對人事檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

包蕊

摘 要：本文分析了人事檔案管理目前存在的問題以及檔案管理信息化的必要性，從而提出人事檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，為其提供依據(jù)和方法。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；信息化建設(shè)

1.引言

檔案是一個(gè)無形資產(chǎn)，人事檔案是各類人才在社會(huì)和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)過程中形成的原始記錄，是個(gè)人經(jīng)歷、德才技能、工作表現(xiàn)的全面的體現(xiàn)。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，如何才能快捷的對人事信息進(jìn)行篩選、排序、分類、匯總、查詢和存儲(chǔ)，先進(jìn)的信息技術(shù)給檔案管理工作也提出了更高的要求。

目前，人事檔案管理存在的問題主要是意識淡薄，沒有配備專業(yè)的人才，或者其檔案管理工作不按要求制定相關(guān)規(guī)章制度，形同虛設(shè)，大多數(shù)的人事檔案管理工作都是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，效率低下。此外，較多的人事檔案工作人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，缺乏檔案管理工作的理論和實(shí)踐。因此，人事檔案管理工作不能滿足需求和發(fā)展，改變?nèi)耸聶n案管理方式已經(jīng)迫在眉睫。

2.樹立加強(qiáng)人事檔案信息化管理的緊迫意識

人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據(jù)。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，如何快捷地對人事信息進(jìn)行篩選、排序、分類、匯總、查詢和檢索，確保人事檔案管理工作高效運(yùn)行，是當(dāng)前加強(qiáng)人事檔案信息化管理的緊迫任務(wù)。

一方面，各部門需高度重視人事檔案管理的信息化建設(shè)。實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理是一項(xiàng)繁重的工作任務(wù)，這項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，必須得到各有關(guān)部門的高度重視。樹立加強(qiáng)人事檔案信息化管理的緊迫意識，從意識形態(tài)上重視，從物質(zhì)形態(tài)上支持，認(rèn)真總結(jié)人事檔案管理工作的陳舊的管理手段和方式，創(chuàng)新完善適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展要求的人事檔案管理新機(jī)制、新內(nèi)容，推進(jìn)人事檔案信息化發(fā)展的速度，逐步建立與現(xiàn)代化發(fā)展相適應(yīng)的人事檔案信息化管理工作機(jī)制。使人事檔案信息化管理工作切實(shí)促進(jìn)發(fā)展，使人才培養(yǎng)和使用上更趨合理、更有針對性和方向性。這樣不僅提升了人才合理調(diào)配的實(shí)效性，更達(dá)到了人盡其才的目的，調(diào)動(dòng)了職工的工作積極性和主動(dòng)性。

另一方面，培養(yǎng)人事檔案管理人員的信息化意識。人事檔案管理人員受知識結(jié)構(gòu)、年齡等因素影響，往往對傳統(tǒng)的檔案管理方式形成依賴；信息安全、穩(wěn)定問題仍處在不斷完善階段，其常沒技術(shù)能力應(yīng)對電子檔案的有關(guān)問題。所以，人事檔案管理人員可能難以接受以電子文檔為主的信息化方式管理檔案。應(yīng)樹立人事檔案管理的效率意識，幫助員工認(rèn)清信息化管理的效率優(yōu)勢；應(yīng)增強(qiáng)人事檔案管理人員的學(xué)習(xí)意識，不斷提高員工文化素質(zhì)、改善知識結(jié)構(gòu)；應(yīng)普及與時(shí)俱進(jìn)意識，保證員工與時(shí)代接軌，加強(qiáng)競爭力。總之，要在意識上與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新服務(wù)觀念，善于運(yùn)用現(xiàn)代化的管理設(shè)備創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)效率，適應(yīng)新的服務(wù)需求。還要有不斷學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)、新理念的習(xí)慣和勁頭，以便能在信息化檔案管理工作崗位上規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、高效、高質(zhì)地工作。

3.健全人事檔案信息化管理的規(guī)范指導(dǎo)體系

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，人事檔案的電子數(shù)據(jù)庫沒有建立，管理的重心還是實(shí)體管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理還是一句口號。很多人事統(tǒng)計(jì)工作還是靠原始的手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。這種管理方式的封閉、管理制度的陳舊、管理手段的落后勢必影響發(fā)展與用人機(jī)制，所以，健全完善一套加強(qiáng)人事檔案信息化管理工作的規(guī)范指導(dǎo)體系也是迫在眉睫。另外，人事檔案記載的信息非常豐富，時(shí)間跨度也大，由于主觀和客觀方面的原因，有些人事檔案中的信息常常會(huì)或多或少有差錯(cuò)，數(shù)據(jù)前后不一，甚至有時(shí)一種信息有幾種不同的記錄，如何能讓這些問題在信息化建設(shè)中得到順利地解決，使原始紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案做到很好的銜接，并且在數(shù)據(jù)庫建設(shè)的同時(shí)解決標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的問題，這就要求我們要有一個(gè)完整的業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系，使從事檔案信息化建設(shè)的工作人員得到政策上的支持與方式方法的指導(dǎo)，從而形成一個(gè)統(tǒng)一、規(guī)范、科學(xué)、縝密的人事檔案信息資料數(shù)據(jù)庫。還有，人事檔案的信息化建設(shè)是檔案資源科學(xué)、有效整合的手段，建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫就是最好的整合。建立電子檔案，在保管好實(shí)體檔案的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化，將有關(guān)信息全部錄入計(jì)算機(jī)，利用人事檔案信息對人員隊(duì)伍進(jìn)行綜合分析，使得檔案的檢索和查詢更加迅速和快捷。

4.保證基礎(chǔ)設(shè)施及人員配備

①加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)，人事檔案部門應(yīng)該得到足夠的支持，對本部門所需的基礎(chǔ)硬件設(shè)施進(jìn)行配備，建設(shè)辦公室、閱檔室、檔案室，并增加計(jì)算機(jī)以及數(shù)據(jù)處理軟件等設(shè)施的配備，引進(jìn)綜合辦公系統(tǒng)、開發(fā)人事檔案信息管理系統(tǒng)等，以及對這些設(shè)備能夠及時(shí)的更新?lián)Q代。

②引進(jìn)高素質(zhì)檔案管理人才，檔案工作人員是人事檔案工作的主體，提高人事檔案工作人員的文化素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)以及職業(yè)道德素質(zhì)是檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。由于信息化建設(shè)進(jìn)程的加快，對人員素質(zhì)提出了更高的要求，人事檔案管理人員需要在原有技能的基礎(chǔ)之上，還要有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，網(wǎng)絡(luò)操作能力和信息處理能力等等，這樣才能使人事檔案信息化建設(shè)成功展開。

總之，人事檔案信息化建設(shè)能夠動(dòng)態(tài)化的管理每個(gè)人的人事檔案信息，保證其時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速的人才管理、資源配置提供信息和數(shù)據(jù)，進(jìn)一步提高人事檔案管理工作的效率。人事檔案管理工作的信息化建設(shè)需要投入大量的人力、財(cái)力和精力來做，要采取有效的方法途徑全面推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，使人事檔案信息化的優(yōu)勢發(fā)揮出來。

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