創(chuàng)新教學(xué)檔案管理模式規(guī)范教學(xué)檔案管理

陳燕凌

摘要：通過(guò)總結(jié)高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)，分析目前高校教學(xué)檔案工作的現(xiàn)狀，建議加強(qiáng)高校檔案管理部門與教學(xué)管理相關(guān)部門的溝通研討，創(chuàng)新部門間相互合作的高校教學(xué)檔案管理模式，進(jìn)一步規(guī)范高校教學(xué)檔案管理工作，使教學(xué)檔案更好地為高校教學(xué)工作服務(wù)。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；規(guī)范；創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2017）36-0012-02

隨著我國(guó)高等教育各項(xiàng)事業(yè)的迅速發(fā)展，現(xiàn)實(shí)工作中高等院校教學(xué)檔案的管理工作仍然存在一些問(wèn)題，如何創(chuàng)新一種部門間相互合作的高等院校教學(xué)檔案管理模式，進(jìn)一步提高教學(xué)檔案質(zhì)量，更好地為提高教學(xué)質(zhì)量服務(wù)，是目前教學(xué)和檔案管理人員工作中面臨的需要共同解決的重要問(wèn)題之一。

一、教學(xué)檔案的特點(diǎn)

1.教學(xué)檔案內(nèi)容豐富，材料分散。教學(xué)檔案來(lái)源于高等院校教學(xué)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，是高校檔案中數(shù)量最多的一部分，內(nèi)容豐富，其中有保存價(jià)值的教學(xué)檔案也較多；有來(lái)源于上級(jí)主管部門的指令、規(guī)定、條例等和學(xué)校教學(xué)管理部門制定的各種制度辦法、教學(xué)成果等文件，還應(yīng)包括二級(jí)學(xué)院的大量來(lái)源于教學(xué)真實(shí)記錄的材料，如教學(xué)工作細(xì)則規(guī)范、專業(yè)培養(yǎng)方案、教學(xué)改革、試卷、教學(xué)實(shí)習(xí)安排總結(jié)、學(xué)籍表、成績(jī)表、畢業(yè)論文、聽(tīng)課記錄、教研活動(dòng)記錄等等。這些教學(xué)信息涉及的部門和人員既有上級(jí)主管部門、學(xué)校教務(wù)處、研究生院、成教處等職能部門，也有二級(jí)學(xué)院及教研室、實(shí)驗(yàn)室和教師等。來(lái)源于所有參與者的教學(xué)原始材料才完整準(zhǔn)確，才能反映教學(xué)工作的真實(shí)面貌，收集整理形成的教學(xué)檔案才最具保存價(jià)值。

2.教學(xué)檔案層次多，形式多樣，專業(yè)性強(qiáng)，歸檔時(shí)間各不相同。高校辦學(xué)分為研究生教育、本科生教育與成人教育等，每個(gè)辦學(xué)層次的目標(biāo)定位、教學(xué)要求、管理特點(diǎn)辦法不同，產(chǎn)生的教學(xué)檔案各不相同，各有特色。教學(xué)活動(dòng)涉及課堂教學(xué)、教學(xué)實(shí)踐、學(xué)生學(xué)習(xí)整個(gè)過(guò)程，形式多樣各有特點(diǎn)，記錄教學(xué)活動(dòng)的原始資料也就多種形式：紙質(zhì)的、圖片的、光盤、音像等。不同的專業(yè)，培養(yǎng)目標(biāo)不同，設(shè)置的教學(xué)環(huán)節(jié)也不同，由此形成的教學(xué)原始記錄也具有很強(qiáng)的專業(yè)性特點(diǎn)。根據(jù)教學(xué)檔案內(nèi)容不同歸檔時(shí)間也有所不同：學(xué)籍表、畢業(yè)等材料按學(xué)年歸檔；有關(guān)教學(xué)行政文件、學(xué)籍處理類文書檔案按自然年度歸檔。

二、目前教學(xué)檔案工作現(xiàn)狀

1.高校檔案館與教學(xué)管理部門之間缺乏溝通和合作，互不熟悉工作流程。全校各層次的教學(xué)管理工作由教學(xué)管理部門（教務(wù)處、研究生處、繼續(xù)教育處）負(fù)責(zé)，這些部門自然以教學(xué)工作為重，教學(xué)檔案的歸檔只是工作中的細(xì)枝末結(jié)，從而不重視有關(guān)教學(xué)檔案方面的工作。校檔案館制訂的檔案管理文件中，有關(guān)教學(xué)檔案只規(guī)定了需要?dú)w檔材料的范圍，而且內(nèi)容過(guò)于抽象，沒(méi)有明確規(guī)定歸檔材料的要求和歸檔時(shí)間。二級(jí)學(xué)院收集教學(xué)材料時(shí)，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和要求，對(duì)教學(xué)檔案收集管理成了一種自發(fā)行為，一些教學(xué)文書檔案可能在校院兩級(jí)檔案管理過(guò)程中重復(fù)收集整理；而一些具體的、專業(yè)性強(qiáng)、豐富多彩的教學(xué)活動(dòng)，應(yīng)歸檔的珍貴教學(xué)實(shí)踐和課堂教學(xué)材料不能及時(shí)歸檔，收集整理的教學(xué)信息也不夠全面系統(tǒng)。另一方面，學(xué)校檔案管理人員時(shí)常忙于本部門的常規(guī)工作，深入教學(xué)部門不多，對(duì)教學(xué)管理工作的特點(diǎn)和流程不清楚，進(jìn)行教學(xué)檔案的收集整理時(shí)，就會(huì)處于被動(dòng)接收的地位，教學(xué)管理部門移交什么材料就接收什么材料。最終，歸檔的教學(xué)檔案質(zhì)量和完整、系統(tǒng)性受到影響，使其在高校教學(xué)管理工作中的作用也大受影響。

2.教學(xué)檔案管理隊(duì)伍專業(yè)知識(shí)和綜合素質(zhì)還需進(jìn)一步提升。教學(xué)檔案產(chǎn)生于學(xué)校和二級(jí)學(xué)院的教學(xué)管理部門，大多由部門辦公室主任、教學(xué)秘書等工作人員兼任教學(xué)檔案管理員。近年來(lái)，教育部進(jìn)行的各層次教學(xué)評(píng)估工作，使高校兼職教學(xué)檔案管理員都增強(qiáng)了檔案意識(shí)，但仍存在檔案管理專業(yè)知識(shí)欠缺的現(xiàn)象，尤其是二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理，很大程度受到兼職教學(xué)檔案管理員自身素質(zhì)和自覺(jué)性的影響，他們本身教學(xué)管理工作任務(wù)繁重，常常忙于日常工作而無(wú)更多精力顧及教學(xué)檔案的管理，一些教學(xué)材料在教學(xué)活動(dòng)完成時(shí)如果不能及時(shí)收集，就會(huì)導(dǎo)致最終歸檔的教學(xué)檔案不全面、不完整，檔案的質(zhì)量也受到影響。

3.教學(xué)檔案利用反饋機(jī)制不暢通、不完善。近年來(lái)人們的檔案意識(shí)逐漸增強(qiáng)，對(duì)檔案的利用開(kāi)發(fā)與日俱增，其中對(duì)教學(xué)檔案的利用占全部利用的檔案很大部分，統(tǒng)計(jì)我校檔案館2016年檔案查閱利用情況，其中75%以上是對(duì)教學(xué)檔案的查閱利用。在高校，教學(xué)檔案也是與師生切身利益相關(guān)、利用最多的原始記錄，如：教師進(jìn)行教學(xué)研究、職稱評(píng)定等工作需要查檔，學(xué)生的評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)、移民等方面都要查詢教學(xué)檔案。當(dāng)今社會(huì)形式復(fù)雜多變，教學(xué)檔案不僅服務(wù)于本校師生員工和畢業(yè)的校友，也越來(lái)越多地服務(wù)于社會(huì)各界企事業(yè)單位。在對(duì)教學(xué)檔案頻繁利用的過(guò)程中，會(huì)發(fā)現(xiàn)一些教學(xué)檔案歸檔不全、信息不全、格式不統(tǒng)一、字跡不清、簽章模糊等現(xiàn)象。這些看似簡(jiǎn)單的小問(wèn)題，使教學(xué)檔案的質(zhì)量和開(kāi)發(fā)利用受到嚴(yán)重影響。

4.教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)有待進(jìn)一步提高。隨著信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，高等院校OA系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，基本實(shí)現(xiàn)了學(xué)校文書檔案?jìng)魉偷轿臅鴻n案歸檔管理一體化，大部分職能部門的文書檔案數(shù)字化問(wèn)題得以解決，而高校檔案中最多部分的教學(xué)檔案數(shù)字化問(wèn)題，仍然存在工作量大、任務(wù)重，缺乏操作規(guī)范的現(xiàn)實(shí)情況。在校研究生、全日制本科生的日常教學(xué)管理工作已通過(guò)教務(wù)管理系統(tǒng)基本實(shí)現(xiàn)信息化網(wǎng)絡(luò)化管理，盡快實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)與檔案管理部門資源共享，促進(jìn)教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)，使教學(xué)檔案更好地服務(wù)于教學(xué)工作。

三、創(chuàng)新部門間相互合作的教學(xué)檔案管理模式

1.高校領(lǐng)導(dǎo)重視，建立健全檔案管理制度。首先，學(xué)校檔案與教學(xué)管理部門相互研討，理順工作程序，建立符合本校自身特色、行之有效的教學(xué)檔案收集整理歸檔的組織體系，明確指定各級(jí)教學(xué)檔案管理人員，使教學(xué)材料的收集、整理工作從校教學(xué)管理部門到二級(jí)學(xué)院職責(zé)清楚，從源頭上杜絕教學(xué)檔案材料的流失。其次，健全適應(yīng)于集中管理和分級(jí)管理的教學(xué)檔案管理制度，對(duì)各級(jí)教學(xué)檔案歸檔范圍和具體要求作出明確規(guī)定，改變以往二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案收集范圍模糊不清，教學(xué)檔案管理的任務(wù)不明確、隨意、不規(guī)范的局面。建議對(duì)教學(xué)檔案收集整理工作進(jìn)行檢查，作為年終工作考核的指標(biāo)之一。只有貫徹執(zhí)行職責(zé)分明、操作性強(qiáng)、要求明確的教學(xué)檔案管理制度，才能保證教學(xué)檔案全面完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。endprint

2.提升教學(xué)檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。教學(xué)檔案管理人員對(duì)教學(xué)過(guò)程需要熟悉，還要具備檔案管理專業(yè)知識(shí)。通過(guò)學(xué)校檔案和教學(xué)管理部門舉行有關(guān)教學(xué)檔案專題研討會(huì)、座談會(huì)，互相研討交流，使所有教學(xué)檔案管理人員進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識(shí)；有關(guān)教學(xué)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，幫助各級(jí)教學(xué)檔案管理人員掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)。日常工作中，才能做到教學(xué)檔案的及時(shí)收集整理，逐漸養(yǎng)成對(duì)教學(xué)檔案規(guī)范化、系統(tǒng)性的管理習(xí)慣。學(xué)校檔案管理人員也要深入教學(xué)部門，相互了解各自工作程序和特點(diǎn)，共同解決實(shí)際操作中的一些問(wèn)題，形成互幫互進(jìn)，共同提高專業(yè)能力和綜合素質(zhì)的氛圍。

3.建立完善暢通的教學(xué)檔案反饋機(jī)制。教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理的原始記錄形成了教學(xué)檔案，服務(wù)于整個(gè)教學(xué)工作。開(kāi)發(fā)利用教學(xué)檔案過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的各種不完善問(wèn)題，也映射出教學(xué)環(huán)節(jié)和教學(xué)管理工作中的不足之處，制定完善暢通的教學(xué)檔案反饋機(jī)制，使教學(xué)管理部門及時(shí)了解情況，發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)管理工作進(jìn)一步提高和完善。如通過(guò)研討會(huì)、座談會(huì)等方式，使各級(jí)教學(xué)檔案管理人員了解教學(xué)檔案開(kāi)發(fā)利用的實(shí)際效果，并且相互溝通分析其中的一些問(wèn)題，這本身就是加強(qiáng)和規(guī)范教學(xué)管理的過(guò)程，有助于教學(xué)檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案的重要性，從而增強(qiáng)收集、整理利用教學(xué)檔案的積極性和主動(dòng)性。

4.加強(qiáng)高校檔案與教學(xué)管理部門合作，實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案信息資源共享。學(xué)校檔案部門、教學(xué)管理部門、信息管理中心積極探討，共同合作，創(chuàng)建一個(gè)教學(xué)檔案資源共享傳遞的管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)更多教學(xué)資源共享，制定適合本校情況的學(xué)校教學(xué)檔案的數(shù)字化收集歸檔、網(wǎng)絡(luò)開(kāi)放、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)安全保障等相關(guān)的教學(xué)檔案數(shù)字化管理相關(guān)制度。這樣既減輕教學(xué)檔案數(shù)字化工作量，又保證教學(xué)檔案數(shù)字化工作質(zhì)量，使教學(xué)檔案數(shù)字化工作滯后的局面得以改變，大大提高教學(xué)檔案信息利用效率。

總之，教學(xué)檔案管理工作需要不斷探索，從教學(xué)檔案形成的過(guò)程和環(huán)節(jié)入手，進(jìn)一步規(guī)范教學(xué)檔案的管理，加強(qiáng)相關(guān)部門間的溝通、研討，創(chuàng)新部門間共同合作的教學(xué)檔案管理模式，通過(guò)完善的教學(xué)檔案管理制度，促進(jìn)教學(xué)檔案的質(zhì)量和現(xiàn)代化管理水平的提高，從面更好地為學(xué)校的教學(xué)改革與教學(xué)質(zhì)量的提高服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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