檔案管理電子化服務(wù)的建設(shè)探微

李文

摘要：當(dāng)前，檔案管理是我國很多單位和部門運(yùn)行中比較重要的一個(gè)方面，基于這種檔案管理工作來說，其在新形勢下也有一些新的變化趨勢出現(xiàn)，因此，檔案管理電子化建設(shè)的要求越來越迫切，也使其相應(yīng)的價(jià)值越來越突出，本文就重點(diǎn)針對(duì)檔案管理電子化對(duì)電子化對(duì)于檔案管理工作的影響進(jìn)行了分析，然后對(duì)如何有效加強(qiáng)檔案管理電子化建設(shè)進(jìn)行重點(diǎn)探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子化；建設(shè)

隨著當(dāng)前我國電子化水平的不斷提升，其在很多行業(yè)中都得到了較好的運(yùn)用，并且也都發(fā)揮出了較強(qiáng)的積極作用和價(jià)值，這一點(diǎn)在檔案管理工作中也不例外，而檔案管理工作作為當(dāng)前我國社會(huì)發(fā)展中很多單位都極為重視的一個(gè)環(huán)節(jié)，更是需要針對(duì)電子化建設(shè)進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，切實(shí)提升檔案管理的電子化水平也已經(jīng)成為了今后比較核心的一個(gè)發(fā)展趨勢，值得進(jìn)行深入研究和探討。

一、電子化對(duì)檔案管理工作的影響

電子化進(jìn)程的不斷加快對(duì)于很多方面都發(fā)揮出了較為明顯的創(chuàng)造性改革和優(yōu)化，具體到檔案管理工作中來看，其同樣也受到了電子化的影響，發(fā)生了一定的改變，這種變化主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）虛擬檔案館的建立。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展中比較重要的一類技術(shù)手段，其便捷性以及快速性特點(diǎn)在很多領(lǐng)域都發(fā)揮出了重要的作用，尤其是對(duì)于信息交流以及資源的共享來說，更是可以借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來進(jìn)行優(yōu)化，這一點(diǎn)在檔案管理中也就得到了較好的運(yùn)用。檔案管理工作受到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的影響主要就表現(xiàn)在虛擬檔案的建立上，虛擬檔案主要就是依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來構(gòu)建一種電子化的檔案系統(tǒng)，進(jìn)而也就能夠發(fā)揮出傳統(tǒng)檔案的作用和價(jià)值，但是卻在很多方面都能夠明顯優(yōu)于傳統(tǒng)的檔案管理方式，尤其是從利用效率以及服務(wù)時(shí)限上來看，其構(gòu)建必要性是極為突出的。（2）檔案管理內(nèi)容更豐富。具體到電子化時(shí)代下的檔案管理工作來說，其在具體的檔案管理內(nèi)容方面也發(fā)生了較大的改變，這種檔案管理內(nèi)容方面的改變主要就是指相應(yīng)的檔案內(nèi)容越來越豐富，以往的檔案信息僅僅是運(yùn)用文字的方式來記錄相關(guān)內(nèi)容，而運(yùn)用電子化手段構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)則能夠通過聲音、圖像以及視頻等方式進(jìn)行更為系統(tǒng)全面的信息內(nèi)容保管，進(jìn)而也就能夠有效提升檔案管理工作的價(jià)值，這也是對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理工作的升級(jí)和優(yōu)化，極大程度上擴(kuò)大了管理的范圍。（3）提升服務(wù)質(zhì)量。對(duì)于檔案管理工作來說，其最終目標(biāo)和任務(wù)就是為了單位或者是機(jī)構(gòu)的發(fā)展服務(wù)，因此，切實(shí)提升服務(wù)質(zhì)量效果也就成為了檔案管理創(chuàng)新和發(fā)展的關(guān)鍵所在。檔案管理服務(wù)質(zhì)量的提升在電子化時(shí)代也得到了較好的優(yōu)化，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式的應(yīng)用能夠較大程度上簡化傳統(tǒng)檔案應(yīng)用中較為繁瑣的程序，進(jìn)而提升檔案應(yīng)用的效率；從檔案信息查詢和應(yīng)用的便捷性上來看，檔案管理電子化系統(tǒng)的運(yùn)用同樣具備著無可比擬的優(yōu)勢，其能夠通過較為便捷的人機(jī)對(duì)話來實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的功能服務(wù)，進(jìn)而提升知識(shí)信息的運(yùn)用價(jià)值和效率。

二、檔案管理電子化建設(shè)

（一）檔案管理電子化建設(shè)要點(diǎn)

基于檔案管理電子化建設(shè)工作來說，要想構(gòu)建較為完善可行的檔案管理電子化系統(tǒng)，首先應(yīng)該把握好檔案管理電子化建設(shè)工作的要點(diǎn)內(nèi)容，基于這些要點(diǎn)采取相應(yīng)的措施才能夠提升最終電子化檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行效果，這些要點(diǎn)主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

（1）恰當(dāng)構(gòu)建文件級(jí)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫。在檔案管理工作中，相關(guān)目錄的構(gòu)建和應(yīng)用是比較重要的一個(gè)方面，這種目錄的有效構(gòu)建主要就是為了提升檔案信息存儲(chǔ)以及檢索的效率和水平，保障檔案管理的高效性。這種目錄數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建不僅僅能夠在后續(xù)檔案信息的應(yīng)用過程中發(fā)揮出較強(qiáng)的積極作用和價(jià)值，從最初檔案信息資源的錄入方面來看，其同樣能夠取得較為理想的便捷性效果，依托于目錄進(jìn)行檔案信息錄入的效率是比較高的，因此，這種文件級(jí)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)也就應(yīng)該作為一個(gè)要點(diǎn)進(jìn)行把關(guān)。（2）多媒體數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建。對(duì)于電子化時(shí)代下的檔案管理工作來說，多媒體數(shù)據(jù)庫的有效構(gòu)建同樣也是極為重要的一個(gè)方面，這種多媒體數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建主要就是指充分借助于多媒體技術(shù)手段，將檔案管理相關(guān)的一些錄像資料以及影音資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)錄，進(jìn)而促使其能夠在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行較好的歸檔保管，進(jìn)而豐富檔案管理的內(nèi)容，保障檔案管理系統(tǒng)能夠發(fā)揮出較強(qiáng)的作用和價(jià)值，和館藏檔案全文數(shù)據(jù)庫相互配合，提升檔案管理的價(jià)值。（3）硬件設(shè)備的構(gòu)建。電子化檔案管理建設(shè)工作還需要重點(diǎn)從硬件設(shè)備方面進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，只有硬件設(shè)備能夠有效支撐檔案管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建，才能夠促使其發(fā)揮出相應(yīng)的作用和價(jià)值，這也是該系統(tǒng)最為基本的一個(gè)方面。結(jié)合當(dāng)前檔案信息管理系統(tǒng)的基本要求來說，硬件設(shè)備的配套需求主要就是圍繞著計(jì)算機(jī)設(shè)備以及相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行構(gòu)建，以此來促使相應(yīng)的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)較為明顯的電子化效果，提升其應(yīng)用價(jià)值。（4）做好歸檔管理。隨著當(dāng)前我國檔案管理工作中相關(guān)內(nèi)容的越來越豐富，其管理的難度也越來越大，這種管理難度的提升也就需要從檔案管理的有效保存入手進(jìn)行優(yōu)化控制，而具體到檔案信息內(nèi)容的保存工作中來看，電子文件的歸檔管理就成為了極為有效地一種手段，針對(duì)不同類型的文件內(nèi)容進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并且基于不同來源以及不同特點(diǎn)的檔案信息進(jìn)行明確分類，如此也就能夠提升檔案信息管理的條理性，切實(shí)保障檔案管理在后續(xù)的應(yīng)用中也能夠具備較為突出的便捷性特點(diǎn)。

（二）檔案電子化建設(shè)的基本流程

基于檔案管理電子化建設(shè)工作而言，除了要把握好具體建設(shè)工作中的各個(gè)要點(diǎn)內(nèi)容之外，還需要從基本的構(gòu)建流程入手進(jìn)行規(guī)范化把關(guān)，這些流程主要有以下幾個(gè)基本環(huán)節(jié)：

（1）建立檔案數(shù)據(jù)庫。檔案管理電子化建設(shè)的基本工作就是需要構(gòu)建完善的檔案數(shù)據(jù)庫，這種檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建主要就是采用各種錄入手段和方式針對(duì)檔案管理中涉及到的各類內(nèi)容和信息進(jìn)行有效錄入，在錄入過程中還應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注歸檔以及分類存儲(chǔ)，如此才能夠保障檔案數(shù)據(jù)庫構(gòu)建應(yīng)用價(jià)值的最大化。（2）構(gòu)建檔案管理局域網(wǎng)。在檔案管理工作中，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用是極為重要的一個(gè)方面，這種檔案管理互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用首先就需要從局域網(wǎng)的設(shè)置入手進(jìn)行控制，切實(shí)有效的保障局域網(wǎng)能夠?yàn)檎麄€(gè)檔案管理工作提供較強(qiáng)的服務(wù)。（3）構(gòu)建檔案管理網(wǎng)站。為了提升檔案管理電子化建設(shè)的價(jià)值，還需要構(gòu)建面向服務(wù)對(duì)象的檔案管理網(wǎng)站，通過這網(wǎng)站來為相關(guān)人員提供具體的服務(wù)，并且也能夠依托于該網(wǎng)站來進(jìn)行相關(guān)信息的公布，提升其應(yīng)用價(jià)值。（4）做好電子文件的收集和積累。對(duì)于檔案管理電子化建設(shè)工作來說，其并非是一朝一夕就能夠完成的任務(wù)，需要在長久的檔案管理中做好電子文件的收集和積累，逐步完善檔案管理電子化系統(tǒng)的內(nèi)容，促使其得到不斷的優(yōu)化。

三、結(jié)束語

綜上所述，對(duì)于檔案管理電子化建設(shè)工作來說，其已經(jīng)成為了今后檔案管理工作發(fā)展的重要趨勢，這種檔案管理電子化建設(shè)的開展需要首先把握好其中涉及到的各個(gè)要點(diǎn)內(nèi)容，然后依據(jù)相應(yīng)的流程進(jìn)行規(guī)范化構(gòu)建，不斷完善其應(yīng)用價(jià)值和效果。endprint