yè)的檔案管理人員。檔案信息化建設需要專業(yè)復合的檔案管理人員，需有較高的計算機操作水平以及檔案管理知識。在實際工作中，檔案管理人員由于對電子文件、電子檔案的收集、保存、維護與利用接觸太少，對軟件系統(tǒng)的掌握和使用達不到預期的效果。這些都成為制約檔案信息化建設發(fā)展的瓶頸。

二、學校檔案信息化建設的措施

1.加強檔案工作的宣傳，積極爭取學校領導的重視與支持。學校檔案信息化建設的實施，是學校檔案工作的深層次改革。學校檔案部門應加大檔案的宣傳工作力度，不斷提高全校師生對檔案工作的認知程度，為檔案事業(yè)的發(fā)展爭取更多方面的關心、理解和幫助。檔案部門要樹立“有作為才有地位，有創(chuàng)新才有發(fā)展”的觀念，增強檔案信息化建設的緊迫感和責任感，以求真務實的科學態(tài)度和有效的工作業(yè)績贏得領導關心和重視，努力爭取檔案信息化建設的資金和人才支持，扎扎實實地推進檔案信息化建設的實施。

2.加強檔案信息化基礎設施建設。檔案信息基礎設施主要包括計算機軟硬件設備、基礎網絡和各類輔助設施，它是檔案信息化建設中非常重要的基本保障條件。根據(jù)檔案信息采集的需要，配備檔案室相應的計算機、掃描儀、光盤刻錄機和檔案信息管理系統(tǒng)軟件等設施。建立電子目錄和電子檔案錄入接收中心，實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和電子文件的采集工作。檔案信息管理系統(tǒng)軟件要能涵蓋對電子文件采集、存儲、歸檔、整理、編目、檢索、利用等服務功能，具備同其它數(shù)據(jù)庫進行連接和交換數(shù)據(jù)的能力，保證校園網和檔案系統(tǒng)管理網絡之間的檔案信息存儲、交換的順利進行，建立檔案信息網站。

3.加強檔案信息資源建設。檔案資源是學校發(fā)展的歷史憑證，它以各種不同的形式真實而客觀的記載著學校教學、科研及管理過程中的每一個環(huán)節(jié)，是學校的寶貴財富。信息資源是檔案信息化建設的物質基礎，檔案信息化建設的首要任務是把室藏檔案資源數(shù)字化，其核心內容是將各種形式的檔案信息，通過計算機、掃描儀等設施，建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息數(shù)據(jù)庫（主要有檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、照片檔案數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案信息數(shù)據(jù)庫），滿足社會對檔案信息的需求。豐富室藏資源，有效挖掘、收集、整理和傳播成為學校檔案部門信息服務的發(fā)展重點，因此檔案部門要緊緊圍繞學校中心工作，加大檔案編研力度，自行開發(fā)特色專題檔案數(shù)據(jù)庫，不斷完善檢索工具，促進檔案信息的開發(fā)和再生；加強對重要會議、重大活動事件檔案材料的收集，主動從各種媒體中收集有關學校的信息，通過對信息的采集、整合、分析，為領導決策和教學管理提供信息服務。

4.加強檔案信息化標準、規(guī)范建設。標準和規(guī)范建設是一項重要的基礎工作，它是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。檔案部門要制定文件級目錄數(shù)據(jù)庫結構與數(shù)據(jù)交換格式、檔案信息公開與上網安全、檔案網站建設與管理等方面的規(guī)范制度，推動檔案信息化建設的有序開展；制定電子文件歸檔、整理、存儲及利用的工作規(guī)范和制度，使電子文件的管理更具有操作性。

5.加強檔案信息化人才培養(yǎng)。檔案人員的整體素質關系到學校檔案信息化建設的實施效果。檔案人員是檔案信息資源和利用者之間的橋梁和紐帶，他們必須掌握現(xiàn)代信息技術，熟練地運用計算機以及現(xiàn)代化通信設備進行電子信息的制作、使用、維護和管理。所以學校要加強對專、兼職檔案人員的在職培訓，特別是檔案信息化業(yè)務培訓，包括電子文件歸檔、檔案數(shù)字化加工等技術培訓，不斷提高運用現(xiàn)代化技術管理檔案的技能水平，使他們的知識結構和業(yè)務水平能適應檔案信息化建設發(fā)展需要。

總之，檔案信息化建設是一項長期而又艱巨的任務，它是一項復雜的系統(tǒng)工程，有待于檔案部門在實踐中不斷完善和發(fā)展。

參考文獻

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