檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)探究

孫亞麗

摘要：檔案管理工作可以反映出一個(gè)部門的工作業(yè)績和歷史績效，是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位工作的重點(diǎn)工作之一。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，電子信息技術(shù)促進(jìn)了檔案管理工作的革新，要做好檔案管理的信息化建設(shè)，就要檔案管理工作者積極主動(dòng)學(xué)習(xí)新的方式方法，提高自身知識積累，也要求相關(guān)單位增設(shè)相應(yīng)的硬件設(shè)備，提高信息化技術(shù)水平，形成新的檔案思想和觀念。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；探究

當(dāng)今社會(huì)，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)顯得尤為重要。檔案管理是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位平穩(wěn)發(fā)展的必要條件，通過檔案管理可以查閱歷史訊息，記錄歷史績效。做好檔案管理工作，首先要健全檔案管理制度，其次就是要做好文書、電子和聲像檔案的管理工作?？茖W(xué)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理，能夠?qū)v史工作情況系統(tǒng)全面的存檔與展現(xiàn)，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)了解工作狀況，為下一步的指導(dǎo)工作提醒職工在實(shí)際工作中能夠有所借鑒，避供理論依據(jù)，免走彎路，為高效工作提供條件，也有利于提高社會(huì)認(rèn)定單位的工作效果，為單位的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定根基。我國處于快速發(fā)展的信息化時(shí)代，檔案管理的信息化建設(shè)對推動(dòng)我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展具有十分重要的作用。

一、概述

（1）概念。檔案信息化，就是在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為公司提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。

（2）重要性。隨著信息時(shí)代的到來，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在公司經(jīng)營管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子公文、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序的數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。檔案的建設(shè)及管理的信息化程度將影響著檔案利用的好壞和保管時(shí)間的長短，對檔案信息資源加以管理是傳統(tǒng)檔案管理的必然進(jìn)步，是檔案工作的發(fā)展趨勢。檔案管理的信息化是檔案開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)服務(wù)方便快捷、資源共享的有效渠道。

二、現(xiàn)狀

（1）發(fā)展緩慢。在檔案信息化建設(shè)的發(fā)展中，由于設(shè)備簡陋、經(jīng)費(fèi)不足、不夠重視等多方面問題，導(dǎo)致部分單位信息化的管理手段較為落后，對檔案的信息化建設(shè)及整體優(yōu)勢的發(fā)揮造成了阻礙。

（2）制度不規(guī)范。一般單位的檔案室缺少專門存儲檔案的磁介質(zhì)設(shè)備，而數(shù)字檔案對于設(shè)備有很強(qiáng)的依賴性，這對檔案信息的管理帶來一定的困擾。且由于單位使用的是局域網(wǎng)，員工只能根據(jù)各自權(quán)限讀取文件，且沒有具體文件路徑，往往隨意存儲文件，不便查閱。

（3）領(lǐng)導(dǎo)不重視。檔案信息化沒有直接經(jīng)濟(jì)效益，只有潛在的經(jīng)濟(jì)效益。而單位領(lǐng)導(dǎo)往往在此方面的規(guī)劃上面，存在著花錢費(fèi)力立檔的看法，并沒有考慮到長久的利益，因而對其發(fā)展不夠重視。

（4）信息安全較差。信息化、網(wǎng)絡(luò)化在帶來便利的同時(shí)，也存在很大的安全問題。近年來，由于計(jì)算機(jī)病毒和黑客威脅信息安全，帶來的安全損失逐年增長。除去外來侵入的安全隱患，計(jì)算機(jī)本身的防護(hù)措施如不到位，有可能會(huì)導(dǎo)致檔案與電子文件產(chǎn)生沖突，造成數(shù)據(jù)庫破壞，公務(wù)系統(tǒng)癱瘓。

（5）資源未達(dá)到共享。檔案信息化建設(shè)要求很強(qiáng)的開放性，滿足公眾對于檔案的多樣化需求是要靠檔案信息的開發(fā)共享才能完成。但當(dāng)前在實(shí)際工作中，部分檔案管理人員思想較為保守，對于信息化建設(shè)的認(rèn)識存在偏差。許多人認(rèn)為所謂檔案信息化即為檔案數(shù)字化，但檔案的數(shù)字化只起到提高查詢效率的作用，沒實(shí)現(xiàn)信息的共享，不能提供方便檔案的信息查閱服務(wù)。

三、發(fā)展趨勢

檔案的信息化符合現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的需求，隨著辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)，檔案的管理方式逐漸向信息化轉(zhuǎn)變，如文件的起草、催辦、歸檔等過程的統(tǒng)一事項(xiàng)和管理都在計(jì)算機(jī)和電子通訊技術(shù)中。將辦公的各步驟納入網(wǎng)絡(luò)管理中，使檔案信息的查閱具有更高的真實(shí)性。系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性，保障了檔案在共享中的完整性。這些變化預(yù)示檔案信息網(wǎng)絡(luò)化和電子化是當(dāng)前檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。當(dāng)前實(shí)現(xiàn)檔案環(huán)節(jié)信息化，加速檔案信息自動(dòng)化的建設(shè)，提升系統(tǒng)的整體功能，建立健全檔案信息機(jī)制迫在眉睫。

四、對策

（一）完善工作體系

檔案的信息化工作體系是檔案信息化建設(shè)的有力保障，起著協(xié)調(diào)推動(dòng)、高效運(yùn)作、監(jiān)督考核的作用。在當(dāng)前的狀況下，應(yīng)該從兩方面入手：（1）理順管理體制，完善運(yùn)行機(jī)制，要建立相關(guān)的電子文件管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)電子文件的全程管理。同時(shí)加大檔案部門在檔案信息化建設(shè)中的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)力度，從而形成以國家檔案局為主導(dǎo)，各地的檔案局為分支，各級各類專業(yè)檔案館協(xié)同統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)工作體系。（2）健全法規(guī)制度，規(guī)范工作行為在檔案信息化建設(shè)中要制定相應(yīng)的專項(xiàng)規(guī)劃，并積極推進(jìn)規(guī)劃的實(shí)施。同時(shí)要建立與完善檔案信息化建設(shè)績效評估體系，采取“以評促建”的方式推動(dòng)工作的開展。要加強(qiáng)已有的法律法規(guī)的執(zhí)行，加強(qiáng)檔案信息化方面的監(jiān)督檢查，使檔案信息化工作步入常態(tài)。積極開展檔案數(shù)字化、遠(yuǎn)程利用檔案的課題研究，形成研究成果，并上升為實(shí)施意見，從上到下組織推動(dòng)實(shí)施。

（二）資源共享

（1）加快推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。根據(jù)信息化建設(shè)的目標(biāo)，制定檔案數(shù)字化的規(guī)劃，使檔案數(shù)字化能夠有序地進(jìn)行。根據(jù)用戶的需求，著眼于長遠(yuǎn)利益的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案鑒定與數(shù)字化同步，建立檔案數(shù)字化目錄，這在一定程度上可以實(shí)現(xiàn)檔案利用的最大化。加強(qiáng)檔案信息主體的責(zé)任，加快檔案信息全文數(shù)字化進(jìn)度。同時(shí)實(shí)行檔案紙質(zhì)與電子雙套歸檔制度，采取網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞?，?shí)現(xiàn)文件的電子化歸檔。（2）積極推動(dòng)檔案新型資源共享。建立統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的融合，加快信息的入檔速率。同時(shí)要努力探索區(qū)域內(nèi)檔案信息資源的共享，并且按照先難后易的原則，制定檔案信息資源共享的目錄。在檔案信息化的建設(shè)過程中，要發(fā)揮檔案產(chǎn)生的管理部門的職能作用，注重實(shí)效，加強(qiáng)檔案信息化的建設(shè)。

（三）整合資金保障體系

（1）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施投入力度。將資金列入財(cái)政的預(yù)算中，逐年投入解決基礎(chǔ)建設(shè)經(jīng)費(fèi)。同時(shí)要采用服務(wù)外包的形式，創(chuàng)新檔案信息化的投入機(jī)制。鼓勵(lì)各級檔案信息化部門開展技術(shù)攻關(guān)，并給予信息化科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支持。（2）加強(qiáng)軟、硬件與相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。提供充足的資金支持，配置計(jì)算機(jī)、掃描儀、攝像等相關(guān)的設(shè)施，為檔案信息化的開展提供良好的環(huán)境。對于信息化中的軟件，一方面要跟蹤行業(yè)中的發(fā)展動(dòng)態(tài)，及時(shí)升級軟件，另一方面則要積極開發(fā)適用于本部門的軟件，使其更加便捷順暢。（3）加強(qiáng)檔案信息安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。及時(shí)升級安全認(rèn)證、病毒防殺、身份認(rèn)證技術(shù)，增強(qiáng)技術(shù)防范能力。四是推動(dòng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通。依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)自上而下的各級檔案館與各專業(yè)檔案館的互聯(lián)互通。endprint