計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性分析

李虹

摘 要：隨著當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展，我國(guó)各行各業(yè)都得到了飛速的發(fā)展，無(wú)論是科學(xué)技術(shù)還是現(xiàn)代化設(shè)備等都得到了大幅度的提升，而且已經(jīng)快速滲透到人們的日常生活以及工作中，并起到了不可替代的作用。在這個(gè)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展外，以往檔案管理已經(jīng)不能緊跟時(shí)代的潮流，應(yīng)用現(xiàn)代化設(shè)備成為了當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)?；诖耍疚闹饕獜囊韵聨讉€(gè)方面論述計(jì)算機(jī)在檔案管理使用的重要性進(jìn)行可深入探討，提供給相關(guān)人士，供以借鑒。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；必要性；科學(xué)

我國(guó)已經(jīng)朝著信息化的腳步前進(jìn)，隨著當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)在相關(guān)領(lǐng)域得到了普遍的認(rèn)可，打破了以往人們生活及其工作的途徑，逐漸滲透到人們的生活中。為了緊跟時(shí)代的腳步，相關(guān)單位已經(jīng)將科學(xué)現(xiàn)代化設(shè)備應(yīng)使用在檔案信息管理工作中有著顯著的效果，這樣不但可以替代以往采取使用紙質(zhì)檔案德局面，而且還能夠促使檔案管理工作朝著現(xiàn)代化的方向前進(jìn)。基于此，本文主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析，提出合理化建議，提供給相關(guān)人士，供以借鑒。

1 檔案管理引入計(jì)算機(jī)技術(shù)是檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展要求

隨著當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的日益發(fā)展，當(dāng)今社會(huì)是信息化時(shí)代，世界各國(guó)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用日益廣泛，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用，給檔案管理帶來(lái)了巨大的沖擊，檔案信息管理面臨的各種挑戰(zhàn)日益增大，這就要求檔案管理進(jìn)行改革，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到檔案管理中，提高檔案的信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。在檔案管理中將計(jì)算機(jī)引入，具有明顯的優(yōu)勢(shì)：

1.1 廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)

就檔案管理工作而言，計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)Ω鞣N數(shù)據(jù)及其相關(guān)信息加以保存，與此同時(shí)還能夠促使檔案朝著自動(dòng)化的方向發(fā)展。當(dāng)人們?cè)诓檎易约盒枰畔⒌倪^程中，僅僅通過計(jì)算機(jī)體系把有關(guān)檢索信息進(jìn)行輸送，這樣計(jì)算機(jī)系統(tǒng)就能夠搜索到需要的信息，這樣不但提升了檔案的工作質(zhì)量，而且還可以確保信息檢索水平。

1.2 滿足信息查找需求

因?yàn)殡娮訖n案的不斷提升，人們?yōu)榱丝梢约哟罄寐?，又把以往固態(tài)檔案輸入到指定的系統(tǒng)中，這樣就建立了相應(yīng)的檔案館，檔案館把新型技術(shù)當(dāng)作主要依托對(duì)象，推動(dòng)了檔案管理工作的不斷進(jìn)步。不僅僅如此，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)使用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立了相應(yīng)的網(wǎng)站，符合人們對(duì)不同種類檔案信息進(jìn)行查找的需要。

1.3 加強(qiáng)電子檔案管理

當(dāng)前，在檔案管理工作中，由于建立了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，管理人員在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中將大量的紙質(zhì)文件信息錄入進(jìn)去，將其轉(zhuǎn)化成電子文件，這時(shí)管理人員只需要對(duì)電子文件進(jìn)行管理就可以了，這樣不僅大大的降低了工作人員的工作量，還提高了工作效率，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化、智能化。人們?cè)谌粘Ｉ?、學(xué)習(xí)和工作中，利用計(jì)算機(jī)獲得各種所需信息，促進(jìn)了電子檔案的快速發(fā)展。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，各種檔案越來(lái)越多，這就必須要求引入計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)對(duì)各種檔案進(jìn)行科學(xué)、高效的整理和管理，采用先進(jìn)的管理手段，有效的提高檔案管理的工作效率。

2 將計(jì)算機(jī)信息處理與檔案信息管理相結(jié)合的創(chuàng)新

在最近幾年里，隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)機(jī)器網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益完善，相關(guān)檔案單位已經(jīng)發(fā)生了質(zhì)的改變，檔案管理工作需要提高自身的綜合能力。而相關(guān)人員的文化素養(yǎng)需要得到更大的提高，然而在檔案開展信息化管理方面依然要比技術(shù)發(fā)展方面處于滯后的狀態(tài)。由于檔案管理工作具有一定的繁瑣性，不但要儲(chǔ)存不同種類的資料，而且還可以將檔案材料的應(yīng)用水平加以提升，最大程度保持歷史原貌，與此同時(shí)還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案信息的開發(fā)引起必要的重視，將信息的服務(wù)質(zhì)量加以提升。對(duì)于信息處理及其管理方面來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)技術(shù)會(huì)存在著較大的優(yōu)點(diǎn)，并使用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)以往管理形式做出適當(dāng)?shù)淖儎?dòng)，從而促使檔案朝著自動(dòng)化的方向前進(jìn)。

2.1 實(shí)現(xiàn)多媒體信息演示系統(tǒng)開發(fā)方式的工具化

一些檔案館利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立了一些效果不錯(cuò)的多媒體信息演示系統(tǒng)，如利用者借閱引導(dǎo)、檔案館指南等。但是也可以發(fā)現(xiàn)，這些系統(tǒng)大多數(shù)都是專門性開發(fā)，軟件不具備通用性，每次在進(jìn)行系統(tǒng)的制作室時(shí)，都需要再次投入人力，這就造成制作難度增加。如果將這些開發(fā)軟件具有通用性，實(shí)現(xiàn)軟件的工具化，那么只需要對(duì)一些參數(shù)進(jìn)行少量修改，隨機(jī)填充一些相關(guān)內(nèi)容，就可以制作出一個(gè)全新的多媒體演示系統(tǒng)，從而節(jié)約了大量的人力、物力、財(cái)力，實(shí)現(xiàn)方便快速安裝具有廣闊的應(yīng)用前景。

2.2 實(shí)現(xiàn)多媒體檔案信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化和長(zhǎng)久化

多媒體信息技術(shù)的設(shè)備具有的兼容性相對(duì)較差，在進(jìn)行信息的存取和交換的時(shí)存在較多問題。當(dāng)前已經(jīng)在制定和論證一些多媒體檔案信息采集和存儲(chǔ)方面的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。然而目前形成的體系與實(shí)際需要還有著很大的距離。對(duì)于多媒體檔案信息的長(zhǎng)久保存在這方面的工作缺乏相關(guān)的載體篩選，面對(duì)數(shù)量龐大、種類多樣的光盤等介質(zhì)，對(duì)它們的研究非常少，沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)論。這些工作投入大、周期長(zhǎng)，相關(guān)的檔案管理者要引起重視，認(rèn)真研究分析，制定出有效的措施解決。

2.3 通過多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理功能的更新

通常情況下，計(jì)算機(jī)技術(shù)慢慢朝著多媒體處理轉(zhuǎn)變成相應(yīng)的多媒體化。例如應(yīng)用語(yǔ)音的模式把不同種類的文字信息輸入到相關(guān)系統(tǒng)中，與此同時(shí)也采取了計(jì)算機(jī)技術(shù)也可以把較為簡(jiǎn)便的文字轉(zhuǎn)變成相應(yīng)的圖像亦或是語(yǔ)音等相關(guān)模式。不僅僅如此，相關(guān)單位還應(yīng)當(dāng)使用超媒體技術(shù)等相關(guān)手段使用到檔案管理工作中，這樣做的目的不但促使檔案信息可以得到迅速的輸入，而且還可以把計(jì)算機(jī)技術(shù)加以擬人化，加大相關(guān)人員和計(jì)算機(jī)聯(lián)系的力度，促使檔案管理工作可以朝著更好的方向前進(jìn)。

結(jié)束語(yǔ)

通過以上內(nèi)容的論述，可以得知：隨著當(dāng)前信息技術(shù)的不斷完善下，檔案管理信息化的到了飛速的發(fā)展。相關(guān)單位將計(jì)算機(jī)技術(shù)使用到工作中是符合當(dāng)前發(fā)展的需要，同時(shí)也是檔案自身發(fā)展的必經(jīng)之路。檔案管理通過使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以促使檔案管理朝著智能化的方向發(fā)展，將檔案的管理水平加以提升，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中有著顯著的效果，所以相關(guān)人員需要積極引進(jìn)新型技術(shù)，打破以往的管理形式，促使檔案管理朝著更好的方向前進(jìn)。

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